A decisão pela implementação ou não de um SGI tem sido uma tormenta. Essa é uma discussão que vem se arrastando desde 2007, tendo como único objetivo promover a melhoria do desempenho organizacional, reduzindo riscos, custos, desperdício, doenças, fatalidades e multas por não cumprimento dos requisitos legais.
Deste modo, a integração permite alinhar os objetivos da SGQ ao SGA e SST, bem como da responsabilidade social estratégica da organização.
Objetivos do SG e a dificuldade de implementação
Embora um Sistema de Gestão tenha como objetivo fazer cumprir os requisitos das normas, existem ainda dificuldades quanto à implementação dessas ferramentas, pois as organizações enxergam separadamente o funcionamento de cada um dos sistemas implementados, comprometendo e dificultando a execução dos requisitos estabelecidos.
Por outro lado, os Sistemas de Gestão têm elementos estruturais comuns entre eles, o que possibilita um SGIsistêmico, que englobe tanto os requisitos de qualidade, meio ambiente, responsabilidade social quanto os de saúde e segurança.
Exemplificando, na prática, o funcionamento de um SGI
Imagine a sua organização, que possui uma variedade de sistemas, precisando ser certificada por organismos certificadores distintos. Já pensou o quanto de pessoas estariam envolvidas para cada uma das certificações? E quantos problemas poderiam ser apresentados, como, por exemplo, resultados de auditoria que se contradizem?
Portanto, quando uma organização decide implementar um SGI, esta, consequentemente, associa sua política, seus aspectos, seus riscos e seus objetivos e metas, eliminando a concepção de que as Normas de Meio Ambiente, Qualidade, Segurança e Saúde e Responsabilidade Social são partes distintas ou com pouca relevância para a empresa. Ao contrário, a organização passa a tratar o SGI como um sistema unificado, otimizando os recursos necessários à implementação, desenvolvimento e manutenção deste novo sistema.
Conheça nosso case de sucessosobre a implantação de SGI na Rede de Hospitais Públicos!
Quais os benefícios de um SGI?
Avalia-se, portanto, como benefício essencial,
a economia de recursos para desenvolver e manter diversos processos com
finalidades idênticas, além de gerar resultados que atingem os objetivos estabelecidos
sem comprometer a organização como um todo.
Embora a tendência hoje seja unificar os sistemas, algumas organizações se opõem por enxergar aí algo muito mais burocrático e trabalhoso já que os requisitos de diversas normas precisariam ser considerados. Além do mais, naturalmente, há sempre a possibilidade de haver alguma dificuldade de integração entre a SST e SGA no SQ.
Mesmo que, aparentemente, tenhamos um problema, podemos contar tranquilamente com a garantia de que os requisitos regulamentadores sejam identificados, atendidos e mantidos dentro de uma melhoria contínua.
Presume-se que a integração do SG iguala-se não apenas às necessidades das partes interessadas, como também compreende um universo mais complexo e dinâmico que sofre influências de diversos elementos que o permeiam, exigindo, portanto, uma visão mais abrangente e expressiva.
Avaliando a Integração
Um ser implementado, um tema de gestão deve contemplar políticas, escopo, avaliações de riscos, instruções e manuais. Mas, há muita gente que confunde e acredita que basta colocar sistemas separados em um único manual de políticas e procedimentos que tudo está pronto. Isso não é verdade. Para que aconteça a integração, todas as práticas gerenciais devem ser colocadas em um único sistema, não como componentes separados, mas fundindo completamente as instruções e os manuais dos sistemas individuais.
Assim, as normas, suas similaridades e diferenças devem ser identificadas e as práticas gerenciais devem estar contidas em um só sistema.
O SOGI – Sistema Online de Gestão Integrada – é um sistema via web que auxilia as empresas a conhecerem e gerenciarem as leis e os requisitos legais aplicáveis ao seu negócio.
Adesão ao Software SOGI
O software permite ainda o monitoramento dos aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos à saúde e segurança no trabalho, tratamento de não conformidades, gestão de documentos internos que tenham validade e sejam passíveis de renovação ou condicionantes em seu, além de ter acesso a indicadores relativos ao atendimento da legislação.
A versão 8.0 é uma construção conjunta da Verde Ghaia e de seus clientes, por meio de avaliações de satisfação do produto e implementação de melhorias sugeridas. Tudo isso para melhorar o atendimento das necessidades das empresas.
O SOGI é o mais completo e confiável software para
gerenciamento de legislação e requisitos legais do mercado.
Quais são as etapas para a implantação?
• Identificação da legislação com base no questionário
online;
• Revisão da aplicabilidade das leis através de consultoria
in loco ou a distância;
• Realização do treinamento do sistema in loco ou à
distância.
Que tipo de empresa contrata?
a) Empresas que possuem ou estão em busca de certificação nas normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000, dentre outras.
b) Empresas que não têm interesse na certificação, mas que
possuem política de gestão nos temas e buscam monitorar legislações, aspectos e
impactos, perigos e riscos, não conformidades e outros requisitos (documentos).
c) Empresas que precisam atender requisitos de exigências na
qualificação de fornecedores provindas de seus parceiros, clientes e outras
partes interessadas.
Quais os benefícios para quem contrata?
• Conhecimento e gerenciamento das leis aplicáveis ao
negócio;
• Conhecimento e gerenciamento dos riscos significativos e
medidas de controle, em relação aos riscos ambientais e de segurança no
trabalho;
• Redução dos riscos por processos trabalhistas;
• Redução dos riscos por crimes ambientais;
• Redução de riscos de responder à processos judiciais por
responsabilidade civil, administrativa ou penal; multas e autos de infração que
decorram de acidentes de trabalho, crimes ambientais, crimes trabalhistas,
através do monitoramento preventivo das obrigações legais;
• Total controle dos processos relacionados aos temas de
gestão;
Conformidade Legal e Gestão Integrada Conformidade
POR QUE MINHA EMPRESA DEVE FAZER?
A estratégia da sustentabilidade das organizações deve estar
voltada para a Gestão de Riscos, Compliance e a Prevenção. Somente seguindo
este caminho é possível alcançar resultados importantes que sejam relevantes
para a alta direção.
COMO MINHA EMPRESA PODE FAZER?
Somos especialistas em soluções que aceleram esta gestão.
Através de softwares e outsourcing ajudamos as organizações na gestão da
Sustentabilidade, com foco nas questões Ambientais, de Qualidade, Segurança
Ocupacional, Responsabilidade Social, Segurança de Alimentos e Gestão de
Energia.
O QUE MINHA EMPRESA DEVE FAZER?
Buscar ferramentas que possibilitem alcançar estes resultados com metodologias confiáveis e com todo o suporte necessário. O SOGI é o software online da Verde Ghaia que oferece resultados rápidos e integrados.
GESTÃO LEGAL
Gerenciamento completo dos requisitos legais e legislações
municipais, estaduais e federais aplicáveis ao negócio.
GESTÃO INTEGRADA
Controle do Sistema de Gestão através de módulos específicos
para Tratamento de Não Conformidades, Planos de Ação, Auditoria de Conformidade
Legal, Gerenciamento de Aspectos e Impactos e Perigos e Riscos.
GESTÃO ESTRATÉGICA
Riscos e oportunidades, emissão de relatórios e gráficos gerenciais para tomada de decisão.
Conhecer um pouquinho sobre cada um dos Módulos do SOGI é uma forma de você entender qual a sua real necessidade quanto ao monitoramento de conformidade legal, de requisitos, normas.
Cada módulo foi pensando, planejado e criado pela equipe interna da verde Ghaia para atender às demandas dos nossos clientes com soluções eficientes e agéis.
O Módulo LIRA foi desenvolvido para você que deseja ter uma visão clara de todo o seu sistema de gestão, tanto do ponto de vista operacional quanto gerencial.
LIRA significa Lista Interna de Requisitos
Aplicáveis e é um software que utiliza as metodologias mais modernas de
sistemas de gestão e que vem para substituir as planilhas de Excel. Seu
objetivo é tornar mais fácil o monitoramento de todos os requisitos legais
aplicáveis à sua organização e gerenciar planos de ações, a fim de melhorar o
atendimento desses requisitos.
Ela já é amparada pelas normas internacionais
de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito
federal, estadual e municipal, estando sempre em constante atualização para que
você nunca fique defasado ou desinformado sobre as legislações que foram
revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.
O Módulo LIRA possui painéis de bordo que apresenta
todos os requisitos de maneira fácil, incluindo quesitos, ações, prazos e
alertas. Através de cores, avisa se existe atraso em relação ao cumprimento de
algum requisito, se é período de recorrência ou de monitoramento, informa os
alertas de pendências e sinaliza os status do atendimento aos requisitos.
Outra possibilidade é inserir a abrangência de
um requisito por área, processo ou atividade. E tudo isso não mais de forma
genérica, mas específica, com responsabilidades e prazos para cada requisito.
A matriz LIRA nos dá também a opção de cadastro
de outros requisitos, sejam associados a clientes, fornecedores, normas
técnicas, obrigações derivadas de comunidades de partes interessadas, licenças
e condicionantes. Além disso, permite controlar os históricos de registro do
sistema de gestão, introduzir anexos, evidências, fotos, registros que provam a
forma da condução e do monitoramento do seu sistema de gestão.
Todas as informações são organizadas e
facilmente verificadas por meio de relatórios com gráficos e estatísticas. E
ainda conta com todo o suporte técnico e jurídico necessários para garantir a
eficácia e eficiência do seu sistema de gestão.
Módulo Corporativo
O Módulo Corporativo foi desenvolvido para você que possui unidades corporativas e precisa manter e monitorar os mesmos padrões de qualidade e de atendimento em todas elas, de maneira fácil, simples e num único local.
No Módulo Corporativo você pode definir os
critérios exclusivos para a gestão corporativa do seu sistema, quem possui
acesso às suas outras unidades, visualizar e comparar a performance de
atendimento dos requisitos entre as unidades da sua organização, gerenciar
pendências em qualquer unidade e avaliar as obrigações de todas elas de forma
otimizada.
Com o Módulo Corporativo fica mais fácil também tomar as decisões estratégicas para a sua organização, pois ele fornece gráficos corporativos e dados históricos dos indicadores de atendimento das unidades.
O Módulo Corporativo é a oportunidade que você
tem para otimizar o seu tempo e a sua gestão! Contrate agora mesmo!
Módulo Auditoria
Para garantir a eficácia do seu sistema de
gestão, é necessário realizar auditorias internas de conformidade legal de seu
negócio. É através dessas auditorias que você identifica possíveis falhas e
realiza ações para a correção das mesmas, evitando multas, riscos diversos, sanções
legais, paralisação de atividades, processos judiciais, danos à reputação da
empresa, perdas financeiras e de mercado e até a interdição de seu negócio.
Você pode também avaliar a performance dos processos, colaborando de forma
direta nos resultados da sua empresa e se preparando para uma auditoria
certificadora.
Com o Módulo Auditoria você pode realizar estas auditorias internas de maneira completa, organizada, fácil e segura. Ou seja, é possível iniciar um programa de auditorias internas de seu sistema de gestão introduzindo critérios claros já determinados pelo seu sistema, de acordo com a periodicidade definida pela sua organização, bem como acompanhar as ações preventivas e corretivas.
Além de auditar todo o seu sistema de gestão,
com o Módulo Auditoria você também pode auditar a aplicabilidade desses
requisitos dentro do seu sistema de gestão. Todas
as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa,
como as não conformidades, as evidências objetivas e a metodologia para
o tratamento dessa não conformidade ficam fácil
de serem visualizadas. Assim é possível analisar se existe algo para modificar
ou melhorar.
E tudo fica registrado, sendo gerados automaticamente relatórios explicativos e relatórios
gerenciais para as apresentações nas reuniões de análise crítica da sua
organização.
Com o Módulo Auditoria você também economiza
tempo, porque ele já possui integração com os Módulos LIRA e TNC. Ele também
notifica automaticamente o suporte técnico e jurídico da Verde Ghaia para
facilitar e otimizar ainda mais o processo de auditoria.
Então, se você quer ter a certeza que seu
sistema de gestão é eficaz e que sua organização não possui não conformidades
graves, e saber o que é relevante para seu negócio e onde investir seu
orçamento, o Módulo Auditoria é o ideal para você!
Módulo GAIA – Levantamento de Aspectos e Impactos
O Módulo GAIA (Gerenciamento de Aspectos e
Impactos Ambientais) foi desenvolvido para facilitar o gerenciamento de todos
os aspectos e impactos ambientais da sua organização. Além disso, auxilia você
na avaliação desses impactos e na criação de planos de ação voltados para a
melhoria e adaptação às exigências.
Com o Módulo GAIA você vai ter conhecimento de todos os aspectos e impactos ambientais significativos da sua atividade, vai ter a certeza se os seus controles estão sendo eficazes ou não, vai poder analisar quais os riscos mais relevantes para seu negócio e também avaliar se há oportunidades de redução de custo ou de novos investimentos para sua organização.
Através da metodologia desenvolvida
especialmente para este módulo, vai ficar fácil identificar a significância dos
aspectos e dos impactos ambientais aplicáveis à sua organização e a correlação
disso com a legislação. Tudo isso porque o software dará a você o procedimento
e os critérios de identificação se o seu aspecto e impacto ambiental é significativo
ou não, identificando de forma clara os aspectos que precisam de controle
operacional para reduzir suas ocorrências, bem como criar e gerenciar planos de
ação para cada aspecto em sua atividade e processos.
E ainda tem muitos outros benefícios para
melhorar muito mais o seu sistema de gestão ambiental: armazenamento de
informações e históricos, melhor visualização das planilhas, geração automática
de relatórios e gráficos gerenciais, envio automático por e-mails dos status
dos planos de ação, maior agilidade nos controles e possibilidade de controle
centralizado.
Ter a certeza de identificar os riscos e as
oportunidades, a severidade, a frequência, a probabilidade, a incidência, o
nível de controle, o risco residual de todos os aspectos e impactos ambientais
existentes para seu negócio evitando a ocorrência e melhorando sua gestão
ambiental? Isso só e possível com o Módulo GAIA!
Módulo PRSSO – Perigos e Riscos em Saúde e Segurança Ocupacional
Se a sua organização se preocupa com o registro, avaliação e gerenciamento dos perigos e riscos da segurança e saúde ocupacional, o Módulo PRSSO (Perigos e Riscos da Saúde e Segurança Ocupacional) é para você! De forma contínua e proativa, você irá mitigar e até mesmo eliminar estes riscos, deixando-os em níveis “aceitáveis” para sua organização e tendo conhecimento de onde implementar controles eficazes para evitar a ocorrência de riscos para toda a sua equipe.
O Módulo PRSSO foi desenvolvido para te auxiliar a identificar, avaliar e monitorar os perigos e riscos de acidentes, incidentes e doenças ocupacionais, por atividade, processos ou áreas, sejam eles físicos, psíquicos, emocionais, presentes ou futuros, considerando o contexto da sua organização.
Através dele você também pode registrar e
avaliar sua matriz de perigos e riscos, identificar seus principais riscos,
avaliar a significância dos perigos e de seus controles operacionais, criar e
gerenciar planos de ação voltados para a melhoria e adaptação às exigências e
gerar gráficos e relatórios gerenciais para cada perigo em suas atividades e
processos.
Com o Módulo PRSST você vai ter a resposta para
perguntas como: quais os perigos e riscos significativos em seu ambiente de
trabalho? Os controles utilizados estão sendo eficazes? Onde existe oportunidades
de redução de custou ou de novos investimentos? Ou seja, você garante a
segurança e a saúde de toda a sua equipe e ainda gerencia de maneira eficaz
seus riscos e oportunidades! Contrate agora mesmo!
Módulo TNC – Tratamento de Não Conformidades
O Módulo TNC foi desenvolvido para tornar seu processo de gestão das não conformidades muito mais eficaz e estratégico. Ele te auxilia no monitoramento e controle de todas as etapas que compõem o tratamento das não-conformidades identificadas em sua organização, processo, produto, acidentes e incidentes, auditorias internas e externas, possibilitando que você tome ações corretivas e preventivas de maneira fácil e segura.
Gerenciar as não conformidades é tão importante porque quando uma organização não se preocupa adequadamente com o tratamento delas, ela pode ter dificuldade em fazer negócios com outras empresas ou prestar serviços, pode sofrer multas, sanções, proibições de atuação e até interdição das atividades.
Todas essas penalidades geram custos para a
empresa. E você, como gestor, deve evitar esses custos e reduzir o máximo
possível os riscos que possam existir. E caso haja algum desvio ou não
conformidade, que sejam tomadas as ações pertinentes para corrigir os problemas
e evitar que eles ocorram novamente. Somente assim se garante a melhoria
contínua do seu processo, produto ou serviço e, principalmente, evita perda de
mercado.
Entre suas várias funções estratégicas, o
Módulo TNC possibilita a correlação mais rápida da não conformidade com a
obrigação legal e os requisitos normativos que a sua organização deverá
cumprir. Ele também tem a possibilidade de cadastrar ações, responsáveis,
indicar mais de um responsável para tratar determinada conformidade e fazer a
garantia de permissões de determinada área, atividade ou pessoa para acessar
determinada conformidade. Permite também a criação e o gerenciamento de planos de ação adaptados às necessidades da sua
empresa e inclusive identificar a causa da não conformidade, através da técnica
de árvore de porquês.
Além disso, com o Módulo TNC é possível fazer a
inserção de anexos e documentos como evidências, monitorar os status das não
conformidades e principalmente, no fechamento dessa não conformidade fazer a
verificação do seu atendimento e garantir que todo o sistema de gestão esteja
em conformidade.
E para que sua gestão das não conformidades
seja ainda mais facilitada, a Verde Ghaia também oferece assessoria no momento
de inserir suas evidências de atendimento ou não aos requisitos legais.
Quer uma gestão
muito mais eficaz e eficiente agindo de forma preventiva? Contrate o Módulo
TNC!
Módulo Administrativo
No Módulo Administrativo você gerencia os
acessos e as operações realizadas por seus usuários de maneira fácil e clara. E
esses usuários podem ter acesso, por exemplo, única e exclusivamente àqueles
requisitos que se aplicam à sua atividade ou à sua tarefa.
O cadastro de usuários é ilimitado e pode ser
feito por área, processo, atividade ou departamento, definindo
responsabilidades diretas dentro do sistema de gestão e dando a cada um apenas
as permissões necessárias que definem quais ações que eles podem realizar no
sistema, tais como: acessos, visualização, alteração, exclusão ou inserção de
dados ou revisão, ou inclusão e exclusão de determinados requisitos.
Além dos perfis padrões já definidos no Módulo
Administrativo, como visitantes, tutor, administrador ou auditor, você também
pode configurar um novo perfil de acordo com as necessidades de acesso de cada
grupo.
Se você quer economia de tempo, praticidade,
agilidade e segurança para seu sistema de gestão, o Módulo Administrativo é
ideal para você!
Módulo Gestão de Riscos e Compliance
O novo módulo de Gestão de Riscos foi desenvolvido com base na ISO 31000 motivado pelas novas versões da ISO 9001 e ISO 14001 que enfatizam o tema. Além disso, com a mudança da OHSAS 18001 para a ISO 45001, passou a ser imprescindível a necessidade de identificar e implementar ações para monitorar os perigos e riscos associados às atividades, aos produtos, aos serviços ou às tarefas da sua organização e também as oportunidades, ou seja, os pontos fortes internos e externos e as vantagens que você tem frente a seus concorrentes.
Então, para você que deseja uma gestão
preventiva, ética e eficaz dos riscos e oportunidades de seu negócio, e que
esteja de acordo com todos os requisitos legais aplicáveis, princípios éticos,
missões e valores da sua organização, o Módulo de Gestão de Riscos foi feito
para você!
Com ele você pode identificar/registrar,
avaliar e monitorar todos os riscos e oportunidades ligados a seu negócio, auxiliando
você a prevenir multas, interdições, paralisações da atividade, perda de
reputação e até perda de capital e de mercado, como também ajuda a aumentar a
confiança e a atratividade dos investidores e financiadores, reduzindo o custo
de capital e aumentando o valor de mercado da sua organização.
O Módulo Gestão de Riscos também permite que
você crie ações preventivas, corretivas, emergenciais, ou ainda personalize
ações e também defina responsáveis e prazos para cada ação. E para facilitar a
visualização e a análise, gera relatórios e gráficos gerenciais, classifica a
origem e a severidade do risco e da oportunidade, a probabilidade de
ocorrência, tem critérios de priorização e permite a gestão e monitoramento da
relação com as partes interessadas.
Portanto, se você deseja saber qual o impacto de
determinado risco ou oportunidade para seu negócio, qual a prioridade do risco,
como manter a sua equipe atendendo a condutas éticas, o que é relevante para
seu negócio, quais ações priorizar e onde investir seu orçamento, contrate
agora mesmo o Módulo Gestão de Riscos!
Módulo Controle de Licenças e Condicionantes
O Módulo Controle de Licenças e Condicionantes foi desenvolvido para você que quer otimizar e agilizar o seu sistema de gestão. Ele pode ser utilizado em pequenas, médias e grandes empresas que possui uma gestão corporativa e diferentes licenças, condicionantes e fornecedores para monitorar. Ou em atividades que possuem muitos impactos ambientais e são passíveis de licenciamento ambiental, tais como construção civil, atividades de mineração, concessões, óleo e gás, entre outras.
Com o Módulo Controle de Licenças e
Condicionantes você não perderá mais prazos, pode prevenir multas, interdições,
paralisações das atividades e ainda evitar a diminuição no tempo das licenças.
E tem mais! Permite que você organize com antecedência a documentação e as
condicionantes de sua licença ambiental, realiza o controle das informações
complementares e possibilita o monitoramento de licenças, AVCB, manejo
florestal, alvarás, outorgas, Termos de Ajustamento de Conduta e muitos outros.
Tudo é feito de maneira simples e fácil, e isso
inclui registro das licenças com os períodos de validade e renovação, seus
responsáveis, usuários que receberão as demandas e os observadores do processo,
áreas às quais
se aplicam, suas condicionantes e o atendimento de cada uma; controlar documentos
da licença e do processo de licenciamento; criar e gerenciar planos de ação
para monitoramento; receber alertas por e-mail e pelo painel de pendências do
sistema; gerar relatórios gerenciais de todas as suas licenças e
condicionantes.
Portanto, se você quer ter a certeza se tem alguma licença para vencer, quais os documentos que você deve organizar, quais os status das suas condicionantes e seu histórico, contrate agora mesmo o Módulo de Controle e Licença de Condicionantes!
Lembra-se dos velhos filmes de
faroeste, quando o bandido normalmente era chamado de “fora da lei”? Era sempre
um personagem vil e indigno de confiança, certo? Agora pense numa empresa que
não está em conformidade com as leis. É tão ruim quanto os pistoleiros dos
filmes, não é mesmo?
Seguir a legislação aplicável é
imperioso para qualquer empresa se manter em atividade. E para que a administração
jurídica funcione da melhor maneira, o ideal é contratar um módulo de gestão
que reúna em seu banco de dados todas as leis aplicáveis e que permita o monitoramento
constante delas, evitando assim o pagamento de multas e o cumprimento de
penalidades.
Mas como escolher a melhor estrutura jurídica para sua empresa? Abaixo damos algumas dicas que podem ajudar a sua gestão a atender os requisitos.
Software de gestão + consultoria Jurídica.
O ideal é contar com estes dois recursos. O software de gestão que ajuda a reunir todas as informações num único sistema, permitindo o monitoramento de vários aspectos, como a validação de novos requisitos legais, dos planos de ações vencidos, das cartas mensais de atualização, bem como o acompanhamento de pendências, do posicionamento sobre auditorias, do tratamento de não conformidades e outros. E a equipe especializada que assegura que todos os dados sejam interpretados e tratados da maneira mais adequada possível.
Capacidade
técnica da equipe
O monitoramento de todas as
publicações pertinentes à identificação das obrigações legais exigem uma
estrutura robusta. Nossa legislação é complexa e repleta de incisos que muitas
vezes não são tão simples assim de se interpretar. Conte sempre com
profissionais altamente capacitados, a fim de garantir a segurança de todo o
processo.
Capacidade
de apresentar soluções precisas
Não basta identificar as leis a serem
cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no
prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de
planos de ação corretivos.
Estrutura
+ Suporte técnico
O volume de informação envolvendo leis
é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups.
Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e
cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte
técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.
Históricos
e estatísticas
Mantenha sempre um histórico de toda a
movimentação jurídica de sua empresa. Isto evitará redundância nos processos e
a equipe sempre estará ciente de todos os passos já executados, mesmo que haja
troca de pessoal. E adote um sistema que permita a análise mensal das
estatísticas de atendimento do monitoramento legal, deste modo será possível
analisar as medidas para inserir melhorias e ainda prever uma série de riscos.
Sistema
amigável para o usuário
Escolha um sistema com informações
claras, que sejam constantemente atualizadas e adaptadas ao ramo de negócios de
sua organização. O ideal é que haja a possibilidade de criação e personalização
do perfil do usuário, permitindo controle de acesso e de visualizações, bem
como a impressão de relatórios, permissões de criações de grupos e distribuição
de tarefas para os usuários.
Lembre-se de que o não cumprimento de leis pode ocasionar prejuízos incalculáveis, e não só financeiramente. Uma empresa em não conformidade jurídica pode ser vista até mesmo como desonesta.
O investimento num bom sistema de gestão com uma equipe especializada certamente é muito válido. O retorno será compensador para sua organização, afinal ninguém quer ser um “fora da lei”.
Quer fazer um diagnóstico da sua empresa? Fale conosco!
A Licença Ambientalé o instrumento administrativo exigido pelo Poder Público que tem como objetivo a verificação da viabilidade de um empreendimento, focando no controle, na prevenção, no monitoramento, na mitigação e na compensação de eventuais impactos ambientais ocasionados por suas atividades.
De acordo com o Resolução 237/971
do Conselho Nacional do Meio Ambiente, o “licenciamento ambiental é o procedimento
administrativo pelo qual o órgão ambiental competente licencia a localização,
instalação, ampliação e operação de empreendimentos e atividades que façam uso
de recursos ambientais ou que sejam potencialmente poluidoras ou passíveis de
causar degradação ambiental, considerando as disposições legais e
regulamentares e as normas técnicas aplicáveis”.
Sendo assim, a licença ambiental é uma forma de controle da atividade econômica e tem como finalidade primordial proteger a qualidade do Meio ambiente, buscando ao máximo controlar, compensar, evitar, diminuir (ou até mitigar) os impactos decorrentes da implantação e das operações de um empreendimento.
Condicionantes: Compromisso com os Órgãos Ambientais
Boa parte das medidas de prevenção e compensação de impactos ambientais se dá através das Condicionantes que são “cláusulas do ato administrativo emitidas pelos órgãos públicos competentes, cujo objetivo é conformar, controlar e adequar um empreendimento aos desígnios legais de proteção, conservação, melhoria e uso sustentável dos recursos naturais”.
Em resumo, as condicionantes ambientais são os compromissos que o empreendedor assume para com os órgãos ambientais para obtenção e manutenção de toda as licenças para seu funcionamento, garantindo assim a conformidade e a sustentabilidade ambiental de seu negócio.
Condicionantes: construa uma Gestão Sustentável
As condicionantes podem ser genéricas, sem prazo e especificas com prazo. As genéricas são aquelas aplicáveis a quase todos os empreendimentos e geralmente estão associadas a um padrão de qualidade ambiental mínimo exigido pelos órgãos fiscalizadores. Um exemplo disso é o monitoramento de poluentes, que deve estar presente em todas as indústrias.
As condicionantes sem prazo, são aquelas específicas de um empreendimento ou que não são cobradas pelos órgãos tão comumente. Seu prazo para cumprimento não possui determinação fixada e se dá durante todo o prazo de vigência de uma licença. Exemplo: a limpeza das canaletas responsáveis por direcionar os efluentes líquidos para a estação de tratamento.
Já as condicionantes especificas com prazo são aquelas com período limitado de vigência e requerem solicitações especiais aos órgãos ambientais. Exemplo: a empresa necessita construir uma contenção na área de seus compressores. Depois de conseguir a licença, ela terá um prazo para cumprir a obra (a partir da data de emissão do documento).
Como agilizar a Gestão de Licenças e Condicionantes?
O descumprimento de qualquer condicionante gera autuações e consequentes penalidades (que geralmente rendem multas pesadas), podendo ainda haver perda ou suspensão da licença ambiental. A Constituição Federal de 1988, no §3º do art. 2254, prevê que os praticantes de atividades consideradas lesivas ao Meio ambiente poderão sujeitar-se, de forma cumulativa, às sanções nas esferas penal, civil e administrativa.
No Estado de Minas Gerais, diferentemente dos demais estados federados, além da multa simples pelo ato de descumprimento de condicionante, há um acréscimo de 30% ao valor da multa por condicionante descumprida, mais 0,5% por relatório ou atendimento praticado após decorrido o prazo legal.
Por causa disso, faz-se necessário um gerenciamento eficaz de todas as condicionantes — e elas podem ser muitas!
Um software de Gestão de Licenças e Condicionantes é a melhor solução para a empresa que deseja se manter dentro da lei, atendendo a todos os requisitos e protocolando os comprovantes de cumprimento das condicionantes no prazo fixado (ou justificando o não atendimento delas e solicitando novo prazo para atendimento).
Sem dúvida o gerenciamento correto das condicionantes evita o sofrimento de penalidades e é um meio muito eficaz para o gestor manter pleno conhecimento de todos os controles ambientais pertinentes à sua empresa.
Saiba como ter um Sistema de Gestão eficaz para controlar as suas Licenças e Condicionantes! Esse é o primeiro passo para se ter um diferencial, principalmente quando muitas organizações desejam manter a competitividade e nutrindo respeito pelo Meio Ambiente.
Gestão de Conformidade Legal.O aplicativo VG Digital chega ao mercado como uma ferramenta facilitadora, cuja principal função é fornecer mobilidade na gestão do SOGI, o Sistema Online de Gestão Integradada Verde Ghaia.
Este app foi criado com o intuito de trazer mobilidade nas questões de evidenciação das conformidades e das obrigações que já fazem parte do SOGi.
O LIRA facilita o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização e gerencia os planos de ação a fim de melhorar o atendimento de suas obrigações.
Por ser uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado constantemente a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.
O APP – VG Digital é a versão móvel do seu SOGI
O VG Digital traz, principalmente, a vantagem da gestão de evidências de uma obrigação, que com o aplicativo, pode ser feito in loco, inclusive com em modo offline. Muitas vezes, o trabalho de registros de evidências necessita ser realizado em campo, ou seja, os auditores precisam comparecer às empresas para fazer a inspeção visual do local a fim de assegurar que tudo esteja em conformidade com a legislação.
Em muitas organizações, como siderurgias e indústrias com maquinário pesado, não é possível estabelecer uma conexão com a rede de internet em todas as áreas físicas inspecionadas, e por isso o auditor invariavelmente cai no esquema de retrabalho. Primeiro ele registra as evidências em campo, e depois, quando retorna à sua empresa, ele transcreve e registra todas as informações para o sistema online.
O app VG Digital elimina essa necessidade de retrabalho, permitindo que o registro da auditoria seja feito off-line, no ato da visita em campo.
Outra vantagem, é que quando é reestabelecida uma conexão com a internet, a sincronização de dados se dá automaticamente e todas as informações registradas em campo são sincronizadas com o SOGi web. O ganho de tempo é considerável.
Além disso, o VG Digital também conta com uma extensa biblioteca de requisitos legais, a qual contém todos os dados pertinentes ao seu negócio referentes à legislação e a indicadores dos sistemas contratados, seja Meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, segurança alimentar, responsabilidade social, energia, qualidade ou outro sistema.
Os requisitos também são acessíveis no modo off-line. Durante uma reunião, por exemplo, o gestor pode consultar dados importantes sem precisar recorrer ao seu desktop, o que ocasionaria interrupções e quebra de ritmo.
VG DIGITAL: a forma mais fácil e rápida de se comunicar
O app VG Digital também possui uma seção dedicada a comunicados, a fim de facilitar a comunicação entre o sistema da Verde Ghaia e os 35 mil usuários do SOGi. Nesta parte do sistema, todas as informações dignas de destaque são enviadas aos clientes, via notificação. Se houver, por exemplo, a divulgação de um prazo para migração à determinada ISO, o fato será conhecido imediatamente.
O aplicativo também proporciona a criação de planos de ação, e os dados podem ser inseridos a qualquer momento, mesmo off-line.
Durante uma reunião de equipe, é comum que haja a tomada de decisões e que os detalhes precisem ser inseridos no módulo eletrônico de gerenciamento, adotado pela empresa.
Agora o gestor pode simplesmente abrir o app VG Digital durante a reunião e inserir os dados simultaneamente, enquanto eles ainda são discutidos. Não será preciso mais aguardar o encerramento do encontro com os colaboradores. E todos estes dados podem ser editados a qualquer tempo.
App VG Digital é a ferramenta ideal para facilitar auditorias e reuniões, proporcionando ganho de tempo e reunindo os dados de forma imediata, prática e segura.
Leias mais sobre Negócios, Gestão, Monitoramento de Requisitos Legais, Conformidade Legal no Blog.
Em uma época de grande volume de dados, em que somos bombardeados a todo o momento com diferentes tipos de informações, que o que sabemos hoje pode ser simplesmente mudado amanhã, cujas legislações e regulamentos são constantemente atualizados e revisados.
E como agir para obter o melhor desempenho na sua gestão? Como diminuir os riscos e prejuízos? Como ter certeza que está em conformidade com os requisitos legais de uma certificação? Principalmente das normas internacionais?
Ter uma certificação da norma ISO ou OHSAS, por exemplo, significa que sua empresa tem diferencial competitivo diante da concorrência, oferecendo qualidade, credibilidade e confiança a seus clientes ao atender aos requisitos técnicos e de segurança seguindo padrões internacionais. Entretanto, o processo de implementação do certificado e, mais importante, sua manutenção, exigem alguns cuidados especiais que podem fazer toda a diferença nos resultados da sua organização.
Um desses cuidados é saber o que utilizar para interpretar os dados do seu sistema de gestão, seja para implementar uma certificação ou para mantê-la e gerar valor a ela. Uma das ferramentas utilizadas hoje são as planilhas de Excel. Mas existem também softwares especializados em sistemas de gestão, como o SOGI.
Qual é o melhor para seu negócio? Você já pensou sobre isso?
Se você quer problemas para sua empresa, utilize o Excel
Em um primeiro momento, talvez a sua resposta seja utilizar planilhas de Excel para analisar os dados do seu sistema de gestão. Aparentemente, seria algo simples, pois utilizaria um programa que o gestor até pode já ter uma certa familiaridade.
Mas, por ter essa familiaridade, então você pode concordar comigo de que é fato que os dados em uma planilha de Excel podem ser facilmente corrompidos, e assim todas as suas planilhas se tornam inutilizáveis, e você perde trabalho, perde informações extremamente importantes e ainda gasta o dobro de tempo para refazer tudo – se conseguir refazer.
Além disso, a chance de apresentar erros discrepantes nos resultados é enorme. Uma falta de atenção por algum motivo aqui, uma outra ali, alguns dados colocados de forma incorreta, informações que podem ser sabotadas por algum motivo… e pronto! Os resultados apresentam erros. E até achar onde está o erro, isso gasta tempo demais também, que poderia ser utilizado de forma mais produtiva realizando outras tarefas. Novamente, você corre o risco do retrabalho.
E existe algo que pode ser pior ainda. Você não percebe que houve algum tipo de erro por acreditar que os resultados do Excel estão corretos, além disso, acredita-se que não são necessárias ações corretivas para ajuste. Ou, analisando os dados através da sua planilha, está determinado que algum requisito precisa de ajuste quando na verdade está tudo certo. Nesse caso, o problema torna-se mais grave, porque as tomadas de decisão se dão com base em dados incorretos e as consequências disso são desastrosas, correndo o sério risco de você até perder a sua certificação.
A taxa de erro é proporcional ao volume das informações
Por mais que o Excel tenha várias fórmulas e funções automáticas, ainda assim necessita de uma pessoa que, em algum momento, inseriu os dados nela. E pessoas podem cometer erros, mesmo que tomem todo o cuidado para evitar isso. Além disso, nos dias de hoje, devido ao volume de informações que chegam em alta velocidade e que mudam constantemente, o cérebro humano, quando comparado à capacidade de armazenamento e processamento das máquinas, ainda está em grande desvantagem.
E no caso de empresas que
possuem unidades corporativas, isto é, que possuem unidades espalhadas pelo
mundo todo e que precisam manter e monitorar os mesmos padrões de qualidade e
atendimento, usar planilhas de Excel pode significar redução drástica de
qualidade, eficácia e eficiência. Empresas desse tipo, que utilizam o Excel,
dificilmente conseguem manter e monitorar os dados do sistema de gestão de
diferentes unidades de maneira uniforme, coerente e interligada.
Portanto, uma solução que parece simples e fácil à primeira vista pode se tornar uma dor de cabeça quase incurável depois. E em vez de ganhar agilidade e economia de dinheiro, você ganha trabalho em dobro, perde tempo refazendo as análises, deixa de se dedicar a processos mais produtivos e talvez até mais rentáveis, e pode provavelmente perder sua certificação.
Então, se você tem um problema e pode evitar, por que continuar insistindo nele, já que existem outras soluções? Por que reagir diante dos erros e não se prevenir para que eles não aconteçam? Por que não utilizar a tecnologia e tudo o que há de mais de moderno e produtivo para evitar os problemas causados ao adotar o uso da planilha de Excel?
SOGI – a plataforma de soluções mais completa para agilizar e facilitar
sua gestão
Utilizar software de sistemas de gestão online – SOGI – vai te ajudar a evitar todos os problemas descritos acima. Hoje existem algumas opções disponíveis no mercado. Mas, se você se preocupa em minimizar riscos e prejuízos, sem dúvida a melhor, a mais completa e fácil de usar, é o SOGI, uma plataforma de Soluções para Gestão Integrada, utilizada por mais de 2.000 empresas e possuindo mais de 30.000 usuários cadastrados.
Ele foi desenvolvido de acordo com a metodologia Verde Ghaia, empresa que há mais de 20 anos atua no mercado brasileiro de certificação e também de países da América e da África. Os módulos do SOGI são orientados pelas normas internacionais de certificação como as ISOs, OHSAS e muitas outras cujo objetivo principal é oferecer ferramentas úteis para promover, agilizar a facilitar a sua gestão.
Atualmente o SOGI possui sete módulos, sendo que o oitavo está em desenvolvimento. Através deles você pode por exemplo:
1. Fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos, fornecedores;
2. Utilizar para fazer a gestão de normas internacionais, possibilitando que elas sejam um diferencial para o sucesso do seu negócio;
3. Fazer tratamentos de não-conformidades e planos de ação;
4. Verificar índices de sustentabilidade ou de conformidade legal em relação à sua concorrência;
5. E muitas outras possibilidades, que se adequam à sua necessidade.
As vantagens do SOGI em relação a uma planilha de Excel são inúmeras. Algumas delas são:
1. Com o SOGI você sempre terá planilhas e gráficos à sua disposição em tudo o que fizer, sem risco de estarem corrompidas ou com dados que podem ter sido sabotados;
2. Não há necessidade de uma estrutura de TI em sua empresa para utilizar a plataforma.
3. O acesso é online, não sendo preciso instalar nenhum programa nos computadores da sua empresa. Basta ter acesso à internet para obter todas as informações.
4. O armazenamento pode ser feito na nuvem, em servidores da Amazon e da Microsoft Azure. Por isso, a segurança é garantida, já que o gerenciamento dos dados é feito pela Verde Ghaia.
5. Alertas e suporte rápido para sua equipe sempre que julgarem necessário, pois os consultores da Verde Ghaia resolvem suas dúvidas rapidamente e no momento que você precisar.
6. É possível salvar documentos de até 2.5 MB em evidências objetivas.
7. Os relatórios gerados pelo SOGI são mais confiáveis, permitindo maior assertividade nas tomadas de decisão.
8. Possibilidade de integrar mais rapidamente as unidades corporativas.
9. Não há limite de cadastramento de usuários no SOGI. Podem ser cadastrados quantos forem necessários, desde que eles sejam colaboradores da sua empresa. Além disso, cada usuário pode ser cadastrado com diferentes hierarquias de perfis de acesso. E estes são totalmente configuráveis.
10. O usuário também pode ter acesso corporativo. Dessa forma, pode acessar todas as unidades da sua empresa.
SOGI – Ferramenta para a Metodologia do Prêmio Compliance
Todo ano, o SOGI é a principal metodologia adotada no Prêmio Compliance Brasil, evento no qual participam as maiores e melhores empresas do Brasil que buscam a excelência de sua gestão através das certificações internacionais, do cumprimento da legislação aplicável ao seu negócio e da implantação de ações que promovam a melhoria contínua de seus processos, produtos e serviços.
E ainda tem mais. Uma das principais diferenças e vantagens de utilizar o SOGI em relação ao Excel é o uso de Big Data. Pelo volume imenso de informações e dados que temos acesso e que são disponibilizados diariamente, e considerando que o cérebro humano ainda é limitado para realizar esse processamento, é preciso então utilizar soluções que saibam aproveitar esses dados brutos e transformá-los em informações claras e precisas para as tomadas de decisão.
E é isso que a Big Data
faz, ao ser um processo eletrônico que transforma um grande conjunto de dados
que estão separados em informações, estas informações são transformadas em
conhecimento e este conhecimento é utilizado para tomar decisões, como ações
corretivas para ajustar algum requisito ou melhorar determinado processo que
está afetando a qualidade de seu produto, por exemplo. E a SOGI utiliza Big
Data.
E então, você quer problemas ou soluções para sua empresa?
A resposta é simples. Se você
quer problemas na sua empresa, utilize planilhas de Excel. Mas, se você quer
que seu negócio se desenvolva e se beneficie de todas as vantagens de possuir
uma certificação da norma ISO, OHSAS ou qualquer outra certificação, inclusive
das normas internacionais, utilize o SOGI. Essa ferramenta vai significar
economia de tempo, economia de dinheiro, redução de riscos, maior produtividade,
eficiência e eficácia de processos e tomadas de decisão assertivas para sua
organização.
Portanto, se você quer ser diferente de grande parte dos gestores, e prefere prevenir do que reagir diante dos erros, se o mais importante para você é implementar ou manter sua certificação com garantia de ótimos resultados, utilize o que tem de melhor em software de gestão no Brasil: SOGI, o Sistema de Gestão Integrado desenvolvido pela Verde Ghaia.
Fale conosco! E saiba mais sobre o SOGI e os seus Módulos.
Área de abrangência, responsável por indicar as áreas de aplicabilidade do requisito, podendo ser área física ou área de responsabilidade. As áreas de abrangência são cadastradas pelo cliente e podem ser genéricas ou especificas. Essa opção permite a empresa identificar as áreas responsáveis por cada requisito e obrigação. Para alterar o modo de abrangência, o usuário deve clicar em EDITAR REQUISITO.
Área de Abrangência
Abrangência Genérica: Deve ser utilizada quando uma única evidência sirva para todas as áreas de abrangência vinculadas à obrigação.
Abrangência especifica: Deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência.
Nota: Se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de GENÉRICA para ESPECÍFICA, a evidência genérica se replicará para todas as áreas e ela poderá ser alterada separadamente dentro de cada área. Ou seja, cada área de abrangência terá sua própria evidência.
Se o contrário ocorrer, ou seja, se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de ESPECÍFICA para GENÉRICA, as evidências de cada área se juntarão em uma única evidência genérica. Nesse caso, se as evidências específicas forem diferentes umas das outras, elas serão reunidas no mesmo campo, mas separadas por ponto e vírgula.
No entanto, mesmo com a opção de EVIDÊNCIA GENÉRICA, o sistema permite que a empresa atribua áreas diferentes para as obrigações do requisito.
Para vincular as áreas à um requisito é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA. Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Será exibida a tela com todas as opções cadastradas.
Nota: Se preferir vincular as áreas também às obrigações selecione a opção vincular “sim”.
Á área de abrangência também poderá ser vinculada pela obrigação. Para este caso o sistema faz a inserção automática junto ao requisito. Para vincular as áreas à uma obrigação é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA.
Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Assim como no vínculo de área no requisito, será exibida a tela com todas as opções cadastradas.
SOGI: alinhado as Normas ISO
O SOGI é totalmente
alinhado às normas internacionais de certificação ISO. Ele pode ser utilizado
de maneira totalmente online, sem necessidade de instalação, permite um número
ilimitado de usuários e também conta com a garantia de segurança e sigilo das
informações. A utilização desta ferramenta vai permitir que você diminua os
riscos e os prejuízos da sua empresa, te proporcionando uma nova experiência
quando se trata de alcançar ótimos resultados em sistemas de gestão.
E se ainda resta dúvidas do por que utilizar o SOGI em seu negócio, continue a ler o artigo para conhecer ainda mais suas inúmeras vantagens e benefícios.
Um dos principais benefícios do LIRA é permitir que você conheça todos os riscos e requisitos legais aplicáveis em seu negócio, e assim poder fazer o gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação. E por listar todos os requisitos aplicáveis, incluindo as obrigações que os requisitos geram para sua empresa, este módulo permite que você tenha uma ampla visão de todo o processo, pois todas as informações são organizadas e facilmente verificadas por meio de relatórios com gráficos e estatísticas, garantindo assim a eficácia do seu sistema de gestão.
No menu histórico é possível a visualização de toda a transação de e-mails e modificações efetuadas no sistema, tais como inserções, alterações ou exclusões de dados. Em HISTÓRICO DO SISTEMA o usuário poderá ainda filtrar informações como módulo, período e usuário para reduzir o campo de busca. Após clicar em FILTRAR, os resultados encontrados irão ser exibidos logo abaixo do formulário de busca.
O que preciso saber sobre o SOGI?
SOGI é considerado uma ferramenta mais eficaz
para a Gestão Integrada. Com isso, várias foram as versões de aprimoramento do
SOGI, sem falar das customizações realizadas que visam oferecer ainda mais
flexibilidade e agilidade para seus usuários.
O SOGI foi desenvolvido em três línguas –
português, inglês e espanhol para que as empresas estrangeiras possam utilizar
a ferramenta sem qualquer problema. Assim, o SOGI consegue integrar para essas
empresas os Sistemas de Gestão de Meio Ambiente, Qualidade, Segurança e Saúde
Ocupacional, Segurança de Alimentos e Responsabilidade Social.
Você vai aprender todas as funcionalidades propostas por cada um dos Módulos SOGI, acessando os materiais do nosso Blog e e-books. Além disso, nossos novos clientes podem realizar os cursos ministrados por profissionais da Verde Gaia, especialistas no Sistema Operacional de Gestão Integrada – SOGI, via EAD.
Como o SOGI ajuda a reduzir Riscos e Custos?
1. Redução de custos
A contratação de empresas externas altamente capacitadas e especializadas podem representar uma grande vantagem para a empresa contratante. Profissionais especiais são caros para as organizações pois cada atividade necessita de um perfil e conhecimento específico para exercer com qualidade o serviço. Normalmente, o outsourcing traz uma redução visível dos custos para a empresa visto que, em comparação, o contrato de outsourcing versus a contratação direta do colaborador, sai mais barato para as organizações e ainda garante a qualidade da entrega.
2. Redução de Risco
Sabemos das inúmeras obrigações
trabalhistas que regem as relações de trabalho entre colaboradores e empresas,
soma-se ainda o alto risco do empresário em acidentes de trabalho, passivos
previdenciários e trabalhistas. O outsourcing preserva o empresariado destes
riscos já que toda a responsabilidade dos profissionais envolvidos nas
atividades é assumida pela empresa contratada. Dessa forma, temos uma redução
visível dos riscos do negócio.
Tire todas as suas dúvidas através do Suporte FAC ou pelo site.
O SOGI possui três níveis de acessos padrões com PERMISSÕES que definem quais ações cada usuário pode realizar no sistema, tais como: acessos, visualização, alteração, exclusão, inserção de dados.
Todos os módulos do SOGI da Verde Ghaia possuem PERFIS PADRÕES. No entanto, também é possível copiar o PERFIL PADRÃO e configurá-lo de acordo com as necessidades de acesso de cada grupo.
Como acessar o Menu Permissões?
Para acessar, selecione o modulo ADMINISTRATIVO, acesse o menu PERMISSÕES e clique em PERFIS DE ACESSO.
A seguir, segue a PERMISSÃO para cada perfil:
Administrador:
Este nível de usuário terá acesso a todas as permissões e telas do sistema, em todos os módulos, seja na parte administrativa, configurações, permissões de usuários para manuseio dos módulos, preenchimento e atualização, ou realizando qualquer inclusão/alteração/exclusão de dados.
Tutor:
A permissão de Tutor dará acesso a todos os módulos do sistema para preenchimento e atualização. No entanto, esse perfil possui algumas restrições. Na planilha LIRA os usuários não terão acesso para exclusão de requisitos legais e vinculo de responsáveis por sistemas. Todos os usuários vinculados a este perfil não terão acesso ao modulo ADMINISTRATIVO.
Visitante:
Terá permissão apenas para visualizar as informações.
As permissões descritas acima são padrões estabelecidos pela Verde Ghaia, mas que poderão ser configurados. Assim, eles poderão ser copiados para que a empresa possa criar seu próprio padrão de permissões para: alterar, incluir e excluir dados do sistema.
9.1 –Dados do perfil
Para cada PERFIL estão definidas configurações, sendo possível visualizar as permissões do acesso do grupo. Para isso, na lista PERFIS DE ACESSO, basta clicar no PERFIL desejado para abrir seus DADOS GERAIS.
O menu DADOS DO PERFIL contém a descrição do PERFIL selecionado, a permissão de acesso aos clientes e às informações do painel de bordo.
9.2 – Permissões de Acesso
Cada PERFIL possui suas permissões padrões e neste item é possível verificar todas as permissões de visualização, alterações e exclusões de dados. Ao clicar no item PERMISSÕES DE ACESSO será possível verificar, ao lado, o MENU com os módulos e suas permissões. Para alterar o padrão da Verde Ghaia de permissões é preciso criar um novo perfil de acesso e, ao exibir os módulos e as permissões, será possível configurá-los, de acordo com as necessidades de cada cliente.
9.3 – Diretivas
É uma configuração do sistema que pode ser realizada pelo próprio usuário Administrador, que poderá personalizar alguns campos dentro do sistema, conforme a necessidade da empresa.
9.3.1 – Lira
Neste sub menu o usuário tem a possibilidade de habilitar a diretiva de “exibir ações concluídas”. Para habilitar é necessário clicar na descrição da diretiva e em seguida selecionar no campo Valor a opção “sim”. Após selecionar a opção, clique em “Salvar”.
Ao acessar a lira o sistema exibirá todas as ações concluídas.
NOTA: Após realizar essas alterações é necessário sair e entrar novamente no sistema para que a nova configuração seja atualizada.
9.3.2 – Auditoria
Neste sub menu o usuário tem a possibilidade de habilitar a diretiva de “Meses Próxima Auditoria”.
Para habilitar é necessário clicar na descrição da diretiva e em seguida no campo Valor, insira a periodicidade (meses) em que o sistema deve alertar sobre a próxima auditoria.
Ex: Auditoria Anual. Preencha no campo Valor 24 .
Auditoria Bienal. Preencha no campo valor 48.
NOTA: Ao acessar a planilha LIRA e clicar no ícone localizado ao lado da descrição do requisito, o sistema exibirá a informação da próxima auditoria. Vale ressaltar que a data que o sistema usa como referência é a data em que a última auditoria foi realizada no sistema no modulo “Auditoria de conformidade legal”.
9.3.3 – GAIA
Neste sub menu o usuário tem a possibilidade de alterar a descrição das colunas da planilha GAIA.
Para alterar é necessário clicar na descrição da diretiva e em seguida selecione a coluna desejada e no campo Valor altere a informação.
9.3.4 – PRSST
Neste sub menu o usuário tem a possibilidade de alterar a descrição das colunas da planilha PRSST.
Para alterar é necessário clicar na descrição da diretiva e em seguida selecione a coluna desejada e no campo Valor altere a informação.
9.3.5 – TNC
Neste sub menu o usuário tem a possibilidade de alterar a descrição das colunas e alterar o prazo de preenchimento da TNC.
Para alterar as colunas é necessário clicar na descrição da diretiva e em seguida selecione a coluna desejada e no campo Valor altere a informação.
Para alterar o prazo de avaliação da TNC é necessário clicar na descrição da diretiva e em seguida no campo valor insira o período (dias) desejado.
10 – HISTÓRICO
No menu histórico é possível a visualização de toda a transação de e-mails e modificações efetuadas no sistema, tais como inserções, alterações ou exclusões de dados.
Em HISTÓRICO DO SISTEMA o usuário poderá ainda filtrar informações como módulo, período e usuário para reduzir o campo de busca.
Após clicar em FILTRAR, os resultados encontrados irão ser exibidos logo abaixo do formulário de busca.
11 – QUESTIONÁRIO
O QUESTIONÁRIO ON-LINE é extremamente importante para a efetividade do processo de gestão legal. Ele deverá ser preenchido pelos próprios clientes assim que iniciadas as atividades no SOGI 8, informando suas particularidades, tais como: localização, insumos, produtos, atividades, entre outros. Estas informações são essenciais para a criação da planilha LIRA.
Quando houver modificações na empresa, seja em seus processos, produtos, entre outros, é necessário reabrir o questionário e realizar a atualização dos dados. Assim o departamento Jurídico da Verde Ghaia poderá revisar e atualizar a planilha LIRA, de acordo com os novos dados.
Para visualizar os questionários, acesse o menu QUESTIONÁRIO e clique em QUESTIONÁRIO ON-LINE, como indicado a seguir.
Para responde-los, clique no questionário escolhido e responda as perguntas apresentadas de acordo com os temas localizados à esquerda da tela. É importante lembrar que para responder e visualizar o QUESTIONÁRIO o usuário deve ter permissão nível ADMINISTRADOR.
A medida que o questionário for sendo respondido, as respostas são salvas automaticamente. Ao final, é possível fechar o questionário, ou clicar em ENVIAR QUESTIONÁRIO. Ao clicar em enviar as respostas são enviadas diretamente para o e-mail do Setor Jurídico da Verde Ghaia.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a equipe de Suporte Técnico do Sistema SOGI, através dos seguintes contatos:
