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Categoria: Lira

O que saber sobre a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD?

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Vamos admitir: não conseguimos mais viver sem tecnologia. Amamos o celular, trabalhamos até tarde no laptop, usamos aplicativo para pedir comida, assistimos a filmes pelo streaming, compramos coisas pela internet. E sempre que fazemos algumas das atividades citadas, oferecemos uma coisa muito importante: nossos dados, informações sobre quem somos, sobre nossos hábitos, sobre nossas vidas. 

Obviamente, essa relação tão íntima com o movimento tecnológico começou a criar novas necessidades legais — e certamente a mais discutida deste momento é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Você compreende o que esta lei implica? Sabe exatamente quais dados ela protege? Que tipo de obrigações ela cria entre usuário e empresas? As perguntas são muitas — e vamos tentar oferecer algumas respostas; portanto, se você ainda não buscou saber um pouco mais sobre a LGPD, este é um bom momento para fazê-lo.

Por que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais é tão importante?

A Lei Geral de Proteção de Dados é o primeiro passo na criação de uma legislação específica voltada à proteção de informações do usuário da internet no Brasil. Devemos lembrar que, embora a tecnologia já seja muito presente em nossas vidas há uns bons anos, a legislação brasileira até então tem sido muito vaga em questões relacionadas a dados pessoais e à privacidade no meio digital — pois embora nossas leis tradicionais já contemplem o direito à intimidade e ao sigilo nas comunicações, todas foram criadas bem anteriormente à existência deste cenário tecnológico que nos é tão familiar, e por causa disso abordam o assunto de forma muito inespecífica.

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018) começou a vigorar em dezembro de 2018, porém, até então, apenas parcialmente e limitada a alguns artigos.

Apenas neste ano de 2020, mais especificamente no mês de agosto, é que houve sua vigência completa. A LGPD contém dez capítulos e 65 artigos, os quais determinam a maneira como dados pessoais podem ser coletados e tratados no Brasil, especialmente no que diz respeito aos meios digitais (porém não limitados a eles).

A LGPD estabelece uma série de regras

A LGPD estabelece uma série de regras que as organizações atuantes no Brasil vão precisar seguir, de modo que agora, nós, os usuários, teremos mais controle sobre o tratamento concedido aos nossos dados pessoais (“dados pessoais”, neste caso, são definidos como “informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável”.

São aquelas informações que, isoladas ou em conjunto, são capazes de levar à identificação de um indivíduo. Exemplos: nome, apelido, endereço residencial, e-mail, endereço de IP, fotografias, formulários cadastrais, números de documentos etc).

Alguns pontos mais importantes da LGPD

  • Todas as organizações públicas e privadas só poderão coletar dados pessoais se tiverem consentimento do titular. A solicitação deverá ser feita de maneira transparente, para que o cidadão saiba exatamente qual informação estará sendo coletada, para quais fins e se haverá algum tipo de compartilhamento desta.
  • Em caso menores de idade, os dados só poderão ser tratados com o consentimento dos responsáveis legais.
  • Caso haja mudança de finalidade ou repasse de dados a terceiros, a empresa deverá solicitar um novo consentimento.
  • Sempre que desejar, o usuário poderá revogar sua autorização, bem como pedir a exclusão, portabilidade ou modificações dos dados.
  • A lei também prevê o tratamento sobre uma categoria intitulada “dados sensíveis”, ou seja, aqueles que abordam informações extremamente particulares, tais como crenças religiosas, posicionamento político, características físicas, condições de saúde e vida sexual. O uso desses dados será mais restritivo e a lei preverá punições caso eles sejam utilizados para fins discriminatórios.
  • As regras, no entanto, não valerão para dados pessoais tratados para fins acadêmicos, artísticos ou jornalísticos, bem como para aqueles que envolverem segurança pública, defesa nacional, proteção da vida e políticas governamentais.
  • Sempre que quaisquer dados não mais forem necessários, a organização será obrigada a apagá-los, exceto se houver obrigação legal ou outra razão justificável para a preservação dos mesmos.

De modo geral, a ideia da LGPD é criar segurança jurídica, proteger o cidadão de um possível uso abusivo e indiscriminado de seus dados pessoais. As organizações só poderão solicitar os dados caso estes sejam realmente necessários ao fim proposto — e o usuário também poderá questionar se a exigência de algum dado lhe parecer exagerada ou abusiva.

Vazamentos acidentais e descumprimentos

Sempre que houver vazamentos acidentais ou problemas de segurança que comprometam os dados pessoais de um usuário, estes deverão ser relatados às autoridades competentes em tempo hábil. Cada caso será avaliado isoladamente e a partir daí as autoridades determinarão os passos subsequentes, tal como a necessidade de divulgação do caso à imprensa, por exemplo (como nos casos que envolvam a segurança geral das pessoas, como um atentado).

Já a punição em caso de descumprimento da lei vai depender da gravidade da situação. Se comprovada a infração, a empresa ou organização responsável poderá receber desde advertências até uma multa equivalente a 2% de seu faturamento (porém limitada ao valor máximo de 50 milhões da UFIR). A empresa ou organização também poderá ter todas as suas atividades ligadas ao tratamento de dados suspensa (total ou parcialmente), além de responder judicialmente a outras violações previstas em lei, se pertinente.

A proposta vale para operações de tratamento de dados realizados no Brasil ou em outro país, desde que a coleta de dados seja realizada em território brasileiro. Ou seja: se o Facebook coletar dados de um usuário em território brasileiro, terá de seguir a legislação brasileira (mesmo que os dados sejam processados nos EUA). A empresa pode até transferir os dados para uma filial ou sede estrangeira, com a condição de que o país de destino também tenha leis abrangentes de proteção de dados ou que possa garantir mecanismos de tratamento equivalentes àqueles exigidos aqui no Brasil.

Quem vai fiscalizar?

Uma medida provisória determinou a criação da ANPD – Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), uma autarquia ligada ao Ministério da Justiça para editar normas, fiscalizar e aplicar sanções em caso de descumprimento da LGPDP. De acordo com a Agência Senado, a Comissão da Infraestrutura (CI) já aprovou as indicações de cinco nomes para compor a diretoria; dentre eles, três militares.

É importante lembrar que essas indicações ainda são o primeiro passo para a implementação efetiva da ANPD. O órgão ainda necessita constituir uma corregedoria, ouvidoria, assessoramento jurídico e o Conselho Nacional de Proteção de Dados Pessoais e da Privacidade.

O líder do governo no Congresso Nacional, senador Eduardo Gomes (MDB-TO), reforçou que a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709, de 2018) e a ANPD “são oportunidades de criar um ambiente melhor para a convivência cidadã na internet”.

E como fica minha empresa?

Se você é gestor, provavelmente deve estar pensando em como sua empresa vai ter de lidar como assunto para não ferir os princípios da LGPD.

É recomendável que cada organização, seja ela da iniciativa púbica ou privada, precise nomear um setor para cuidar do tratamento de seus dados. É importante que haja a administração de riscos e falhas, que a base da gestão de dados pessoais seja regida por normas de governança, que adote medidas preventivas de segurança e replique as boas práticas e certificações existentes no mercado.

Deve-se também haver auditorias regulares e um bom plano de contingência para solucionar incidentes com agilidade, principalmente em caso de vazamento acidental de dados. É importante frisar que todos os agentes de tratamento estão sujeitos à lei, o que significa que tanto as organizações quanto suas subcontratadas envolvidas no tratamento de dados devem responder em conjunto por quaisquer danos causados.

LGPD: estratégica de marketing

Devido a toda a exigência de uma estrutura específica para tratamento de dados, é provável que as empresas de pequeno e médio porte venham a sofrer sob a necessidade de tanto investimento. No entanto, lei é lei. Todo mundo vai ter de se preparar.

É possível até que a LGPD venha a se tornar uma estratégica de marketing também, afinal, a empresa que melhor souber lidar com os dados de seus clientes e evitar incidentes, ganhará mais confiança no mercado.

Embora seja cedo e ainda não estejamos totalmente ciente dos impactos diretos da Lei nº 13.709, a Verde Ghaia já se preocupa com todas as questões legais referentes ao tratamento de dados pessoais e pode oferecer as melhores soluções em gestão empresarial, auxiliando sua organização em questões de governança e compliance.

Conheça um pouco mais sobre a LIRA para Controle de legislação da Segurança da Informação. Entenda melhor o processo para implementar o sistema e identificar quais as vantagens ele traz para sua organização.

Fale conosco!

Como funciona o universo de leis, seus gargalos, polêmicas e aplicabilidades?

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Verde Ghaia lança um novo produto, Legislação Comentada! Entenda como funciona esse universo das leis, seus gargalos, polêmicas e aplicabilidades.

O Poder Legislativo é responsável por produzir e manter o sistema normativo vivo, que é o conjunto de leis que asseguram a soberania da justiça para todos, sejam estes cidadãos, instituições públicas ou privadas, visando resguardar a segurança jurídica das relações entre eles existentes.

Sempre foi difícil fazer o acompanhamento de todas as normas e as obrigações legais delas decorrentes em tempo real, e, durante a pandemia do COVID-19 podemos dizer que está quase impossível! É uma “enxurrada” de Portarias, Decretos, Medidas Provisórias editados diariamente.

A Verde Ghaia, empresa especializada em gestão empresarial, com a primeira plataforma online de controle de leis do país, o chamado “SOGI”, responsável por agilizar o processo de monitoramento das legislações federais, estaduais e municipais, de seus clientes, trouxe a solução para você com o produto “LEGISLAÇÃO COMENTADA”.

Como entender os gargalos das Leis?

Através da “Legislação Comentada”  as organizações ficarão atualizadas por meio de  vídeos produzidos por um corpo de advogados altamente especializados para explicar diversos pontos polêmicos das legislações ambientais, trabalhistas e de saúde e segurança ocupacional.

As dúvidas jurídicas mais recorrentes atendidas na plataforma Consultoria Online agora em vídeos curtos, didáticos e com muito conteúdo!

O diferencial desse produto é que você não precisa ser advogado para entender os conteúdos divulgados! Pelo contrário! As informações atualizadas serão passadas de forma descomplicada, para quem queira se inteirar das legislações, de suas polêmicas e desdobramentos.

Por que eu preciso conhecer a lei, se não sou advogado?

E se passou na sua cabeça “por que eu preciso conhecer a lei, se não sou advogado?” Bem, primeiro, porque a própria lei impõe que “Ninguém pode alegar desconhecimento da lei, para justificar o seu descumprimento”.

Segundo porque, ao cumprir a legislação, entender os seus gargalos e os assuntos polêmicos discutidos na atualidade você também consegue:

  • proteger a sua empresa de danos à sua imagem;
  • reduzir exposição de sua empresa a sanções e ações judiciais;
  • aperfeiçoar a governança e subsidiar melhorias de gestão de riscos;
  • evidenciar um compromisso com o cumprimento das legislações,  ganhando força perante os investidores, colaboradores, fornecedores e consumidores;
  • identificar e prevenir a ocorrência de algum descumprimento normativo;
  • adotar, tempestivamente, ações corretivas.

Compreende porque, você não vai ficar fora dessa? Venha aprender conosco! Conheça a Legislação Comentada! Aproveite a oportunidade para acessar os vídeos gratuitamente! É por tempo limitado!

Clientes Verde Ghaia tem 30 dias de acesso gratuito, através da Plataforma SOGI LIRA!

Abraços,

Julia Belisário | Gestão de Risco e Compliance

Dificuldade para monitorar seus Requisitos Legais Aplicáveis?

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Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis? Primeiramente, cada empresa tem seu ramo de atividade e suas especificidades, ou seja, isso especificará quais requisitos a empresa deverá atender.

Contudo, já parou para pensar no volume de leis, normas, diretrizes e requisitos para serem atendidos, assim como nos âmbitos municipais, estaduais e federais? É muita legislação a ser seguida, por isso, há muitas organizações que se atrapalham na hora de monitorar seus requisitos.

É sobre esse assunto que abordaremos hoje. Boa leitura!

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade em monitorar seus Requisitos Aplicáveis?

O que são Requisitos Legais Aplicáveis?

Requisitos Legais Aplicáveis podem ser entendidos como exigências explícitas em leis ou normas que precisam ser cumpridas por sua empresa para que esta fique em dia com a legislação vigente, no que diz respeito à sua localização e atividade.

Estar em dia com os requisitos legais aplicáveis às atividades de sua empresa é simplesmente indispensável. Quando uma empresa deixa de cumprir normas ou leis aplicáveis ao seu negócio, ela não apenas pode ser penalizada com multas e ações judiciais, como também poderá estar colocando seus colaboradores em perigo e até correndo o risco de perder o direito de continuar exercendo suas atividades. Certamente, esse cenário não é o desejado por ninguém!

Dificuldades para monitorar os Requisitos Legais Aplicáveis

Mesmo quando o gestor é bem intencionado, faz o possível e impossível para cumprir a legislação vigente, ele ainda pode ter problemas se não consegue monitorar os requisitos legais pertinentes ao seu negócio de maneira adequada.

Vamos contar uma historinha para ilustrar: a empresa fictícia Plásticos e Cia, uma exímia fabricante de embalagens, é muito correta em relação à leis que regem seu negócio. Mas, existe um porém: ela não conta com uma consultoria especializada para o monitoramento legal. Isso significa que tudo é feito internamente. Acontece que seus colaboradores não possuem conhecimento específico necessário e para piorar estão viciados nas rotinas processuais, o que não permite enxergar novas possibilidades de melhorias.

Um certo dia, a Plásticos e Cia consegue negociar um contrato com um novo fornecedor. Este, por sua vez, oferece matéria-prima de ótima qualidade e excelentes preços, fator que vai impulsionar seu faturamento. Só que a Plástico e Cia impôs uma condição: seu fornecedor precisa realizar alguns ajustes, para fechar negócio, devendo estar em conformidade com uma série de exigências legais e concedeu o prazo de dois meses para que tudo esteja dentro do combinado e que assim, possam selar o trato.

O fornecedor, ávido por não perder a oportunidade, marca uma auditoria externa, com a certeza de que sua empresa já vem seguindo todos os requisitos necessários para fechar o novo contrato. Entretanto, durante o processo de auditoria, o fornecedor descobre que tem deixado de cumprir uma lei municipal muito importante — algo que passou batido durante o processo interno — e que vai precisar de três meses para regularizar tudo! Pronto, o contrato não pode ser selado e a oportunidade foi perdida para ambos. Isso significa que a Plástico e Cia não conseguiu impulsionar seu faturamento, mantendo a qualidade de seus produtos e o fornecedor perdeu a oportunidade de expandir seu negócio.

Essa é uma historinha simplória, mas muitas empresas passam por situações desse tipo, todos os dias. É mais comum do que se possa imaginar. E, nenhuma empresa vai arriscar contratrar um novo fornecedor que não atenda aos padrões mínimos exigidos, visto que isso poderia causar danos irreparáveis para o negócio.

Volume de Leis impactam no atendimento dos requisitos legais

Mesmo que uma empresa encarregue seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial, que estimule seus advogados a se manterem atualizados, que invista em cursos para seus colaboradores, tudo isto pode não ser o suficiente para identificar e acompanhar as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa.

O volume de leis, normas e requisitos publicados diariamente no Brasil é imenso, além disso, cada atividade é regida com normas e obrigações diferentes. Uma mineradora e um supermercado podem até ser regidos por algumas leis em comum, mas haverá um momento em que ambos se depararão com requisitos totalmente diferentes em seus respectivos negócios.

Além disso, vale ressaltar que a legislação empresarial tem ramificações muito específicas, a qual abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, meio ambiente e muito mais. Enfim, o monitoramento (e correta interpretação) de todas as legislações pertinentes a um negócio, exige uma estrutura robusta, formada por profissionais altamente qualificados. Só assim, é possível garantir a segurança jurídica de todo o processo.

É por isso que muitas empresa optam pela contratação ferramentas agéis que tem a capacidade de reunir todos os requisitos num só lugar, permitindo que assim, o monitoramento dos requisitos sejam o mais preciso possível.

Ferramentas de Gestão podem ajudar a monitorar Requisitos

A Verde Ghaia possui uma ferramenta totalmente online para gestão integrada empresarial, chamada SOGI – Software Online de Gestão integrada.

O SOGI possui um módulo excelente para gestão de requisitos legais aplicáveis, conhecido como Módulo LIRA (a sigla significa Lista Interna de Requisitos Aplicáveis).

É uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado, constantemente, para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

Módulo Lira: monitoramento de Requisitos

O Módulo LIRA facilita o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização, bem como o gerenciamento dos planos de ação para melhorar o atendimento dos requisitos aplicáveis.

A interface do sistema é amigável e apresenta todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Ela também conta com um sistema de cores, que alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Funcionalidades do módulo LIRA

– O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes (federais, estaduais e municipais);

– O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações. Também possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

– Você pode criar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos. Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada item e ficar ciente do custo do não cumprimento de um requisito e do índice de recorrência de cada um;

– Além disso, sua empresa contará com suporte técnico e suporte jurídico, e também de uma assessoria para esclarecimento de dúvidas.

Por que adotar o Módulo LIRA?

Adotar um sistema especializado em monitoramento de requisitos gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita o recebimento de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal.

Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também conhecendo melhor seus riscos e podendo criar assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento. Além disso, uma organização que segue a legislação corretamente constrói uma imagem sólida e confiável perante o mercado, e ainda obtém vantagens, como a aquisição de seguros mais atrativos e acessíveis, e facilidade na negociação de empréstimos bancários.

Monitore os requisitos aplicáveis à sua empresa de forma especializada. Evite multas, reduza riscos de acidentes de trabalho, previna crimes ambientais ou embargos trabalhistas através de uma gestão preventiva, garantindo a Compliance de sua empresa no atendimento à legislação.

Leia o e-book e conheça o Módulo Lira!

MÓDULO LIRA
E-book: Módulo LIRA do SOGI.

Como manter o Módulo LIRA sempre atualizado?

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O Módulo Outsourcing LIRA veio para sanar o problema de diversos clientes que, por diferentes motivos, não conseguem manter seu módulo do SOGI atualizado.

Agora é possível contratar o serviço jurídico para a realização de todo o monitoramento dos seus requisitos legais, tais como evidenciação de obrigações, validação de requisitos, avaliação da aplicabilidade das obrigações, incorporação de áreas de abrangência e criação de planos de ação.

Seu objetivo principal é o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao negócio, cumprindo as inúmeras obrigações presentes em nosso ordenamento jurídico, que se destaca não apenas por seu volume espantoso, mas também  por sua dificuldade técnica, os quais exigem tempo de dedicação das áreas operacionais para gerir o processo de interpretação das leis na busca constante das evidências de atendimento.

Neste contexto, soma-se a exigência cada vez maior de conhecimento jurídico e técnico na avaliação das obrigações, bem como de qualidade na elaboração dos registros das evidências.

Através do Outsourcing LIRA, o consultor realiza a revisão da aplicabilidade dos requisitos legais e obrigações, removendo aqueles que não são pertinentes. Daí preenche a planilha do Módulo LIRA, inserindo as descrições de evidências de atendimento ou não atendimento das obrigações.

Como Outsourcing LIRA pode manter meus requisitos atualizados?

Por fim, são criados planos de ação corretivos junto aos gestores responsáveis e são determinados prazos para tratar as obrigações identificadas como não conformes. Todo o processo inclui o envio mensal de relatórios das estatísticas de atendimento do monitoramento legal.

Benefícios oferecidos à sua Gestão – Outsourcing LIRA

Como manter o LIRA sempre atualizado?
Por que eu devo monitorar os Requisitos Legais da organização?

– Atualização mensal dos requisitos, obrigações e evidências do Módulo Lira.

– Redução de gastos com pessoal especializado.

– Validação mensal dos novos requisitos, visando instruir a empresa sobre novas obrigações importantes aplicáveis.

– Classificação das obrigações de acordo com as áreas de abrangência, de acordo com as indicações do cliente.

– Revisão da aplicabilidade dos requisitos e das obrigações aplicáveis ao cliente.

– Criação de planos de ações corretivos de acordo com as indicações do cliente.

– É um sistema ideal para empresas que fazem Auditoria 100% e que desejam validação e registro de evidências em todas as obrigações, pois as ações são diluídas ao longo do ano.

– Evita o estresse em períodos de pré-auditoria de certificação, pois tudo estará em dia.

– Utiliza mão de obra especializada e experiente no monitoramento legal.

– Recebe maior apoio técnico e suporte dos responsáveis pela metodologia SOGI.

 – Aumenta as chances de a empresa figurar entre os melhores no Prêmio Compliance Brasil.

Como Outsourcing LIRA pode manter meus requisitos atualizados?
Como o SOGI ajuda no Monitoramento dos Requisitos Legais aplicáveis ao seu negócio?

A equipe jurídica dedicada ao outsourcing manterá a empresa informada das alterações mais importantes das obrigações legais. E ainda enviará mensalmente gráficos estatísticos de atendimento.

Dessa maneira o gestor tem total controle do processo e a organização não perde mais nenhum prazo legal.

e-book do módulo LIRA Outsourcing - facilitando a atualização da sua planilha LIRA.
Conheça na prática como funciona o Módulo Outsourcing LIRA

Como funciona Módulo LIRA OUTSOURCING do SOGI?

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Embora os serviços de outsourcing no Brasil ainda sejam novidade para muitas organizações, a contratação deles tem sido cada vez mais crescente. O modelo também é conhecido como “gestão de parceria” e tem trazido muitos benefícios para quem o contrata.

Definindo de um modo simplista, o conceito de outsourcing nada mais é do que delegar serviços a terceiros. No mercado, o outsourcing é um processo muito adotado por empresas que necessitam de um serviço que não é especialidade do seu negócio para desenvolver determinada área ou processo, principalmente no que diz respeito a questões jurídicas e cumprimento dos requisitos legais.

O que é Outsourcing e como funciona?

Mas não se engane: o outsourcing é muito mais do que a mera terceirização de serviços. Ele é um excelente recurso, por exemplo, para auxiliar a equipe de gestão de Meio ambiente e Saúde e segurança ocupacional, prestando consultoria jurídica de ponta e conferindo mais qualidade aos processos. Além disso, o outsourcing permite um controle dos planos de ações da empresa, mantendo-os atualizados de acordo com o planejamento proposto e ainda minimizando os riscos derivados do não atendimento às obrigações legais.

O outsourcing pode complementar uma gestão empresarial de diversas formas, seja através da identificação das áreas de abrangência das obrigações ou na indicação de documentos e evidências de atendimento em todas as obrigações aplicáveis ao negócio. Ele ainda é de grande ajuda para manter uma organização atualizada sobre as novas publicações legislativas, proporcionando um melhor controle dos processos e diminuindo os riscos e sanções legais devido à não conformidade.

O melhor momento para a contratação do outsourcing vai depender de cada organização. A contratação pode ocorrer no início do monitoramento da legislação aplicável ou quando o trabalho de monitoramento já estiver em andamento.

Se a escolha se der no momento inicial, é importante planejar todo o período de trabalho, o que pode ser feito através de um cronograma firmado entre as partes. Isto garante segurança para os dois lados. Mas, caso a escolha se der quando o monitoramento já estiver vigente, o foco será na revisão detalhada das evidências.

O outsourcing confere uma série de vantagens à empresa que o contrata
Como monitorar os Requisitos Legais com Outsourcing?

O outsourcing confere uma série de vantagens à empresa que o contrata

Implementação de melhorias significativas: o outsourcing aumenta a eficiência do canal de comunicação entre todas as unidades de uma empresa. É notório que um olhar externo avaliando os processos da empresa pode oferecer uma visão muito mais ampla do negócio, pois não estará influenciado pelo ambiente.

Aumento da produtividade: o outsourcing deixa a equipe mais disponível para se dedicar aos processos operacionais, já que todo o foco nas obrigações legais ficará por conta de um time especializado.

Aumento da competitividade: o outsourcing é capaz de tornar uma empresa mais competitiva. Isso porque a contratação de profissionais dedicados e com alto desempenho traz maior segurança técnica e jurídica para as organizações. Além disso, a empresa terá acesso a indicadores de performance mais precisos, podendo estabelecer regras e metas para melhorar sua gestão.

Redução de Riscos: o outsourcing preserva o empresariado de riscos de processos trabalhistas, acidentes de trabalho e passivos previdenciários, pois toda a responsabilidade dos profissionais envolvidos nas atividades será assumida pela empresa contratada. Com isso, há uma redução visível nos riscos do negócio.

Redução de custos: normalmente, o outsourcing traz uma redução visível dos custos para a empresa contratante, pois evita a manutenção custosa de funcionários especializados fixos e ainda gera economia devido ao melhor aproveitamento de todos os recursos.

Foco no cliente: com o outsourcing, é possível prever todas as atividades e assim acordar sobre as cláusulas contratuais que irão reger a relação entre as empresas numa transação. Desta forma, tem-se um ganho na produtividade e também no desempenho da organização.

Uso de tecnologia para automação dos processos: as empresas especializadas em outsourcing possuem o know-how do serviço a ser prestado e dominam todas as ferramentas tecnológicas para contribuir com a organização contratante, agilizando processos e aumentando a produtividade. Processos automatizados trazem mais segurança e credibilidade na tomada das decisões.

O outsourcing é uma excelente maneira de conhecer as fraquezas e as forças de sua empresa, tornando os processos ainda mais produtivos, otimizando todas as atividades e conduzindo ao sucesso duradouro.

Entre em contato conosco para saber mais sobre a Metodologia Outsourcing da Verde Ghaia

para saber mais sobre a Metodologia Outsourcing da Verde Ghaia
Outsourcing – Melhorias e agilidade para sua Gestão

Auditoria de Conformidade Legal através do LIRA-SOGI

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O objetivo principal de uma auditoria de conformidade legal é a verificação do atendimento aos Requisitos Legais por parte da organização e consiste numa avaliação, por equipe ou por profissional devidamente capacitado, do nível de atendimento aos requisitos legais aplicáveis à organização.

Tal avaliação é realizada por meio de visita às instalações para observação das principais atividades e processos significativos, entrevistas com colaboradores da empresa, além de verificação documental, para se coletar evidências de conformidades ou não-conformidades.

A importância da Auditoria de Conformidade Legal

A Auditoria de Conformidade Legal serve para a organização ter uma visão gráfica e em relatório, referente ao atendimento aos Requisitos Legais (Federais, Estaduais e Municipais) e orientar a alta direção na tomada de decisões estratégicas.

Essa atividade é aplicável a todos os tipos e portes de organizações. Pode ser oferecida, tanto no início da contratação de qualquer serviço da Verde Ghaia, quanto durante as prestações de serviços (principalmente SOGI) com a periodicidade anual ou semestral (recomendação mínima).

Para dar início a Auditoria de Conformidade legal será preciso obter informações, visando diagnosticar a necessidade técnica do cliente. Dentre as informações, pode-se citar:

  • Existência de Sistema Gestão;
  • Necessidade de estar em compliance com os requisitos legais aplicáveis ao negócio;
  • Data da última auditoria legal;
  • Ocorrência de autuações (com ou sem aplicação de penalidade) por parte de órgãos ambientais, Ministério do Trabalho, e outros governamentais, etc.
  • O que está definido no procedimento de requisitos legais ou escopo sistema gestão.

Desse modo, busca-se passar por todas as etapas padrões para realização deste serviço, tais como:

  • Reunião de abertura;
  • Validação do Plano de Auditoria;
  • Visita às instalações;
  • Verificação das Evidências Objetivas (envolvendo novas visitas, entrevistas e avaliação documental);
  • Reunião de fechamento e alinhamento do atendimento aos requisitos legais;
  • Elaboração do Relatório de Auditoria de Conformidade Legal e envio para o cliente.
  • Priorização das não conformidades considerando a metodologia do risco legal da Verde Ghaia.
https://www.youtube.com/watch?v=LnfX_iyFHhM&t=40s
Compliance aliado a sua gestão!

Quais os benefícios para a sua empresa?

  • Tomada de decisões estratégicas e priorização de recursos, tais como investimentos financeiros e estruturais, contratação de mão de obra, profissionalização, investimentos tecnológicos, treinamentos, dentre outros;
  • Prevenção de multas, autuações, paralisação de atividades, por meio de antecipação de possíveis irregularidades que possam ser corrigidas antecipadamente a uma fiscalização;
  • Atendimento a um requisito normativo obrigatório para sistemas de gestão (ISO 45001, ISO 14001, SA 8000, ISO 9001, ISO 22000), cuja ausência pode representar uma Não Conformidade MAIOR em auditorias de certificação.
  • Decisório e preparatório para a conquista da certificação internacional.
  • Compliance nos requisitos legais aplicáveis ao negócio.

Quando contratar uma Auditoria de Conformidade Legal?

A planilha LIRA tem que estar criada e o Questionário de Adesão Online tem que estar atualizado (formato padrão de auditoria); excepcionalmente pode ser realizado sem esse envio quando o cliente enviar a sua relação de requisitos legais a serem auditados ou quando desejar apenas uma avaliação menos detalhada (diagnóstico legal, por exemplo, sem as evidências de conformidade legal padrão que o SOGI permite); ou uma “due diligence”.

  • O alinhamento entre o cliente (pessoa que irá receber os auditores) e setor Comercial da Verde Ghaia com relação ao serviço que foi contratado e atividades que serão executadas não;
  • Confirmação por parte do Auditor, logo no início dos trabalhos, do escopo de serviço contratado, alinhando com o cliente as formas de execução e possíveis ajustes que se fizerem necessários, acionando o Departamento Comercial, sempre que necessário;
  • Alinhamento e validação do plano de auditoria de conformidade legal com o cliente dispondo sobre os temas, áreas e horários previstos para o processo de auditoria;
  • Inserção de informações claras e completas na agenda do auditor com relação ao serviço contrato bem como informações relacionadas à logística;
  • São imprescindíveis a disponibilidade e o acompanhamento durante todo o período de auditoria de funcionários responsáveis (ao menos 1 Guia por Auditor) pelo sistema de gestão da Organização, caso a organização não possua um sistema de gestão implementado, que seja disponibilizado funcionário responsável pelo atendimento de requisitos legais da organização;
  • Será necessário tempo de dedicação diário do auditor no registro das conformidades e não conformidade no sistema SOGI;
  • Como o relatório de auditoria de conformidade legal da Verde Ghaia é gerado pelo SOGI, software de gestão integrada online, é necessário disponibilização de acesso à internet para o auditor.

Resultados de Auditoria: Fatos e Evidências

Os resultados de auditorias são fatos e evidências objetivos verificados por um auditor durante o processo de Auditoria de Conformidade Legal. Tais evidências podem ser coletadas de várias formas, dentre as quais destacamos a avaliação de documentos, a verificação em campo dos processos, as entrevistas com os funcionários e a observação da execução das atividades de uma empresa.

A realização de auditorias é imprescindível para qualquer organização que possua um sistema de gestão implementado. A função de tais auditorias é verificar se o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.

Entre em contato para mais informações sobre os serviços de Auditoria de Conformidade Legal da Verde Ghaia.

Qual a importância de realizar Auditoria de Conformidade Legal?
Qual a diferença entre Auditoria de Conformidade Legal e Preenchimento do LIRA?

Como o SOGI LIRA ajuda na qualidade de seus processos?

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Já ouviu falar do Módulo LIRA? Ele faz parte do SOGI, software desenvolvido para proporcionar uma visão clara de todo o sistema de gestão de uma empresa, tanto do ponto de vista operacional quanto gerencial.

Este software utiliza as metodologias mais modernas de sistemas de gestão e surge como um substituto das planilhas de Excel. Seu objetivo é facilitar o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização e gerenciar os planos de ação para melhorar o atendimento de tais requisitos.

O que é SOGI Módulo Lira?

É uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado constantemente para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

Sua interface possui painéis de bordo que apresentam todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Ela também conta com um sistema de cores, que alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Além disso, pode-se cadastrar outros requisitos, sejam eles associados a clientes, fornecedores, normas técnicas, obrigações derivadas de comunidades de partes interessadas, licenças e condicionantes. Pode-se também fazer o controle de históricos de registro do sistema de gestão, introduzir anexos, evidências, fotos e registros que provam a forma da condução e do monitoramento de seu sistema de gestão.

Todas as informações são organizadas e facilmente verificadas através de relatórios com gráficos e estatísticas. E tudo com suporte técnico e jurídico de uma equipe especializada para garantir a eficácia e eficiência do sistema de gestão.

Quais são os ganhos ao usar módulo LIRA?

Saiba mais sobre o Módulo Lira e os seus Benefícios

Saiba mais sobre o Módulo Lira e os seus Benefícios

# O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes (federais, estaduais e municipais);

# O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações. Também possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

# Você pode criar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos. Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada item e ficar ciente do custo do não cumprimento de um requisito e do índice de recorrência de cada um;

# É possível gerar cartas de atualização mensais e emitir alertas de atualização de legislações e de pendências no sistema.

Além disso, sua empresa contará com suporte técnico e suporte jurídico, e também de uma assessoria para esclarecimento de dúvidas.

O LIRA torna mais fácil e seguro o monitoramento de todas as leis e requisitos legais aplicáveis à sua organização, impedindo a perda de prazos e o não cumprimento de leis importantes para sua empresa. Evite multas, reduza riscos de acidentes de trabalho, crimes ambientais ou embargos trabalhistas através de uma gestão preventiva, garantindo a Compliance de sua empresa no atendimento à legislação.

LIRA agilizando seu monitoramento

O Módulo Lira, da plataforma SOGI é capaz de listar todos os requisitos aplicáveis à sua empresa. Além disso, temos uma equipe técnica e jurídica que capta as leis, analisa e interpreta. Logo em seguida, são inseridas no Módulo LIRA.

O módulo Lira permite que você tenha acesso às obrigações que os requisitos legais geram para sua empresa. Portanto, com este módulo, sua empresa será capaz de fazer todo o gerenciamento, por meio das evidências ou do não cumprimento. Tudo de maneira assertiva!

O LIRA possui atualização mensal e oferecemos todo Suporte Técnico e Jurídico necessários para o bom andamento da sua gestão. De agora em diante, monitorar seus requisitos aplicáveis ficou mais fácil!

Fale conosco e solicite uma apresentação da Módulo LIRA – SOGI!

VG Digital: A solução para agilizar sua Gestão de Conformidade Legal

Postado em por Comunicação

Gestão de Conformidade Legal.O aplicativo VG Digital chega ao mercado como uma ferramenta facilitadora, cuja principal função é fornecer mobilidade na gestão do SOGI, o Sistema Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia.

Este app foi criado com o intuito de trazer mobilidade nas questões de evidenciação das conformidades e das obrigações que já fazem parte do SOGi.

O LIRA facilita o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização e gerencia os planos de ação a fim de melhorar o atendimento de suas obrigações.

Por ser uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado constantemente a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

O APP – VG Digital é a versão móvel do seu SOGI

O VG Digital traz, principalmente, a vantagem da gestão de evidências de uma obrigação, que com o aplicativo, pode ser feito in loco, inclusive com em modo offline. Muitas vezes, o trabalho de registros de evidências necessita ser realizado em campo, ou seja, os auditores precisam comparecer às empresas para fazer a inspeção visual do local a fim de assegurar que tudo esteja em conformidade com a legislação.

Em muitas organizações, como siderurgias e indústrias com maquinário pesado, não é possível estabelecer uma conexão com a rede de internet em todas as áreas físicas inspecionadas, e por isso o auditor invariavelmente cai no esquema de retrabalho. Primeiro ele registra as evidências em campo, e depois, quando retorna à sua empresa, ele transcreve e registra todas as informações para o sistema online.

O app VG Digital elimina essa necessidade de retrabalho, permitindo que o registro da auditoria seja feito off-line, no ato da visita em campo.

VG Digital: A solução que você esperava para agilizar sua Gestão de Conformidade Legal
VG Digital SOGI

Outra vantagem, é que quando é reestabelecida uma conexão com a internet, a sincronização de dados se dá automaticamente e todas as informações registradas em campo são sincronizadas com o SOGi web. O ganho de tempo é considerável.

Além disso, o VG Digital também conta com uma extensa biblioteca de requisitos legais, a qual contém todos os dados pertinentes ao seu negócio referentes à legislação e a indicadores dos sistemas contratados, seja  Meio ambiente, saúde e segurança ocupacional, segurança alimentar, responsabilidade social, energia, qualidade ou outro sistema.

Os requisitos também são acessíveis no modo off-line. Durante uma reunião, por exemplo, o gestor pode consultar dados importantes sem precisar recorrer ao seu desktop, o que ocasionaria interrupções e quebra de ritmo.

VG DIGITAL: a forma mais fácil e rápida de se comunicar

O app VG Digital também possui uma seção dedicada a comunicados, a fim de facilitar a comunicação entre o sistema da Verde Ghaia e os 35 mil usuários do SOGi. Nesta parte do sistema, todas as informações dignas de destaque são enviadas aos clientes, via notificação. Se houver, por exemplo, a divulgação de um prazo para migração à determinada ISO, o fato será conhecido imediatamente.

O aplicativo também proporciona a criação de planos de ação, e os dados podem ser inseridos a qualquer momento, mesmo off-line.

Durante uma reunião de equipe, é comum que haja a tomada de decisões e que os detalhes precisem ser inseridos no módulo eletrônico de gerenciamento, adotado pela empresa.

Agora o gestor pode simplesmente abrir o app VG Digital durante a reunião e inserir os dados simultaneamente, enquanto eles ainda são discutidos. Não será preciso mais aguardar o encerramento do encontro com os colaboradores. E todos estes dados podem ser editados a qualquer tempo.

App VG Digital é a ferramenta ideal para facilitar auditorias e reuniões, proporcionando ganho de tempo e reunindo os dados de forma imediata, prática e segura.

Leias mais sobre Negócios, Gestão, Monitoramento de Requisitos Legais, Conformidade Legal no Blog.

Área de abrangência de um requisito no Lira

Postado em por Comunicação

Área de abrangência, responsável por indicar as áreas de aplicabilidade do requisito, podendo ser área física ou área de responsabilidade. As áreas de abrangência são cadastradas pelo cliente e podem ser genéricas ou especificas. Essa opção permite a empresa identificar as áreas responsáveis por cada requisito e obrigação. Para alterar o modo de abrangência, o usuário deve clicar em EDITAR REQUISITO.

Área de Abrangência

  • Abrangência Genérica: Deve ser utilizada quando uma única evidência sirva para todas as áreas de abrangência vinculadas à obrigação.
  • Abrangência especifica: Deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência.

Nota: Se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de GENÉRICA para ESPECÍFICA, a evidência genérica se replicará para todas as áreas e ela poderá ser alterada separadamente dentro de cada área. Ou seja, cada área de abrangência terá sua própria evidência.

Se o contrário ocorrer, ou seja, se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de ESPECÍFICA para GENÉRICA, as evidências de cada área se juntarão em uma única evidência genérica. Nesse caso, se as evidências específicas forem diferentes umas das outras, elas serão reunidas no mesmo campo, mas separadas por ponto e vírgula.

No entanto, mesmo com a opção de EVIDÊNCIA GENÉRICA, o sistema permite que a empresa atribua áreas diferentes para as obrigações do requisito.

Para vincular as áreas à um requisito é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA. Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

Nota: Se preferir vincular as áreas também às obrigações selecione a opção vincular “sim”.

Á área de abrangência também poderá ser vinculada pela obrigação. Para este caso o sistema faz a inserção automática junto ao requisito. Para vincular as áreas à uma obrigação é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA.

Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Assim como no vínculo de área no requisito, será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

SOGI: alinhado as Normas ISO

O SOGI é totalmente alinhado às normas internacionais de certificação ISO. Ele pode ser utilizado de maneira totalmente online, sem necessidade de instalação, permite um número ilimitado de usuários e também conta com a garantia de segurança e sigilo das informações. A utilização desta ferramenta vai permitir que você diminua os riscos e os prejuízos da sua empresa, te proporcionando uma nova experiência quando se trata de alcançar ótimos resultados em sistemas de gestão.

E se ainda resta dúvidas do por que utilizar o SOGI em seu negócio, continue a ler o artigo para conhecer ainda mais suas inúmeras vantagens e benefícios.

Um dos principais benefícios do LIRA é permitir que você conheça todos os riscos e requisitos legais aplicáveis em seu negócio, e assim poder fazer o gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação. E por listar todos os requisitos aplicáveis, incluindo as obrigações que os requisitos geram para sua empresa, este módulo permite que você tenha uma ampla visão de todo o processo, pois todas as informações são organizadas e facilmente verificadas por meio de relatórios com gráficos e estatísticas, garantindo assim a eficácia do seu sistema de gestão.

Agende uma apresentação do Módulo SOGI LIRA!

MÓDULO LIRA - Gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação. 
Gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação.

Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

Postado em por Comunicação

Quando pensamos em sistema de gestão, é comum imaginarmos pastas lotadas de documentos, transmitindo uma ideia de muito trabalho realizado. Contudo, essa realidade, de volume de papéis, não controla e nem gerencia nada de maneira eficaz.

E ao acompanhamos muitos gestores que alcançaram o sucesso em seu sistema de gestão, quando abandonaram, justamente método arcaico de gerenciamento e fazendo uso de ferramentas mais tecnológicas, percebemos o quanto é possível agilizar o operacional dos processos internos e externos.

Dificuldades que todo Gestor se depara

É evidente que podemos gerenciar e controlar a organização e o seu sistema de gestão de diversas maneiras, com níveis diferentes de sucesso, porém, o uso da tecnologia pode facilitar bastante esse processo. Podemos citar como exemplo o processo de monitoramento e avaliação de requisitos legais aplicáveis, que é um requisito presente em algumas normas, tais como ISO 14001 e ISO 45001.

Já parou para pensar quantos requisitos legais são aplicáveis à sua empresa? E quais deles são relacionados ao meio ambiente? Ou Segurança Ocupacional?

À essa altura podemos não ter um número na cabeça, mas sabemos que são muitos. Agora pense em quantos dias você precisaria para levantar toda essa legislação, tendo em vista que temos alterações, exclusões e o surgimento de novas leis quase que diariamente no país. Até aqui podemos observar que o trabalho é grande, e ainda nem mencionamos a parte de interpretar as obrigações legais e avaliar a conformidade.

Requisitos Alteradores

Este item permite a visualização dos requisitos legais que alteram o requisito que está sendo visualizado. Também é exibida a referência ou regulamentação legal do requisito, caso possua. Esses requisitos alteradores ou referenciadores poderão ser visualizados através do ícone , como mostra a tela abaixo:

Para visualizar o texto dos requisitos alteradores ou referenciadores o usuário deve clicar sobre o nome deles. Uma nova janela se abrirá com o texto do requisito legal, em formato PDF, devidamente atualizado, de acordo com o banco de dados da Verde Ghaia.

Notas:

  • Para acessar o texto do requisito é necessário utilizar o Adobe Reader®.
  • No cabeçalho de cada página o usuário poderá verificar se o requisito legal possui outros anexos.
Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

Edição de requisitos

Através da edição do requisito  , o usuário poderá alterar a aplicabilidade, prioridade, observações, área de abrangência específica ou genérica, inserir área de abrangência e o responsável. Portanto, ao clicar no ícone EDITAR REQUISITO a seguinte aba se abrirá:

NOTA: Os campos de edição de requisitos serão abordados mais adiante neste manual.

Status do requisito

Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

O status do requisito demostra como está o atendimento do requisito legal através de uma faixa colorida abaixo do nome do requisito. O status pode ser:

  • Requisito em adequação (cor laranja): Significa que há pelo menos uma obrigação NÃO CONFORME (não atendida), não avaliada ou sem evidência.
  • Requisito Atendido (cor verde): Significa que todas as obrigações estão em conformidade (atendidas) e apresentam evidência objetiva.
  • Requisito Real sem obrigação (cor azul): Significa que há requisitos reais sem obrigações como NBRs e outros requisitos. Esses requisitos têm aplicabilidade real por via de alguns requisitos legais.

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