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Eficiência no monitoramento e Controle de Fornecedores

No artigo anterior, abordou-se o tema sobre o controle de requisitos aplicáveis aos fornecedores. Contudo, ter apenas o controle não basta. É preciso ser eficiente para gerar dados e a partir deles ações estratégicas para se alcançar o resultado pretendido.

Como controlar os Requisitos dos fornecedores?

Para ter um controle eficiente é preciso ter uma ferramenta online capaz de controlar os requisitos aplicáveis aos fornecedores, abrangendo todas as áreas da organização, a fim de manter todo o controle em um só lugar. Unificando este controle, os requisitos ajudarão no direcionamento nas ações para agilizar e tornar eficientes os processos da sua gestão.

Portanto, esqueça as planilhas de controle, o trabalho é excessivamente burocrático, moroso e principalmente, sujeito à falhas, comprometendo a sua gestão estratégica.

A Gestão de Fornecedores não deve e não pode ser vista como um processo operacional apenas, ela é fundamental para a tomada de decisão, uma vez que está ligada, diretamente, ao crescimento sustentável da organização em parceria com seus fornecedores.

Por que aconselhamos a não usar Planilhas de Controle?

As planilhas de controle geralmente são usadas por várias pessoas e de diferentes áreas, que mudam, alteram e modificam toda a estrutura, dados e informações internas. Com isso, pode acontecer de dados importantes serem perdidos e consequentemente, resultar em prejuízo nas decisões estratégicas da organização envolvendo os seus fornecedores.

Além disso, são muitos os documentos, com diferentes prazos de validade, que precisam ser monitorados para garantia da conformidade dos fornecedores com relação aos requisitos aplicáveis. E para complicar ainda mais, muitos requisitos se modificam ao longo do tempo do contrato, seja por alterações na legislação ou pelos próprios critérios de fornecimento da organização contratante.

Outro aspecto importante, é a comunicação da gestão de fornecedores a todos os envolvidos, seja dentro e fora da organização contratante. Todas as áreas da empresa devem ter conhecimento dos requisitos a que um fornecedor está sujeito e o fornecedor deve ser comunicado e cobrando quanto ao atendimento.

Sendo assim, trabalhar com as planilhas de controle não o ajudarão, pelo contrário, poderá gerar muito mais problemas, principalmente por estarmos trabalhando com dados pessoais e sigilosos.

Como descartar as Planilhas de Controle?

O primeiro passo para solucionar os problemas de controle de requisitos e ainda estar de acordo com as regras da LGPD, a solução é optar por ferramentas que auxiliam na sua gestão de fornecedores e que ainda garante a proteção de dados tanto do fornecedor quanto as suas.

SOGI Supplier possui todas as características propícias para a sua gestão transparente, segura e ágil.

A ferramenta é capaz de gerenciar os requisitos aplicáveis (legais ou específicos) aos fornecedores, através da definição de check lists temáticos que possibilitam o controle do atendimento de obrigações aos diversos tipos de fornecedores e escopos dos contratos firmados pela organização contratante.

Funcionalidade do SUPPLIER para sua segurança e agilidade

Para exemplificar tudo que dissemos anteriormente, o controle dos requisitos aplicáveis é feito através da vinculação do check list ao contrato/fornecedor, permitindo que o usuário tenha acesso às funcionalidades da ferramenta para realizar o controle do seu fornecedor.

O fornecedor, por sua vez, será imediatamente avisado que existem check lists a serem respondidos no SOGI Supplier, demonstrando ao seu fornecedor que a empresa contratante realiza gestão e controle sobre os requisitos exigidos.

Nos Checklist de controle, o fornecedor poderá anexar documentos, fotos, controlar prazos de validade, enviando informações diretamente através do SOGI SUPPLIER para que a organização contratante tenha acesso rápido e de todos os documentos relacionados àquele fornecedor.

Avalie seus fornecedores no SUPPLIER

A organização contratante poderá validar ou recusar os documentos enviados pelo seu fornecedor, obtendo assim o % de atendimento dos requisitos estabelecidos em cada check list. Quando a organização contratante recusa um documento do check list, o fornecedor é avisado para que possa tomar as providencias de adequação.

Para facilitar a comunicação e visão de todos os documentos, você poderá acessar o painel de acesso do SUPPLIER e visualizar todos os documentos que estão para vencer, enviando alertas por e-mail com antecedência aos responsáveis. Agindo dessa maneira, você garante uma gestão efetiva com base em ações preventivas.

Ainda é possível criar um questionário para avaliação programada e periódica dos fornecedores, tais como auditorias e inspeções, para levantar dados de desempenho ao longo do tempo. Esse levantamento permite uma análise quantitativa e qualitativa de performance do seu fornecedor, o que pode ser um fator importante de decisão para continuidade/renovação do contrato.

Relatórios De Desempenho

Ao realizar uma gestão de fornecedores com o SOGI Supplier, sua organização terá acesso a todos os documentos, dados e informações em um único local, permitindo que os resultados de desempenho dos seus fornecedores (atendimento ou não atendimento aos requisitos estabelecidos) sejam avaliados pela Alta Direção para tomada de decisão estratégica.

E a ferramenta SOGI Supplier permite definir de forma personalizada os níveis de desempenho dos fornecedores que a organização contratante considera aceitáveis. Assim, é possível reduzir os riscos de exposição, no que se refere ao não atendimento da legislação, e que consequentemente pode prejudicar o fornecimento e até a possível corresponsabilização da organização contratante.

Sendo assim, é importante ter em mãos relatórios estratégicos que condensam todas as informações à organização contratante, para que esta tome decisões mais assertivas sobre os contratos estabelecidos e acompanhe a evolução e desenvolvimento dos seus fornecedores a fim de reduzir custos, tempo e riscos nos contratos.

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Viviane Diniz | Gestão de Fornecedores

Como identificar e controlar os Requisitos do fornecedor?

Muitas organizações desconhecem os requisitos legais aplicáveis aos seus fornecedores, parceiros e terceiros. Infelizmente, elas passam a ter conhecimento, apenas quando ocorre um problema grave, prejudicando todo o processo da cadeia produtiva.

E apenas para te recordar, o não cumprimento de requisitos é uma relação de corresponsabilidade. Isso significa, que qualquer problema relacionado ao seu fornecedor, é também um problema seu! E não pode ser um jogo de empurra-empurra! Portanto, desconhecer os requisitos legais aplicáveis aos seus fornecedores, não pode ser mais justificativa para você.

Boa leitura!

Qual a relação dos requisitos legais e fornecedores?

Como dito anteriormente, não ter controle dos requisitos legais dos fornecedores, pode gerar uma série de problemas e atrapalhar todo o andamento dos processos internos e externos da sua organização. Principalmente, se você não tiver uma ferramenta capaz de abranger todas as áreas que lidam com fornecedores.

O controle de requisitos legais aplicáveis de fornecedores começa com o envolvimento de todas as áreas. É o primeiro passo para evitar falhas na comunicação, dados e informações incompletos, contribui na melhoria do controle da qualidade dos fornecedores, visão ampla das condições de atendimento, de desempenho e performance.

Quanto mais controle dos requisitos você tiver, maiores serão os dados e informações estratégicos e de desempenho dos fornecedores para melhorias nas futuras contratações.

Sugestão de leitura: Gestão de Fornecedores: você avalia a satisfação dos consumidores?

Levantamento de Requisitos Aplicáveis

Este é um passo importante! Antes de contratar uma empresa parceira, terceiro ou fornecedor, você precisa saber se todos estão aptos para essa pareceria. Portanto, é importante saber quais requisitos têm sido cumpridos e não cumpridos, para avaliar se ele é capaz de entregar o produto e/ou serviço que você deseja obter.

Para exemplificar, imagine que você tem um fornecedor que não atende a legislação ou não tem capacidade de cumprir com os prazos de entrega estabelecidos, por você. Logo, ele não deverá ter seu fornecimento homologado, isto é, não será aprovado administrativamente, por não ser capaz de atender aos requisitos aplicáveis. 

A partir desse exemplo, consegue compreender por que todas as áreas devem ser envolvidas? Caso algum requisito, de determinada área, não seja cumprido, o processo pode ser interrompido ou um plano de ação estabelecido para corrigir em tempo qualquer desvio.

Sugestão de leitura: Como melhorar sua Gestão de Fornecedores?

Consequências do não atendimento aos Requisitos

Quando as organizações, ao realizar uma contratação, não controlam adequadamente estes requisitos, elas se colocam em risco de responder judicialmente, de forma solidária, caso o seu fornecedor não atenda algum requisito legal.

E as consequências podem ser desde sanções financeiras, pelo não atendimento à legislação de segurança e saúde, trabalhista, ambiental, tributária etc., até a paralização das atividades e operação do fornecedor, que pode colocar a organização contratante em situação de risco perante seus próprios clientes.

Como adequar o controle dos requisitos legais?

Para adequar o controle dos requisitos legais, abrangendo todas as áreas da organização, é importante deixar claro para os seus fornecedores o que deve ser observado e atendido. E a organização contratante, por sua vez, deve realizar um levantamento completo dos contratos firmados para que a partirdo escopo de cada produto e serviços envolvidos, seja possível identificar toda a legislação e requisitos específicos que seu fornecedor deverá atender.Tendo todos esses dados em mãos, é a hora de definir os critérios de prioridade e criticidade.

Pode-se dizer que o controle manual através de planilha é inexecutável. São tantos dados e tantos documentos que informações importantes serão perdidas, comprometendo toda a gestão e acarretando problemas muito mais sérios como interdição das atividades, por exemplo.

Software SUPPLIER: Controle de Requisitos Aplicáveis dos Fornecedores

Para melhorar a performance ou implementar sua gestão de fornecedores, é imprescindível ter um software capaz de abranger várias áreas ao mesmo tempo e que funcione de maneira online, permitindo que o controle seja realizado de qualquer lugar.

O SUPPLIER é uma ferramenta que possui várias funcionalidades para gerenciar cada um dos seus fornecedores e ainda possui funcionalidades ligada à outras ferramentas da VG.

Assim, o SUPPLIER é capaz de levar até você, requisitos atualizados e interpretados corresponder ao ramo de atividade do seu fornecedor, além de proporcionar um dossiê de cada fornecedor, de modo que não haja qualquer tipo de empecilhos, quebrando regras de contrato.

Saiba como o SUPPLIER vai melhorar a sua gestão de fornecedores. Fale com nosso Consultor especializado em gestão e conheça na prática as funcionalidades.

Sugestão de leitura: Gestão de fornecedores: o que é? E como fazer com excelência

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A Verde Ghaia possui grande expertise e conta equipe de consultores especializados para fornecer toda assessoria na definição e atualização dos requisitos aplicáveis aos fornecedores de diversos escopos, tipos de produtos e serviços, dando maior segurança ao processo de controle e monitoramento que vem a seguir.

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Viviane Diniz | Gestão de Fornecedores

Como melhorar sua Gestão de Fornecedores?

Supplier é um software desenvolvido pela Verde Ghaia para ajudá-lo na na Gestão de Fornecedores, Parceiros e Terceiros. O Objetivo é realizar uma gestão totalmente centralizada para que os processos possam ser realizados de forma ágil e segura.

Toda organização que preza pela qualidade e segurança dos seus processos, entende que realizar uma gestão de fornecedores não é uma tarefa simples, ao contrário, exige do gestor muito cuidado, pois um erro pode comprometer todo o processo.

Portanto, a gestão de fornecedores é primeiro passo para a satisfação do seu cliente. O olhar da sua gestão de fornecedores deve também ter como foco, o seu cliente, uma vez que o seu sucesso está diretamente relacionado à expectativa do seu consumidor, a partir do momento em que ele realiza uma compra com você!

Você já realiza a Gestão dos seus fornecedores?

Uma gestão de fornecedores eficiente possibilita avaliar, monitorar e analisar todos os dados e informações sobre seu fornecedor e seus terceiros. Por exemplo, você sabe qual a relação do seu consumidor final com os seus fornecedores? Como essas partes estão interrelacionadas? 

Nos dias de hoje, as empresas precisam pensar na Gestão de fornecedores, com  foco no consumidor para que possa atender às expectativas dele, tornando o produto e/ou serviço mais competitivos e obtendo uma gestão de fornecedores mais efetiva.

Sugestão de leitura: Gestão de fornecedores, você a faz?

Como saber se a sua Gestão de Fornecedores está adequada?

Para acompanhar as operações estratégicas mais de perto, executando-as com mais segurança e obtendo resultados melhores, é necessário que o Gestor acompanhe mais de perto o fornecedor, avaliando o que está sendo entregue e executado, verificando as especificações, os requisitos de transporte, o compromisso com datas e prazos estipulados e se o fornecedor tem os mesmos critérios quando precisa terceirizar algum serviço ou produto para te entregar.

Mas, como controlar vários fornecedores ao mesmo tempo? São muitos documentos, licenças, requisitos, prazos de entrega, qualidade dos produtos. A solução é uma ferramenta que atenda às necessidades mais importantes de uma gestão de fornecedores e que também ofereça dados e informações estratégicos para a tomada de decisão desta gestão.

Por isso, o SOGI SUPPLIER foi criado com as melhores metodologias, para oferecer aos nossos clientes a solução para suas rotinas operacionais e estratégicas.

Conheça o SOGI SUPPLIER e surpreenda-se com todas as novidades em solução tecnológica que a Verde Ghaia tem!

SUPPLIER: Somos ousados, porque fazemos diferente!

Assim é a Verde Ghaia, ousada, inovadora, criativa, visionária e tecnológica. Desenvolvemos os melhores produtos e serviços, porque nós entendemos as necessidades reais de nossos clientes, ajudando-o a revolucionar as suas oportunidades de crescimento.

Todos os nossos serviços e produtos sempre estão em melhoria contínua, porque acreditamos que tudo pode ser aperfeiçoado e customizado para atender da melhor maneira às suas necessidades.

Buscamos desenvolver ferramentas ágeis e sempre alinhadas às rotinas processuais e estratégicas da sua gestão. Por isso, sabemos que é importante entender a rotina de cada cliente, para que ele tenha a melhor solução, gerando assim, resultados sólidos para toda a organização.

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