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Como escolher um software para tratar as Não Conformidades

Postado em por Comunicação

Não exite uma fórmula mágica para gerenciar as Não Conformidades relacionadas ao sistema de Gestão, seja do seu negócio, processo, produto, acidentes e incidentes, auditorias internas e externas. Existem sim, ferramentas capazes de ajudar e muito os gestores nessa complexa tarefa.

Mas, antes de escolher o Software mais adequado a sua Gestão de não conformidades, saiba quais são as características principais que ele deve ter, para que sua gestão de TNC seja eficiente e assertiva nas tratativas.

Boa leitura!

Tipos de não conformidades que o software precisar tratar

O software precisa tratar as não conformidades reais e potenciais da organização, tendo todos os requisitos exigidos de normas de gestão de tratamento de conformidade e não conformidade.

Serve tanto para conformidades de sistema de gestão e não conformidades de requisitos legais ou qualquer outra conformidade vinda de inspeção de auditorias de fornecedores, por exemplo.

O software precisa respeitar as etapas de tratamento de não conformidade?

Existem várias etapas que devem ser seguidas para garantir o sucesso do tratamento das não conformidades. A metodologia utilizada, por exemplo, no Módulo TNC SOGI, segue todas estas etapas descritas a seguir e que a Equipe da Verde Ghaia considera importante, conforme as metodologias estudas e a experiência adquirida nesses 20 anos de gestão.

1a etapa: o registro da não conformidade.

Aqui é descrito o maior nível possível de detalhes, descrevendo qual ou quais foram os desvios que ocorreram. Conte uma história. Explique detalhadamente o que ocorreu. Não deixe passar nada. Evidências são importantes neste momento.

2ª etapa: referenciar essa não conformidade.

Esse desvio está relacionado a que? A um requisito legal, a um requisito interno, a um procedimento interno, a um procedimento corporativo, a uma norma de sistema de gestão? Qual requisito não foi atendido? Ou seja, nesse momento identifica-se o que está sendo descumprindo.

3ª etapa: é onde é feita a análise crítica dessas não conformidades.

Na análise crítica identifica-se quais as consequências que essa não conformidade traz para a organização e que contexto que a não conformidade está presente.  É importante destacar nesta etapa:

  • Reincidência: é a primeira vez que ocorreu aquela falha ou já ocorreu mais de uma vez?
  • Abrangência: o que a não conformidade identificada afetou, quais foram os processos impactados, descreva os efeitos.

4ª etapa: ações imediatas

Apontar qual ação imediata foi tomada diante da não conformidade, assim que ela for identificada.

5ª etapa: em seguida é feita uma análise de causa raiz.

Ou seja, é feita a avaliação de qual é a causa raiz dessa não conformidade, qual foi o principal motivo pelo qual ela ocorreu. E essa análise da causa raiz pode ser feita através de várias ferramentas da qualidade, como por exemplo, brainstorming, diagrama de Ishikawa, MASP (Método de Análise e Solução de Problemas), árvore de cinco porquês, entre outras. 

6ª etapa: aprofundamento na busca pelas causas da não conformidade

Assim, visa-se a melhoria contínua dos processos. Por isso, nesta etapa, é definida as ações a serem tomadas e também quanto elas custarão. Essas ações podem estar relacionadas a uma ou a várias causas diferentes.

7ª etapa: delegue responsáveis e prazos para essas ações.

E também se estima qual o resultado esperado da tratativa dessa não conformidade. E para saber se a ação adotada foi realmente eficaz, realiza-se a análise de eficácia, que obedeça aos prazos estabelecidos para que não seja cometido o erro de não eliminar a causa e futuramente ter de novo o mesmo problema.

É muito importante que todas as informações sejam corretamente registradas, porque quem for fazer a análise de eficácia tem que verificar se as ações propostas foram cumpridas e se o resultado esperado foi atingido. E geralmente quem faz uma análise de eficácia é alguém que está fora, ou uma pessoa diferente que não tomou ações. Por isso essa etapa é importante, para que haja tenha uma visão geral do sistema.

Todo software tem que ter uma metodologia definida?

É importante que todo ferramenta de gestão tenha em sua tecnologia uma metodologia definida com base em normas, requisitos, regas, leis. Enfim, toda metodologia se baseia em estudos aprimorados que serão colocados em prática. Portanto, a resposta é Sim!

É preciso que o software tenha uma metodologia segura e eficiente, para que o gestor com orientação do software possa seguir etapas de tratamento das não conformidades.

Contudo, um bom software permite que o Gestor inclua anexos para uso de outras metodologias de análise de causas das situações adversas que tem no mercado, se assim for necessário. Esta customização é precisa, pois cada negócio tem as suas especificações.

Aqui, na Verde Ghaia, nós fazemos uso de metodologias renomadas e também buscamos entender as necessidades dos clientes, dando a liberdade de customização, caso o cliente deseje. Isso permite que o software SOGI TNC atinja os resultados desejados pelo cliente.

DICA: Definia um responsável pela Análise de Causa Raiz, podendo ser os envolvidos da área: gestor da área, alguma área de apoio que está relacionada, às vezes um RH, dependendo da situação.

É importante ter uma gestão que faça as evidências das não conformidades?

Esse é o princípio básico de gestão. O objetivo maior da gestão no tratamento das não conformidades é evitar a repetição dos desvios. É ter uma melhoria contínua dos processos.

Então, é muito importante que se faça a tratativa correta das não conformidades e faça esse registro das evidências, a abrangência, que envolva vários responsáveis dentro da organização para essas tratativas.

Por que um Software que trata as NC faz a diferença na Gestão?

É comum que muitas empresas não tenham uma estruturação da análise dos desvios e das não conformidades. Às vezes, porque não sabem realizar uma gestão do tratamento das não conformidades com eficácia. Contudo, a causa principal disso é a dificuldade de colocar no papel o que é feito no dia a dia. Na maioria das vezes na pressa, ou por falta de conhecimento, as pessoas não fazem da maneira correta. E isso, é percebido em diversas situações.

Muitos não têm conhecimento do próprio conceito, e precisam de um treinamento na forma de tratar a não conformidade. Por exemplo, você precisa conhecer qual o objetivo da tratativa de não conformidade para você ter noção dos conceitos e para você aplicar isso na prática.

Importante destacar que quando a não conformidade é recorrente, é possível vê-la em qualquer sistema de gestão ou em qualquer auditoria, afetando negativamente toda a organização.

Consequências para a gestão quando não se tem a análise dos desvios e das NC bem estruturada

RE A base da tratativa da não conformidade é tomar ações para eliminar a causa dos desvios. Se a análise não está estruturada, as não conformidades não são tratadas, porque sem uma estruturação não se consegue chegar à causa raiz do desvio. Assim, acaba somente eliminando os efeitos, e não as causas. E eliminando apenas os efeitos, a não conformidade pode se torna recorrente.

A maior parte das empresas não sabe usar o tratamento das não conformidades a seu favor. E assim elas podem vir a impactar outros processos subsequentes, o meio ambiente, a segurança dos trabalhadores, as partes interessadas, o atendimento de requisitos de clientes e resultar em perdas financeiras. Só uma empresa que tem uma gestão muito boa consegue identificar pontos de melhoria que podem aperfeiçoar os processos ou métodos de trabalho.

É possível gerenciar os desvios e as não conformidades da empresa através de Planilhas em vez de usar de Softwares? Sim, é possível.

Entretanto, os Softwares que existem hoje no mercado, possuem inúmeras vantagens e benefícios que uma planilha não possibilita alcançar. Além disso, as vantagens e os benefícios que um software traz para tanto para a gestão quanto para as organizações em relação a uma planilha de Excel são inúmeras.

Vantagens e Benefícios de um Software para tratar as Não Conformidades

  • Com o software com foco em TNC, você sempre terá ‘planilhas’ e gráficos à sua disposição em tudo o que fizer, sem risco de estarem corrompidas ou com dados que podem ter sido sabotados.
  • Não há necessidade de uma estrutura de TI em sua empresa para utilizar o software.
  • O software precisa ter acesso online, 24 horas por dia de onde você estiver.
  • Busque por um software que não precisa instalar programas nos computadores da sua empresa. Basta ter acesso à internet para obter todas as informações.
  • O armazenamento dos dados feito na nuvem. Assim, o software para TNC garante 100% de confidencialidade e segurança da informação.
  • É possível salvar documentos em evidências objetivas.
  • Você pode gerar relatórios gerenciais em tempo real com apenas um clique, contendo todas as informações que você necessita, permitindo maior assertividade nas tomadas de decisão.
  • Possibilidade de integrar mais rapidamente as unidades corporativas.
  • Não há limite de cadastramento de usuários. Podem ser cadastrados quantos forem necessários, desde que eles sejam colaboradores da sua empresa.
  • Cada usuário pode ser cadastrado com diferentes hierarquias de perfis de acesso, definindo assim quem acessa o que, deixando registrado data, horário de acesso, tipos de modificações e alterações que foram feitas. Os perfis são totalmente configuráveis.
  • O usuário também pode ter acesso corporativo. Dessa forma, pode acessar todas as unidades da sua empresa.
  • Visual atrativo e de fácil utilização.

Qual o diferencial do SOGI TNC para outros que existem no mercado? 

O nível de informações dos softwares existentes no mercado é muito parecido, porque é um nível mínimo exigido nas normas de gerenciamento.

Entretanto, o Módulo TNC foi desenvolvido para ser muito mais que isso. Alguns de seus diferenciais perante outros existentes são:

  • Sua utilização é muito fácil;
  • As informações são visualizadas de maneira muito clara;
  • O número de acessos permitido é ilimitado;
  • É um software totalmente online, podendo ser acessado de onde e quando você quiser;
  • Tem um histórico de modificações, permitindo um maior controle sobre quem fez o que e quando;
  • Gera em tempo real e com apenas um clique os relatórios e gráficos de gerenciamento;
  • Permite a elaboração de planos de ação de modo que você possa traçar metas para que as exigências sejam alcançadas de maneira completa e estratégica, em todos os setores da sua empresa, estimulando inclusive seus colaboradores a se comprometerem com a qualidade do que você oferece.

Quais os benefícios ao usar o Módulo SOGI TNC?

Um dos principais benefícios para a gestão é que o Módulo TNC permite que você tenha uma visão geral de quais são os problemas da sua organização.

Por exemplo, no sistema você consegue compilar os dados, consegue visualizar todas as informações, consegue fazer uma gestão do que está em aberto, do que está em andamento, do que está pendente, de avaliação de eficácia, qual o prazo que cada uma das pessoas responsáveis estão tendo, se estão cumprindo eles ou se estão postergando.

Vantagens e benefícios de utilizar o SOGI TNC em minha organização?

Para a organização de um modo geral, os benefícios que você tem ao usar o Módulo TNC são:

  • Criar e gerenciar ações imediatas, de correção e preventivas;
  • Delegar responsabilidades para todo o fluxo de tratamento da não conformidade;
  • Definir ações preventivas, corretivas, emergenciais, responsáveis e prazos para cada ação;
  • Enviar notificações com prazo e pendências registradas;
  • Gerar relatórios e gráficos gerenciais;
  • Anexar documentos como evidência;
  • Identificar a causa da não conformidade;
  • Avaliar a eficácia dos planos de ação;
  • Poder anexar documentos; e
  • Controlar a permissão de acessos de usuários e alterações de planilhas.

Todas as funcionalidades dos módulos do SOGI também auxiliam que sua organização não comprometa seu sistema de gestão, pois possibilita que seja feita a manutenção dos requisitos que já estão em conformidade legal e trate da maneira mais adequada os que estão em não conformidade.

E para que sua gestão de não conformidades se torne mais tranquila e ágil, a Verde Ghaia também oferece Assessoria no momento de inserir suas evidências de atendimento ou não aos requisitos legais.

Quer saber mais sobre o SOGI LIRA? Deixe seus comentários abaixo e o responderemos em seguida. Se desejar, agende uma apresentação da ferramenta gratuitamente através do fale conosco!

O gerenciamento de não conformidades

Postado em por Comunicação

Muitas empresas ainda não sabem avaliar, se o modo como controlam as suas não conformidades é a mais adequada. No artigo de hoje, discutiremos formas fáceis de controlar as NCs e ainda tratá-las. Boa leitura!

O gerenciamento de não conformidades. Muitas empresas ainda não sabem avaliar, se o modo como controlam as suas não conformidades é a mais adequada.

Quando se fala em construir um banco de dados controlado, que tipo de ferramenta vem à sua mente? Aposto que você pensou no Excel, certo? No entanto, essa ideia não poderia estar mais equivocada. Embora muita gente utilize o Excel, como ferramenta de controle, por incrível que pareça, ele não é nem um pouco adequado para esse tipo de serviço. O Excel é sim, uma ótima ferramenta para muitas outras coisas. Mas, não para o controle e gestão de suas não conformidades.

Para começo de conversa, gerenciar conformidades através de planilhas é um tanto artesanal; isso significa que sua gestão precisará de uma pessoa “por conta” para inserir dados e também analisá-las. E, como estamos falando de controle de processos, a história é completamente diferente. Um controle de dados realizado de forma artesanal, fica bastante suscetível a falhas e, consequentemente tomadas de decisão indevidas.

Por que não usar planilhas para controlar as não conformidades?

Além disso, utilizar planilhas para controle de não conformidades pode ocasionar outro problema: qualquer dado salvo fica estagnado, pois não permite qualquer tipo de interação online. Mas, você dizer, “Ah, mas isso não é um problema. Eu posso salvar minha planilha numa rede, e assim possibilitar que ela seja acessada por vários colaboradores!” Sim, é possível e você pode! Contudo, você estará criando um novo empecilho. Se você usa esse tipo de ferramenta com frequência, certamente já sabe que, uma vez aberta em determinada máquina, uma planilha não pode ser aberta simultaneamente em outro computador. E quando muitas pessoas acessam vários dados, mesmo que seja para visualizar informações, corre-se o risco de seus dados serem apagados.

Na prática, se você estiver realizado a atualização dos dados na planilha de controle, seu colega não poderá acessar o arquivo enquanto você não fechá-lo. Ora, altamente improdutivo! Já imaginou quantas atualizações deixam de ser feitas, porque você estava esperando seu colega fechar a planilha? Além de ter que aguardar, corre-se o risco de alguém esquecer de reabrir o arquivo para registrar os dados. As informações acabam sendo perdidas.

Como controlar as Não Conformidades?

Outra questão importante: um banco de dados para controlar não conformidades, não é eficaz. Isso porque, banco de dados, muitas vezes, somente agrupa informações, mas não alerta a respeito das pendências. Digamos que daqui há um mês, sua empresa passará por uma importante auditoria ambiental. Como ter certeza de que está tudo certo? Por mais que os dados estejam sendo inseridos corretamente na planilha, ela ainda será totalmente dependente de alguém para que conferir se está tudo em conformidade.

Para simplificar esse controle de gestão de não conformidades, as empresas buscam por ferramentas mais ágeis, de modo que possa ser operado por várias pessoas ao mesmo tempo e que as informações não sejam perdidas. Sem falar que há ferramentas que controlam muito melhor todos os dados que foram inseridos, alterados, modificados e apagados e que oferecem backup, em caso de fatalidades.

Software para controlar as não conformidades

Por que usar um Software para controlar as não conformidades?

Um software eficiente e compatível ao controle e gerenciamento das não conformidades deve não apenas armazenar os dados, como também ser capaz de emitir alertas sobre pendências, bem como indicar as respectivas tratativas adequadas.

Se você ainda usa planilhas, entenda que as desvantagens para controle de dados são numerosos, visto que o gerenciar e monitorar exigem especificidades muito além do que essas planilhas podem oferecer. Quando uma planilha fica extensa demais, seu nível de complexidade é diretamente proporcional. Isso prejudica não apenas o controle dos dados, como também se apresenta como um problema físico, pois os arquivos ficam mais sujeitos a travamentos e corrupções; além disso, corre-se o risco de serem apagados facilmente ou apresentar um histórico deficiente para as tomadas de decisão.

Mas por que, há ainda, pessoas que costumam recorrer às planilhas? Muitas vezes, ocorre que o gestor não consegue convencer a direção da sua empresa ou a área de compras, a investir num bom software de gestão. E em outros casos, existem a falta de desconhecimento da necessidade e importância da gestão de TNCs.

Software para Tratamento de Não Conformidades

O Módulo TNC (Tratamento de Não Conformidades) da Verde Ghaia, foi desenvolvido exatamente para deixar o processo de gestão das não conformidades muito mais eficaz e estratégico.

O SOGI TNC é indicado para empresas que precisam gerenciar com precisão todas as não conformidades relacionadas ao seu ramo de atividade, processos, produtos e auditorias (tanto internas quanto externas). Deste modo, as ações corretivas e preventivas se tornam muito mais fáceis e seguras de serem tomadas.

Dentre suas várias funções estratégicas, o Módulo TNC possibilita a correlação mais rápida entre as não conformidades e os requisitos normativos aplicáveis à organização. Com ele você pode cadastrar ações, bem como correlacionar os profissionais responsáveis pela abordagem de cada uma delas.

Também é possível criar e gerenciar planos de ação adaptados às necessidades da empresa, incluindo a identificação das causas de uma não conformidade através da técnica de árvore de porquês.

O que o SOGI oferece a sua gestão de TNC?

– Criação e gerenciamento de ações imediatas, tanto corretivas quanto preventivas;

– Possibilidade de delegar responsabilidades ao longo de todo o fluxo do tratamento da não conformidade;

– Definição de ações preventivas, corretivas e emergenciais (personalizadas), determinando os responsáveis e prazos para cada ação;

– Envio de notificações sobre pendências com a devida antecedência;

– Geração de relatórios e gráficos gerenciais;

– Espaço para anexar documentos (tais como evidências);

– Mapeamento preventivo de possíveis desvios ao longo de todo o processo de gestão, o qual inclui a verificação de não conformidades semelhantes;

– Análise de desvios e de não conformidades do processo de forma estruturada, abordando todas as etapas de um plano de ação para o tratamento de não conformidades: causa raiz, avaliação de eficácia, ação imediata, análise crítica etc;

– Interface com espaço para atualização de riscos e oportunidades identificados quando o planejamento já se encontra vigente;

– Controle das permissões de acessos de usuários ou alterações nas planilhas online;

– Diferentemente dos controles de planilhas, o Módulo TNC pode ser acessado simultaneamente por várias pessoas;

– Não trava ao abrigar grande volume de informações;

– É capaz de alertar sobre pendências e ações corretivas.

Evidências de atendimento aos requisitos legais com SOGI TNC

Além disso, ao adquirir o Módulo SOGI TNC, também é possível contar com a assessoria de especialistas da Verde Ghaia, os quais ajudarão a inserir no sistema as evidências de atendimento ou não atendimento aos requisitos legais.

O Módulo TNC possui interface amigável e de fácil utilização. E mesmo sendo online, apresenta 100% de confidencialidade e segurança de suas informações. “Ah, mas então é a planilha, o grande vilão da minha vida profissional?” Não mesmo!! Ele é excelente para várias funcionalidades, porém, não é ideal para um tratamento eficaz de não conformidades.

Lembre-se de quanto menos tempo, sua empresa gastar em atividades operacionais, mais tempo ela terá para se dedicar às atividades estratégicas. Quando uma organização não consegue gerir bem seus processos, só tem a perder. O tratamento de uma não conformidade envolve não apenas correção, mas também prevenção, palavra-chave dentro daquelas empresas que desejam atingir um novo patamar de qualidade.

Se você também deseja melhorar sua gestão, fale com nosso consultor! Será um prazer ajudá-lo a conquistar melhoria contínua em seus processos.

Avaliação não conformidade: revisão dos levantamentos

Postado em por Comunicação

Não conformidade: é quando determinado produto ou processo se revela insatisfatório em relação a um requisito da Norma sob a qual ele foi avaliado.

Quando realizamos uma auditoria interna em nossa organização, não é incomum que sejam encontradas algumas não conformidades.

E o que fazer quando isso acontece?

Em primeiro lugar, o gestor jamais deve trabalhar sob a ótica de “apontar culpados” de maneira acusatória. A auditoria interna serve exatamente para preparar o terreno para as avaliações da auditoria externa. E é nesse momento que as ações devem ser tomadas.

A medida inicial é a abertura de um relatório de não conformidade, com análise de causa-raiz do problema e as devidas ações para evitar nova ocorrência. Se você tem dúvidas de como realizar tal classificação, saiba que uma não conformidade pode se apresentar em diversos níveis. A definição da urgência de cada uma será determinada de acordo com o contexto e a necessidade da empresa.

  • Origem externa ou interna:  como o próprio nome já diz, uma não conformidade é relacionada a normas externas (como a ISO) ou tem sua origem em produtos/serviços de fornecedores. Já a interna vem de normas ou processos internos da organização. Quando o problema envolve fornecedores, estes devem ser informados imediatamente.
  • Maior ou menor intensidade: esta classificação define as prioridades de correção das não conformidades. Uma não conformidade menor pode ser uma falha pontual, daquelas que não afetam o cliente ou que causam apenas desperdícios sutis. Já a não conformidade maior está relacionada a problemas graves, que afetam o cliente ou exigem retrabalho, e obviamente têm prioridade no tratamento. Um adendo importantíssimo: o acúmulo ou reincidência de não conformidades menores pode ser considerado uma não conformidade maior.
  • Real e potencial: a não conformidade potencial é aquela que ainda não se concretizou, ou seja, que ainda pode ser prevenida. Já a não conformidade real é aquela vigente, cujas consequências podem ser sentidas e observadas. A não conformidade potencial está ligada às ações preventivas e a não conformidade real, às ações corretivas.
  • Requisito: também é possível classificar as não conformidades de acordo com o requisito que deixou de ser atendido. Pode ser relacionado à qualidade do produto, a uma queixa de cliente, ao não cumprimento de uma Norma ou de um requisito legal etc.

Conhecer a origem da não conformidade

Conhecer a orgiem é essencial para saber como abordá-la e para definir se ela precisa ser tratada a partir da causa-raiz; e avaliar seu nível de gravidade ajuda na hora de definir prioridades (“O que deve ser resolvido primeiro?”).

Consultores e auditores experientes já estão acostumados a se deparar com uma listagem comum de não conformidades atendidas. Ao conhecê-la, você fica ciente de problemas que podem ser evitados em sua organização. Veja abaixo:

  • Lista mestra de registros/documentos em desacordo com os documentos distribuídos em campo, ou seja, aqueles distribuídos aos setores e gestores de apoio. Um problema muito comum nesse aspecto é a documentação de colaboradores em desacordo com o estabelecido na descrição de seus respectivos cargos.
  • Materiais controlados armazenados inadequadamente ou sem a devida identificação.
  • Colaboradores atuando sem os devidos treinamentos.
  • Controles e processos obsoletos ou desatualizados.
  • Correções e manutenções de última hora. O auditor sempre observa a data dos procedimentos. Quando há muitos deles realizados em datas próximas à auditoria, fica nítido que a organização não está cumprindo processos, e sim tentando resolver tudo a toque de caixa para não ser punida.
  • Falhas nos controles tecnológicos e na rastreabilidade de elementos estruturais.
  • Falha no controle e descarte de resíduos.

Um bom jeito de controlar as não conformidades (desde a descoberta à mitigação e acompanhamento) é a ferramenta PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir), sobre a qual já falamos aqui.

Identificação da Não Conformidade

Depois que a não conformidade for devidamente identificada, tratada e aprovada, a empresa pode emitir uma declaração de conformidade para atestar que aquele produto ou processo está em acordo com a Norma relacionada. A declaração pode ser em papel ou mídia fotográfica/digital, o que for mais adequado ao caso em questão.

É muito importante abordar todas as não conformidades identificadas, mesmo que algumas não necessitem de tratamento imediato. Isso evita uma bola de neve de eventos equivocados que podem se tornar altamente problemáticos no futuro.

Conheça sobre o SOGI -TNC (Tratamento de Não Conformidades).

Se preferir, Agende uma apresentação e transforme sua gestão!

Sugestão de leitura:

Falhas comuns no Tratamento de Não Conformidades

Processo de Tratamento de Não Conformidades

Redação de Não Conformidade: simplese objetiva

Por que toda organização deve se preparar para Auditoria?

Postado em por Comunicação

Saber quais são os procedimentos de uma auditoria e como ela ocorre, é fundamental para as organizações entenderem seus processos e verificarem se há falhas. E caso haja, abrir uma não conformidade para que possa ser tratada.

Se preparar para auditoria é essencial para o empresário que almeja crescimento. Essa é uma etapa importante para que a empresa consiga se manter competitiva, identificar falhas e erros em seus processos e otimizar a rotina de trabalho. Além disso, ajuda estrategicamente a empresa, já que a auditoria pode identificar oportunidades de melhorias,

A auditoria é também uma forma eficaz de diminuir os gastos, e com isso melhorar as condições financeiras do negócio.

Quando uma organização se preparar para auditoria, ela também evita multas e sanções legais – que podem levar aos famosos “rombos financeiros”. Portanto, as auditorias são de suma importância para a empresa que deseja garantir a saúde do seu negócio.

Como se preparar para auditoria?

Antes de falarmos sobre como se preparar para auditoria, é importante entender que existem dois tipos disponíveis: a auditoria interna e a externa. A primeira, como o próprio nome sugere, é realizada por um profissional da empresa. A segunda, por sua vez, é aquela que acontece quando o ambiente profissional recebe a visita de um auditor externo, enviado para analisar determinada situação.

Se preparar para auditoria é importantíssimo, pois será uma garantia de que sua empresa atue dentro da legalidade. Esse é um importante fator competitivo, que fará diferença na qualidade final de seu serviço.

Se preparar para auditoria garante que a sua empresa preste um bom serviço sempre, e para isso você deve seguir algumas dicas de como alinhar os procedimentos para o dia da averiguação profissional.

Passos a serem seguidos para a realização de uma boa auditoria!

Existem alguns passos essenciais que devem ser seguidos para se preparar para auditoria. Embora não seja um roteiro engessado, é uma orientação válida para que você consiga alinhar alguns procedimentos antes da data de averiguação.

  1. Desenvolva um planejamento anual indicando as áreas e os motivos das auditorias;
  2. Estipule a data de início e de encerramento para checagem;
  3. Tenha uma data de reunião e uma data para emissão do relatório final pelo auditor;
  4. Garanta que todos os envolvidos sejam comunicados sobre o planejamento;
  5. Solicitar aprovação da direção;
  6. Prepare uma equipe para esclarecer dúvidas;
  7. Elabore documentos capazes de esclarecer os processos e suas finalidades:
  8. Defina o tipo de auditoria: interna ou externa
  9. Crie um cronograma, definindo pontos:
  10. atividades e processos a serem avaliados;
  11. data e horário para a realização da auditoria;
  12. nomes dos auditores;
  13. nomes dos envolvidos;
  14. nomes dos responsáveis para solucionar dúvidas;
  15. Simule uma auditoria com as áreas;
  16. Teste seus controles internos;
  17. Analise os resultados.

É importante esclarecer que se preparar para auditoria é uma missão para todas as empresas, independente de qual é o seu segmento ou porte. Isso é crucial para que o seu empreendimento atue dentro da legalidade. Por isso você deve seguir essas dicas e sugestões. 

Por que é importante examinar e validar sua gestão?

A auditoria interna é um dos passos essenciais para validar sua gestão, e pode ser a solução para o crescimento da sua empresa. Cumprir com as normas internacionais referentes à sua atividade é importantíssimo. Esse é um meio eficaz de validar sua gestão, e atender aos requisitos essenciais para que sua empresa atue dentro da legalidade – o que é um importante diferencial competitivo, também.

Para ter uma monitoria eficiente referente ao sistema de gestão de sua empresa é essencial que você identifique se existem problemas que precisam ser resolvidos, ou mesmo antecipe essas questões, e desenvolva soluções para as ameaças.

Para validar sua gestão, você pode apostar em uma auditoria interna, que é capaz de mensurar os resultados obtidos através das ações e planejamentos que foram iniciados.

Através de uma boa verificação interna você conseguirá entender se a implementação foi realmente eficiente, e se os objetivos definidos estão sendo alcançados.

Validar a sua gestão através da auditoria interna é um caminho para a certificação!

Passar por uma auditoria de certificação pode ser algo pavoroso para alguns empresários. Por isso é importante se preparar com antecedência, de modo que a sua empresa cumpra com os requisitos.

A auditoria interna consegue validar sua gestão, e torna a sua empresa apta a aprovação dos auditores. Através dessa estratégia você poderá se preparar para obter certificações como:

  • ISO 9001;
  • ISO 14001;
  • ISO 22000;
  • ISO 45001 (OHSAS 18001)

Com uma auditoria de primeira parte você consegue checar se a sua empresa está enquadrada em todas as normas citadas, e com isso facilita a aprovação para certificação.

Vantagens da Auditoria de Sistema de Gestão

São diversas as vantagens de utilizar a gestão de auditoria interna. É uma forma prática de validar sua gestão, e você perceberá três benefícios de maneira mais evidente, com resultados rapidamente alcançados:

  • Desempenho: melhora na avaliação do desempenho dos processos, colaborando assim de forma direta nos resultados do negócio.
  • Não conformidade: Identificação de desvios e Não Conformidades, de forma a possibilitar a tomada de ações corretivas e preventivas.
  • Certificação: Cumprimento de exigências das normas de referência para obtenção de certificações variadas, e que tenham relevância para a sua atividade.

Conheça a Módulo Auditoria, e comece agora a validar sua gestão!

Com o Módulo Auditoria do SOGI, é possível iniciar um programa de auditorias internas de seu sistema de gestão introduzindo critérios claros já determinados pelo seu sistema, de acordo com a periodicidade definida pela sua organização.

Assim, é possível analisar se existe algo para modificar ou melhorar, bem como acompanhar as ações preventivas e corretivas e também avaliar a desempenho dos processos. Além de auditar todo o seu sistema de gestão, com a Módulo Auditoria você também pode auditar a aplicabilidade desses requisitos dentro do seu sistema de gestão.

Todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa, como as não conformidades, as evidências objetivas e a metodologia para o tratamento dessa não conformidade ficam fácil de serem visualizadas.

E tudo ficará registrado, sendo gerados automaticamente relatórios explicativos e relatórios gerenciais, num formato ideal para serem apresentados nas reuniões, de forma a validar sua gestão.

MÓDULO AUDITORIA do SOGI - como fazer auditoria de sistema de gestão com facilidade
E-book sobre Módulo Auditoria de Sistemas de Gestão

O que é uma Não Conformidade?

Postado em por Comunicação

É bem simples explicar o que é uma Não Conformidade. Basicamente, é um não atendimento de um requisito. A ISO 9000 define como um “não atendimento de um requisito pré-estabelecido”. Fácil, não é mesmo?

Porém, mesmo que o conceito de Não Conformidade sendo algo tão simples, a discussão ainda não teve fim e isso gera muitas dúvidas. Pensando nisso, preparamos esse artigo para que você entenda mais sobre o conceito.

Por que o termo Não Conformidade foi aderido pelas organizações?

As empresas estão adotando, cada vez mais, sistemas de gestão. A ideia é fazer com que os processos não gerem produtos não conformes. Meio complicado de entender? Vamos para um exemplo prático para ficar mais fácil.

Imagine que uma empresa opte por realizar determinado procedimento de testes para formalizar e padronizar um dos processos da instituição. Caso, nesse processo, estiver determinado que todos os produtos precisam ser testados, significa que isso é um requisito. Esse requisito é estabelecido pela empresa e precisa ser cumprido.

Em resumo: é algo que a empresa pré-determina para trazer benefícios e agilidades para os processos da empresa e deve ser cumprido. Pode parecer algo muito tradicional e antiquado, mas mais para frente você vai entender que essa ação é muito importante.

Vale ressaltar ainda que, caso a empresa perceba que o pré-requisito está prejudicando as atividades da empresa, ele pode ser retirado ou melhorado. A ideia é que o processo seja atualizado para que volte a trazer resultados positivos.

Sugestão de Leitura: Saiba como realizar o tratamento das suas NC´s

Importância de identificar uma Não Conformidade

Como explicado anteriormente, uma Não Conformidade precisa ser identificada para beneficiar uma empresa, fazendo com que a mesma siga as regras e os processos. Mas, afinal, de quem é a responsabilidade de identificar uma Não Conformidade?

A principal pessoa responsável por identificar uma Não Conformidade é alguém que trabalhe no setor de qualidade da empresa. Porém, ela é a principal pessoa, mas não a única. Qualquer pessoa pode apontar uma Não Conformidade, desde alguém do operacional como uma gerente.

O ideal é que a empresa passe uma cultura onde todos os colaboradores se sintam livres para falar sobre uma possível Não Conformidade. “Possível” porque não são todos os problemas da empresa que são elencados dessa forma. Há alguns problemas que podem ser resolvidos com uma ideia, uma pequena melhoria ou uma sugestão.

EAD da Verde Ghaia sobre o tratamento de Não Conformidade. Vídeos realizados pelos especialistas em sistema de gestão e gerenciamento de requisitos legais.
Conheça o Módulo SOGI para Tratamento de Não Conformidades – TNC

Por que criar tratativas para cada uma Não Conformidade aberta?

Primeiro, é importante ressaltar que é fundamental tratar as Não Conformidades da empresa. Para trata-las, a empresa deve estabelecer metas para garantir que ela se desenvolva de forma saudável. Por meio das metas, será possível trilhar um plano estratégico para com que as Não Conformidades sejam corrigidas.

Mas, como é possível melhorar e corrigir os problemas? O recomendado é que você use ferramentas de qualidade. Essas, por sua vez, irão atuar na causa dos problemas, de forma a rever, verificar, registrar, conduzir para a análise ou eliminar as Não Conformidades.

Caso, as Não Conformidades não voltem a acontecer, a empresa pode evoluir o fluxo de processos. Isso tudo, sem precisar gastar recursos ou gastar tempo nas correções dos problemas.

Passo a passo para tratar as Não Conformidades

A Não Conformidade apareceu? Então resta trata-la, não é mesmo? Mas, o que deve ser feito? Quais são os passos para realizar essa ação? Basicamente, são necessários dois passos. Confira abaixo.

Passo 1: identificando e agindo

O primeiro passo é fazer com que todos entendam que estão diante de uma Não Conformidade. Certamente, algo deve ser realizado para reverter o problema. O batimento de metas pode ser uma boa forma de fazer essa avaliação.

Se a empresa não consegue atingir os objetivos, pode-se entender que a instituição está diante de uma Não Conformidade. A ISO 9001 recomenda que diante dessas situações, algumas das opções abaixo devem ser levadas em consideração:

  • Correção;
  • Segregação, contenção, retorno ou suspensão de provisão de produtos e serviços;
  • Informar ao cliente;
  • Obter autorização para aceitação sob concessão.

Passo 2: descrição

A situação está sob controle? Houve uma ação imediata para resolver o problema? Então mantenha a calma e registre o acontecido. Um documento que pode servir para tal atividade é o Relatório de Não Conformidade. No relatório, alguns pontos devem ser descritos com detalhes, como:

  • Origem: aponte o ponto inicial do problema;
  • Reincidência: é a primeira vez que o problema ocorre ou não?
  • Requisito: mostre qual requisito não foi atendido;
  • Descrição: conte uma historinha. Explique, de forma detalhada e com evidências o que aconteceu;
  • Abrangência: descreva os efeitos causados pela NC;
  • Ação de correção: qual ação imediata foi realizada para resolver o problema.
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Quais são os resultados quando tratadas as Não Conformidades?

1. Quais resultados podem ser obtidos quando as tratativas são realizadas?

De forma bem resumida, quando você trata uma Não Conformidade, o problema é resolvido para que não torne a acontecer. Isso melhora os processos da empresa, tornando o trabalho mais fluído e eficaz.

Acredito que, ao longo do artigo, você conseguiu perceber essa informação sozinho. O tratamento das NC’s é importante para que a empresa ande no caminho correto. Afinal, as ações corretivas serão realizadas justamente para resolver o problema.

Basta que você procure entender o problema como um todo. Isso serve para todas as áreas da sua empresa. Se há um problema e ele é resolvido, por menor ou maior que seja, o que acontece? A empresa trabalha de forma mais produtiva, com foco nos resultados e na Alta Performance.

Pois bem. Esses são os resultados obtidos quando as tratativas das Não Conformidades são resolvidas em tempo hábil. Mas, o que acontece quando ocorre o contrário?

2. Não Conformidade: por que tratá-las? Quais problemas podem aparecer quando uma organização não se importa em resolver uma Não Conformidade?

Da mesma forma que tem empresas que se preocupam com os problemas que ocorrem no meio e tentam resolvê-los, existe o contrário. Empresas que sabem que o problema existe, mas que não se importam em resolver. Quais as consequências desses atos?

Quando você deixa de resolver uma Não Conformidade, consequentemente, outros problemas vão surgir. Isso acontece porque o problema inicial não foi resolvido, então outros problemas vão ser acarretados.

Quando isso acontece, a empresa tem duas opções: ou procura resolver o mais rápido possível ou “entrega os pontos”. Não é para esperar outros problemas aparecerem para que os primeiros sejam resolvidos.

Vai virar uma bola de neve e a empresa pode acabar entrando no prejuízo e tendo graves consequências. Funcionários insatisfeitos, clientes desistindo da parceria, prejuízos financeiros são apenas alguns dos problemas que podem vir a ocorrer.

Por isso, não deixe de resolver as Não Conformidades que aparecem na sua empresa. Não adie. Tem poder quem age. E mais ainda quem age certo e na velocidade certa. Sendo assim, não deixe virar uma bola de neve. Tenha proatividade e faça sua empresa prosperar.

Considerações Finais

Nesse artigo, entendemos o que são as Não Conformidades, como elas podem afetar uma empresa e como os problemas devem ser resolvidos. Você também compreendeu como o plano de ação deve ser realizado para que a Não Conformidade seja resolvida.

Agora é com você. Siga nossas dicas e não deixe que as Não Conformidades atrapalhem os resultados e o progresso da sua empresa. Cuide hoje para colher bons resultados amanhã.

Espero que você tenha entendido e tenha gostado da explicação desse artigo sobre Não Conformidade.

Dúvidas, entre em contato conosco ou deixe seus comentários. Até mais!

Como saber se a sua empresa está em Conformidade?

Postado em por Comunicação

Lembra-se dos velhos filmes de faroeste, quando o bandido normalmente era chamado de “fora da lei”? Era sempre um personagem vil e indigno de confiança, certo? Agora pense numa empresa que não está em conformidade com as leis. É tão ruim quanto os pistoleiros dos filmes, não é mesmo?

Seguir a legislação aplicável é imperioso para qualquer empresa se manter em atividade. E para que a administração jurídica funcione da melhor maneira, o ideal é contratar um módulo de gestão que reúna em seu banco de dados todas as leis aplicáveis e que permita o monitoramento constante delas, evitando assim o pagamento de multas e o cumprimento de penalidades.

Mas como escolher a melhor estrutura jurídica para sua empresa? Abaixo damos algumas dicas que podem ajudar a sua gestão a atender os requisitos.

Software de gestão + consultoria Jurídica.

O ideal é contar com estes dois recursos. O software de gestão que ajuda a reunir todas as informações num único sistema, permitindo o monitoramento de vários aspectos, como a validação de novos requisitos legais, dos planos de ações vencidos, das cartas mensais de atualização, bem como o acompanhamento de pendências, do posicionamento sobre auditorias, do tratamento de não conformidades e outros. E a equipe especializada que assegura que todos os dados sejam interpretados e tratados da maneira mais adequada possível.

Capacidade técnica da equipe

O monitoramento de todas as publicações pertinentes à identificação das obrigações legais exigem uma estrutura robusta. Nossa legislação é complexa e repleta de incisos que muitas vezes não são tão simples assim de se interpretar. Conte sempre com profissionais altamente capacitados, a fim de garantir a segurança de todo o processo.

Capacidade de apresentar soluções precisas

Não basta identificar as leis a serem cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de planos de ação corretivos.

Estrutura + Suporte técnico

O volume de informação envolvendo leis é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups. Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.

Históricos e estatísticas

Mantenha sempre um histórico de toda a movimentação jurídica de sua empresa. Isto evitará redundância nos processos e a equipe sempre estará ciente de todos os passos já executados, mesmo que haja troca de pessoal. E adote um sistema que permita a análise mensal das estatísticas de atendimento do monitoramento legal, deste modo será possível analisar as medidas para inserir melhorias e ainda prever uma série de riscos.

Sistema amigável para o usuário

Escolha um sistema com informações claras, que sejam constantemente atualizadas e adaptadas ao ramo de negócios de sua organização. O ideal é que haja a possibilidade de criação e personalização do perfil do usuário, permitindo controle de acesso e de visualizações, bem como a impressão de relatórios, permissões de criações de grupos e distribuição de tarefas para os usuários.

Lembre-se de que o não cumprimento de leis pode ocasionar prejuízos incalculáveis, e não só financeiramente. Uma empresa em não conformidade jurídica pode ser vista até mesmo como desonesta.

O investimento num bom sistema de gestão com uma equipe especializada certamente é muito válido. O retorno será compensador para sua organização, afinal ninguém quer ser um “fora da lei”.

Quer fazer um diagnóstico da sua empresa? Fale conosco!

Qual ferramenta usar para tratar Não Conformidades?

Postado em por Comunicação

O que é uma não conformidade? Quando uma organização está em não conformidade, significa que algum de seus processos está sendo executado de maneira equivocada, o que gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes. No entanto, embora todo defeito seja uma não conformidade, nem toda não conformidade é necessariamente um defeito.

Processos conforme a Gestão da Qualidade

Explicando melhor, o defeito está relacionado a um problema de utilidade ou funcionalidade de determinado processo dentro da gestão de qualidade. Além de não atender ao requisito, quando existe o defeito, o processo se torna improdutivo em boa parte. Por exemplo: determinada linha de produção de garrafas de vidro é capaz de entregar dez garrafas por minuto. Só que devido a um defeito no processo, três garrafas estão se quebrando no ato da fabricação.

Já a não conformidade não está necessariamente ligada a um problema no processo. Pode ser que tudo esteja funcionando perfeitamente, só que algum requisito específico não está sendo atendido e o produto simplesmente não está à altura do padrão de qualidade exigido. Usando mesmo exemplo das garrafas de vidro, seria como se a linha de produção com capacidade para entregar dez garrafas por minuto estivesse entregando apenas oito. Neste caso, a empresa precisa investigar por que a linha está produzindo duas garrafas a menos do que deveria.

Implicações da falta de identificação de uma Não Conformidade

Muitas organizações, por identificarem uma não conformidade de forma errônea, acabam conduzindo ações ineficazes, fazendo com que o problema persista ou volte a ocorrer. O tratamento incorreto ou o não tratamento de uma não conformidade podem impactar diretamente no atendimento de requisitos dos clientes e nos regulamentos legais, resultando em perdas financeiras e muito mais.

“Evitar a não conformidade significa evitar prejuízos ou retrabalhos na operação das empresas.” A melhor forma de evitar esse tipo de problema é buscando a melhoria contínua. Mas para que ela realmente aconteça, é necessário rever todos os processos constantemente e não ter medo de corrigir os erros ou de realizar modificações.

Devemos nos lembrar de que os processos de uma companhia estão em constante transformação, tudo sempre pode ser feito forma mais ágil ou mais fácil, principalmente nos dias de hoje, em que a tecnologia evolui rapidamente e é uma grande aliada nos processos empresariais.

Melhoria Contínua dos Processos

Auditoria de Conformidade Legal – Elias Temponi e Marcela Guaracy

A melhoria contínua, inclusive, é um objetivo bastante favorecido pelas normas descritas na ISO 9001, a qual visa exatamente o aperfeiçoamento do sistema de uma organização através da padronização do sistema de gestão. Quando a empresa conquista o selo ISO 9001, seus processos se alinham aos requisitos da norma e isto por sua vez impede que quaisquer produtos ou serviços sejam desenvolvidos fora do padrão de qualidade e aquém das expectativas dos clientes. Com a ISO 9001, as dez garrafas são produzidas por minuto e saem perfeitas!

Lembrando também que o desprezo por uma não conformidade pode render consequências muito mais graves, que podem vir na forma de penalidades pesadas, como multas vultosas. Uma não conformidade pode estar em desacordo com as leis ambientais, por exemplo. Ou ser passível de causar um acidente.

Embora seja impossível livrar uma empresa de erros, a função do gestor é reduzir ao máximo possível os riscos em potencial. E em caso de identificação de desvio ou de não conformidade, deve-se tomar as ações pertinentes para corrigir os problemas o quanto antes e evitar que eles voltem a ocorrer.

Somente deste modo, pode-se garantir a melhoria contínua dos processos, produtos ou serviços e, principalmente, evitar que sua organização fique mal vista no mercado. 

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Dicas de Leitura:

Auditoria de conformidade legal como instrumento preventivo
Conceitos e definições para um Sistema de Gestão

Softwares

Serviços

Certificações

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