tipos de não conformidades – SOGI
×

Avaliação não conformidade: revisão dos levantamentos

Não conformidade: é quando determinado produto ou processo se revela insatisfatório em relação a um requisito da Norma sob a qual ele foi avaliado.

Quando realizamos uma auditoria interna em nossa organização, não é incomum que sejam encontradas algumas não conformidades.

E o que fazer quando isso acontece?

Em primeiro lugar, o gestor jamais deve trabalhar sob a ótica de “apontar culpados” de maneira acusatória. A auditoria interna serve exatamente para preparar o terreno para as avaliações da auditoria externa. E é nesse momento que as ações devem ser tomadas.

A medida inicial é a abertura de um relatório de não conformidade, com análise de causa-raiz do problema e as devidas ações para evitar nova ocorrência. Se você tem dúvidas de como realizar tal classificação, saiba que uma não conformidade pode se apresentar em diversos níveis. A definição da urgência de cada uma será determinada de acordo com o contexto e a necessidade da empresa.

  • Origem externa ou interna:  como o próprio nome já diz, uma não conformidade é relacionada a normas externas (como a ISO) ou tem sua origem em produtos/serviços de fornecedores. Já a interna vem de normas ou processos internos da organização. Quando o problema envolve fornecedores, estes devem ser informados imediatamente.
  • Maior ou menor intensidade: esta classificação define as prioridades de correção das não conformidades. Uma não conformidade menor pode ser uma falha pontual, daquelas que não afetam o cliente ou que causam apenas desperdícios sutis. Já a não conformidade maior está relacionada a problemas graves, que afetam o cliente ou exigem retrabalho, e obviamente têm prioridade no tratamento. Um adendo importantíssimo: o acúmulo ou reincidência de não conformidades menores pode ser considerado uma não conformidade maior.
  • Real e potencial: a não conformidade potencial é aquela que ainda não se concretizou, ou seja, que ainda pode ser prevenida. Já a não conformidade real é aquela vigente, cujas consequências podem ser sentidas e observadas. A não conformidade potencial está ligada às ações preventivas e a não conformidade real, às ações corretivas.
  • Requisito: também é possível classificar as não conformidades de acordo com o requisito que deixou de ser atendido. Pode ser relacionado à qualidade do produto, a uma queixa de cliente, ao não cumprimento de uma Norma ou de um requisito legal etc.

Conhecer a origem da não conformidade

Conhecer a orgiem é essencial para saber como abordá-la e para definir se ela precisa ser tratada a partir da causa-raiz; e avaliar seu nível de gravidade ajuda na hora de definir prioridades (“O que deve ser resolvido primeiro?”).

Consultores e auditores experientes já estão acostumados a se deparar com uma listagem comum de não conformidades atendidas. Ao conhecê-la, você fica ciente de problemas que podem ser evitados em sua organização. Veja abaixo:

  • Lista mestra de registros/documentos em desacordo com os documentos distribuídos em campo, ou seja, aqueles distribuídos aos setores e gestores de apoio. Um problema muito comum nesse aspecto é a documentação de colaboradores em desacordo com o estabelecido na descrição de seus respectivos cargos.
  • Materiais controlados armazenados inadequadamente ou sem a devida identificação.
  • Colaboradores atuando sem os devidos treinamentos.
  • Controles e processos obsoletos ou desatualizados.
  • Correções e manutenções de última hora. O auditor sempre observa a data dos procedimentos. Quando há muitos deles realizados em datas próximas à auditoria, fica nítido que a organização não está cumprindo processos, e sim tentando resolver tudo a toque de caixa para não ser punida.
  • Falhas nos controles tecnológicos e na rastreabilidade de elementos estruturais.
  • Falha no controle e descarte de resíduos.

Um bom jeito de controlar as não conformidades (desde a descoberta à mitigação e acompanhamento) é a ferramenta PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir), sobre a qual já falamos aqui.

Identificação da Não Conformidade

Depois que a não conformidade for devidamente identificada, tratada e aprovada, a empresa pode emitir uma declaração de conformidade para atestar que aquele produto ou processo está em acordo com a Norma relacionada. A declaração pode ser em papel ou mídia fotográfica/digital, o que for mais adequado ao caso em questão.

É muito importante abordar todas as não conformidades identificadas, mesmo que algumas não necessitem de tratamento imediato. Isso evita uma bola de neve de eventos equivocados que podem se tornar altamente problemáticos no futuro.


Conheça sobre o SOGI -TNC (Tratamento de Não Conformidades).

Se preferir, Agende uma apresentação e transforme sua gestão!


Sugestão de leitura:

Falhas comuns no Tratamento de Não Conformidades

Processo de Tratamento de Não Conformidades

Redação de Não Conformidade: simplese objetiva

Por que toda organização deve se preparar para Auditoria?

Saber quais são os procedimentos de uma auditoria e como ela ocorre, é fundamental para as organizações entenderem seus processos e verificarem se há falhas. E caso haja, abrir uma não conformidade para que possa ser tratada.

Se preparar para auditoria é essencial para o empresário que almeja crescimento. Essa é uma etapa importante para que a empresa consiga se manter competitiva, identificar falhas e erros em seus processos e otimizar a rotina de trabalho. Além disso, ajuda estrategicamente a empresa, já que a auditoria pode identificar oportunidades de melhorias,

A auditoria é também uma forma eficaz de diminuir os gastos, e com isso melhorar as condições financeiras do negócio.

Quando uma organização se preparar para auditoria, ela também evita multas e sanções legais – que podem levar aos famosos “rombos financeiros”. Portanto, as auditorias são de suma importância para a empresa que deseja garantir a saúde do seu negócio.

Como se preparar para auditoria?

Antes de falarmos sobre como se preparar para auditoria, é importante entender que existem dois tipos disponíveis: a auditoria interna e a externa. A primeira, como o próprio nome sugere, é realizada por um profissional da empresa. A segunda, por sua vez, é aquela que acontece quando o ambiente profissional recebe a visita de um auditor externo, enviado para analisar determinada situação.

Se preparar para auditoria é importantíssimo, pois será uma garantia de que sua empresa atue dentro da legalidade. Esse é um importante fator competitivo, que fará diferença na qualidade final de seu serviço.

Se preparar para auditoria garante que a sua empresa preste um bom serviço sempre, e para isso você deve seguir algumas dicas de como alinhar os procedimentos para o dia da averiguação profissional.

Passos a serem seguidos para a realização de uma boa auditoria!

Existem alguns passos essenciais que devem ser seguidos para se preparar para auditoria. Embora não seja um roteiro engessado, é uma orientação válida para que você consiga alinhar alguns procedimentos antes da data de averiguação.

  1. Desenvolva um planejamento anual indicando as áreas e os motivos das auditorias;
  2. Estipule a data de início e de encerramento para checagem;
  3. Tenha uma data de reunião e uma data para emissão do relatório final pelo auditor;
  4. Garanta que todos os envolvidos sejam comunicados sobre o planejamento;
  5. Solicitar aprovação da direção;
  6. Prepare uma equipe para esclarecer dúvidas;
  7. Elabore documentos capazes de esclarecer os processos e suas finalidades:
  8. Defina o tipo de auditoria: interna ou externa
  9. Crie um cronograma, definindo pontos:
  10. atividades e processos a serem avaliados;
  11. data e horário para a realização da auditoria;
  12. nomes dos auditores;
  13. nomes dos envolvidos;
  14. nomes dos responsáveis para solucionar dúvidas;
  15. Simule uma auditoria com as áreas;
  16. Teste seus controles internos;
  17. Analise os resultados.

É importante esclarecer que se preparar para auditoria é uma missão para todas as empresas, independente de qual é o seu segmento ou porte. Isso é crucial para que o seu empreendimento atue dentro da legalidade. Por isso você deve seguir essas dicas e sugestões. 

Por que é importante examinar e validar sua gestão?

A auditoria interna é um dos passos essenciais para validar sua gestão, e pode ser a solução para o crescimento da sua empresa. Cumprir com as normas internacionais referentes à sua atividade é importantíssimo. Esse é um meio eficaz de validar sua gestão, e atender aos requisitos essenciais para que sua empresa atue dentro da legalidade – o que é um importante diferencial competitivo, também.

Para ter uma monitoria eficiente referente ao sistema de gestão de sua empresa é essencial que você identifique se existem problemas que precisam ser resolvidos, ou mesmo antecipe essas questões, e desenvolva soluções para as ameaças.

Para validar sua gestão, você pode apostar em uma auditoria interna, que é capaz de mensurar os resultados obtidos através das ações e planejamentos que foram iniciados.

Através de uma boa verificação interna você conseguirá entender se a implementação foi realmente eficiente, e se os objetivos definidos estão sendo alcançados.

Validar a sua gestão através da auditoria interna é um caminho para a certificação!

Passar por uma auditoria de certificação pode ser algo pavoroso para alguns empresários. Por isso é importante se preparar com antecedência, de modo que a sua empresa cumpra com os requisitos.

A auditoria interna consegue validar sua gestão, e torna a sua empresa apta a aprovação dos auditores. Através dessa estratégia você poderá se preparar para obter certificações como:

  • ISO 9001;
  • ISO 14001;
  • ISO 22000;
  • ISO 45001 (OHSAS 18001)

Com uma auditoria de primeira parte você consegue checar se a sua empresa está enquadrada em todas as normas citadas, e com isso facilita a aprovação para certificação.

Vantagens da Auditoria de Sistema de Gestão

São diversas as vantagens de utilizar a gestão de auditoria interna. É uma forma prática de validar sua gestão, e você perceberá três benefícios de maneira mais evidente, com resultados rapidamente alcançados:

  • Desempenho: melhora na avaliação do desempenho dos processos, colaborando assim de forma direta nos resultados do negócio.
  • Não conformidade: Identificação de desvios e Não Conformidades, de forma a possibilitar a tomada de ações corretivas e preventivas.
  • Certificação: Cumprimento de exigências das normas de referência para obtenção de certificações variadas, e que tenham relevância para a sua atividade.

Conheça a Módulo Auditoria, e comece agora a validar sua gestão!

Com o Módulo Auditoria do SOGI, é possível iniciar um programa de auditorias internas de seu sistema de gestão introduzindo critérios claros já determinados pelo seu sistema, de acordo com a periodicidade definida pela sua organização.

Assim, é possível analisar se existe algo para modificar ou melhorar, bem como acompanhar as ações preventivas e corretivas e também avaliar a desempenho dos processos. Além de auditar todo o seu sistema de gestão, com a Módulo Auditoria você também pode auditar a aplicabilidade desses requisitos dentro do seu sistema de gestão.

Todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa, como as não conformidades, as evidências objetivas e a metodologia para o tratamento dessa não conformidade ficam fácil de serem visualizadas.

E tudo ficará registrado, sendo gerados automaticamente relatórios explicativos e relatórios gerenciais, num formato ideal para serem apresentados nas reuniões, de forma a validar sua gestão.

Como saber se a sua empresa está em Conformidade?

Lembra-se dos velhos filmes de faroeste, quando o bandido normalmente era chamado de “fora da lei”? Era sempre um personagem vil e indigno de confiança, certo? Agora pense numa empresa que não está em conformidade com as leis. É tão ruim quanto os pistoleiros dos filmes, não é mesmo?

Seguir a legislação aplicável é imperioso para qualquer empresa se manter em atividade. E para que a administração jurídica funcione da melhor maneira, o ideal é contratar um módulo de gestão que reúna em seu banco de dados todas as leis aplicáveis e que permita o monitoramento constante delas, evitando assim o pagamento de multas e o cumprimento de penalidades.

Mas como escolher a melhor estrutura jurídica para sua empresa? Abaixo damos algumas dicas que podem ajudar a sua gestão a atender os requisitos.

Software de gestão + consultoria Jurídica.

O ideal é contar com estes dois recursos. O software de gestão que ajuda a reunir todas as informações num único sistema, permitindo o monitoramento de vários aspectos, como a validação de novos requisitos legais, dos planos de ações vencidos, das cartas mensais de atualização, bem como o acompanhamento de pendências, do posicionamento sobre auditorias, do tratamento de não conformidades e outros. E a equipe especializada que assegura que todos os dados sejam interpretados e tratados da maneira mais adequada possível.

Capacidade técnica da equipe

O monitoramento de todas as publicações pertinentes à identificação das obrigações legais exigem uma estrutura robusta. Nossa legislação é complexa e repleta de incisos que muitas vezes não são tão simples assim de se interpretar. Conte sempre com profissionais altamente capacitados, a fim de garantir a segurança de todo o processo.

Capacidade de apresentar soluções precisas

Não basta identificar as leis a serem cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de planos de ação corretivos.

Estrutura + Suporte técnico

O volume de informação envolvendo leis é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups. Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.

Históricos e estatísticas

Mantenha sempre um histórico de toda a movimentação jurídica de sua empresa. Isto evitará redundância nos processos e a equipe sempre estará ciente de todos os passos já executados, mesmo que haja troca de pessoal. E adote um sistema que permita a análise mensal das estatísticas de atendimento do monitoramento legal, deste modo será possível analisar as medidas para inserir melhorias e ainda prever uma série de riscos.

Sistema amigável para o usuário

Escolha um sistema com informações claras, que sejam constantemente atualizadas e adaptadas ao ramo de negócios de sua organização. O ideal é que haja a possibilidade de criação e personalização do perfil do usuário, permitindo controle de acesso e de visualizações, bem como a impressão de relatórios, permissões de criações de grupos e distribuição de tarefas para os usuários.

Lembre-se de que o não cumprimento de leis pode ocasionar prejuízos incalculáveis, e não só financeiramente. Uma empresa em não conformidade jurídica pode ser vista até mesmo como desonesta.

O investimento num bom sistema de gestão com uma equipe especializada certamente é muito válido. O retorno será compensador para sua organização, afinal ninguém quer ser um “fora da lei”.

Quer fazer um diagnóstico da sua empresa? Fale conosco!