o que é melhor? trabalhar em casa ou em home office – SOGI
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Como ajudar seu time a gerenciar as tarefas e manter os processos?

Metodologia SMART: o trabalho em equipe já tem um quê de ser naturalmente complicado. Afinal, nem sempre é fácil alinhar tantos raciocínios, hábitos e estilos de trabalhar de cada integrante da equipe. Principalmente nesse período de isolamento social.

É extamente sobre isso, que queremos apresentar nesse artigo: estratégias com base em metodologias que podem ajudar a sua equipe a trabalharem home office sem perder o foco na estratégia principal.

Preparamos algumas dicas para sua Equipe não se perder na hora de gerenciarem suas tarefas para que possam manter os processos ‘caminhando’ adequadamente.

O que é a Metodologia SMART?

Você já ouviu falar da metodologia SMART? Embora tenha sido criada por um administrador, seu foco está nas pessoas e não nas organizações.

Ela foi criada por Peter Drucker (1909-2005), um professor e administrador austríaco considerado o pai da administração moderna. Ele foi um dos pensadores mais reconhecidos do século XX. Era conhecido pelas suas primorosas análises sobre os efeitos da globalização na economia e nas organizações. Drucker dizia que “a administração moderna é a ciência que aborda as pessoas nas organizações”. Mais do que administrar, ele sempre se preocupou com pessoas.

A metodologia SMART é um acrônimo com a palavra inglesa “smart”, que em português significa esperto, inteligente. É uma ferramenta muito útil para as equipes se manterem alinhadas, mesmo à distância. Isso porque, é uma ferramenta ideal para detalhar melhor as tarefas essenciais que deverão ser realizadas para se conquistar uma meta ou objetivo.

5 atributos da Metodologia SMART

S – Specific |Específico: Refere-se a especificar o objetivo, ou seja, definir muito bem a meta.

Ao fazer planos, muita gente comete o erro de estabelecer os objetivos de forma ampla, generalizada. É como dizer “Eu quero ficar rico”. Mas rico, o quanto? E de onde virá a riqueza? E qual o prazo estipulado para ganhar o dinheiro?

É diferente de: “Dentro de cinco anos, pretendo ganhar o dobro do que ganho hoje”. Mesmo que a meta não seja atingida, pelo menos ela foi concebida de forma específica e direta. E desse modo fica muito mais fácil atingir um objetivo.

A meta pode ser vista como uma definição de um caminho traçado, estrategicamente, pela empresa para se alcançar um objetivo em comum. A meta pode ser setorial ou global. Contanto, que seja bem definida, ou seja, bem descrita, detalhada, planejada e alinhada a um objetivo específico para que seja bem executada).

M – Measureable |Mensurável: É o ato de medir o quanto de seu objetivo foi atingido, bem como identificar o momento em que se alcançou a meta.

Este pilar está relacionado à necessidade de monitorar o plano estratégico, verificando se está produzindo resultados ou se abordagem escolhida carece de modificações. Para que você possa mensurar seu processo de maneira eficaz, divida-o em etapas e determine marcos.

Envolva toda a equipe e faça com que todos sejam responsáveis por algum passo no processo. É importante não deixar ninguém de fora, pois o funcionário que se sentir desvalorizado pode se tornar desmotivado.

A – Attainable |Atingível: Chegar à meta desejada é atingível, ou seja, está dentro de suas possibilidades?

É comum o gestor confundir metas desafiadoras com metas impossíveis. As metas desafiadoras podem até fazer bem para a equipe, pois funcionam como um incentivo, principalmente para aqueles indivíduos que gostam desse tipo de estímulo. Já as metas impossíveis acabam desgastando a equipe desnecessariamente e podem causar uma série de conflitos.

R – Relevant |Relevante: Relevância se refere à importância dos marcos do plano estratégico dentro do projeto como um todo.

E também inclui o impacto na empresa, no projeto em si ou até mesmo na carreira dos envolvidos. Sendo assim, demonstre a cada funcionário como o objetivo pode ser bom para eles (pode representar várias coisas: um case de sucesso na carreira, um aumento de salário em função da prosperidade da empresa, possibilidades de promoção ou aprendizado).

Importante: não exagere ou minta ao apresentar a relevância dos planos a cada um. Um funcionário que se sente enganado é um funcionário pronto para abandonar o barco a qualquer instante.

T – Time based|Temporal: Este pilar significa que a meta deve ter um limite de tempo para acontecer, ou seja, um prazo.

Assim, como no exemplo acima, do “Eu quero ficar rico”, você não pode simplesmente dizer “Quero que minha empresa se torne a mais lucrativa de seu nicho”. Em quanto tempo isso vai ocorrer? Cem anos? Dois anos? Sessenta anos? Parece óbvio, mas determinar prazos é importante para evitar problemas como a procrastinação das atividades.

Prazos para os marcos do planejamento

Inclusive, chamamos a sua atenção para os prazos, pois é importante que você determine prazos para todos os marcos do planejamento.

Um exemplo de meta realista: “Em um ano, desejo aumentar meu faturamento em 2%”. Perceba que a meta foi estabelecida de maneira específica, com um prazo e de modo que o resultado pode ser medido, com números que permitam um comparativo de todo o período. Também é um objetivo realista (afinal, não está sendo almejado um aumento de faturamento em 60%, algo totalmente fora da realidade).

E muito provavelmente pode ser alcançado dentro das possibilidades da empresa (a não ser que nos últimos anos ela tenha apresentado resultados pífios e nenhum replanejamento para mudar a situação).

A metodologia SMART ajuda muito no caso de funcionários que necessitam de uma liderança mais assertiva, aqueles que têm dificuldade para realizar uma tarefa, se não houver um chefe comandando o passo a passo, por exemplo. Este é um perfil clássico que não costuma se dar muito bem no home office, portanto, precisa de um “guia” para conseguir concluir suas funções.

Dicas finais para o gestor

Lembrando que não basta apenas passar tarefas à equipe, baseando-se na metodologia SMART. Existem mais alguns pontos que o gestor deve observar ao longo do processo, e que podem ser de grande ajuda:

  • Conheça seus objetivos: ao definir a meta a ser cumprida, saiba bem onde está pisando. Conheça o mercado, os concorrentes, os clientes… Quanto mais sólidos os dados em mãos, mais chances de se chegar ao objetivo.
  • Defina as etapas por prioridades: lembra-se da parte de definir marcos no projeto? Defina também aqueles que são prioritários. Um plano de análise de riscos pode ser essencial aqui. Se não souber como fazer, a ISSO 31000 pode ajudar.
  • Envolva apenas as pessoas necessárias em cada etapa de uma tarefa: é interessante que TODA a equipe esteja envolvida no plano em sei e nos processos, mas não precisa envolver todo mundo em absolutamente tudo. Escolha coordenadores em cada área, de modo que todo mundo participe, mas apenas uns poucos gerenciem. Senão fica uma bagunça.
  • Identifique gargalos e não tenha medo de buscar novos métodos e/ou novas maneiras de se fazer as tarefas: a cada fechamento de etapa, é hora de analisar os resultados. É aí que você vê o que está funcionando e o que não está.
  • Use ferramentas online para orientá-lo no cumprimento das etapas: em tempos de home office, as ferramentas online são indispensáveis. Pesquise todas aquelas pertinentes para sua empresa (se você tiver um departamento de TI, converse com a equipe; eles certamente estarão por dentro das novidades). Um exemplo é o Trello, um aplicativo que funciona como “post its online”. Ele é uma espécie de quadro virtual para gerenciamento de tarefas que segue o método “kanban” (termo japonês que significa “cartão”).
  • Avalie os resultados: isto inclui a avaliação dos objetivos e também do desempenho das pessoas. Não deixe de conversar com a equipe de tempos em tempos. Esteja aberto a ouvir sugestões, desabafos etc. O trabalho em home office às vezes pode ser mais estressante do que no escritório, e é importante verificar a saúde mental de sua equipe e verificar se todos estão conseguindo cumprir seus objetivos. Lembre-se: quanto mais as equipes se envolverem e se sentirem envolvidas, mais fácil será manter os processos em dia.

Você já fez ou faz uso da Metodologia SMART ou outra metodologia? Deixe seu comentário, ele pode ser muito válido para os outros leitores?

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Home office: hora de descobrir suas novas habilidades

Um fato: nem todo mundo nasceu para o home office. Normal. Muita gente necessita de um ritual para funcionar: acordar no mesmo horário, trocar de roupa, tomar o café, pegar o carro ou ônibus, chegar ao escritório, conversar um pouco com os colegas. Essas pessoas, são aquelas que a rotina faz papel de acessório para determinar bem os limites entre lazer e trabalho.

Trabalho Remoto: existe um perfil adequado?

Não é que exista um perfil ideal para o trabalho remoto. Há perfil que tem facilidade em lidar com os atropelos e manter o pique das atividades profissionais e outros que tem dificuldade para trabalhar em casa. Normalmente esse último perfil se entrega ao extremo: ou trabalha além da conta, ou procrastina.

No entanto, diante de todas as mudanças que estamos enfrentando com a pandemia do Covid-19, o trabalho remoto acabou se tornando obrigação em muitos setores devido a pandemia. E aí, não há negociação! É preciso se adaptar.

Caso, você seja do grupo que não gosta muito de trabalhar em home office, que tal parar de amaldiçoar o momento e tentar descobrir novas habilidades?

Descubra novas habilidades para sua vida profissional

Veja como você pode se reinventar, desenvolvendo aptidões que podem te acompanhar não só na vida profissional, como na vida pessoal. Abaixo, seguem aglumas dicas importantes! Boa leitura!

Inteligência emocional

A inteligência emocional é um conceito da psicologia que descreve a capacidade de reconhecer e avaliar não apenas os próprios sentimentos, como os sentimentos alheios, bem como a capacidade de lidar com eles. É um conceito que já vem sendo aplicado no meio corporativo há tempos. Quando você trabalha longe de seus colegas, precisa ser ainda mais habilidoso. A comunicação tem de ser clara para evitar mal entendidos.

E também faz-se necessário captar o sentimento do dia ao lidar com os colegas, pois quando todos trabalham em casa, os problemas pessoais inevitavelmente se misturam à rotina (ainda mais em tempos de pandemia, quando quase todos estão com crianças, idosos e cônjuges confinados no lar). A inteligência emocional é primordial aqui.

Caso você não seja muito bom no trato emocional, é hora de desenvolver essa habilidade; e o melhor jeito de fazê-lo, é escutando o que o outro tem a dizer. Escute mais e fale menos. Você vai desenvolver uma empatia incrível.

Gestão de tempo

É possível trabalhar, ajudar o filho nas tarefas escolares, lavar a louça do almoço e até mesmo fazer uma pausa para o cafezinho? Sim. O segredo é se planejar. Para não se enrolar, defina muito bem as pautas do dia, preferencialmente colocando tudo por escrito.

Execute as tarefas que exigem mais atenção nos momentos em que sua concentração está mais aguçada ou quando a movimentação na casa for menor (quando os filhos tiram uma soneca à tarde, por exemplo). Deixe os familiares cientes de sua rotina, para que respeitem os telefonemas e videoconferências.

E nunca empurre tarefas complexas ou enfadonhas para o final do dia, pois a tendência é procrastinar. E seja realista quanto à sua produtividade, evitando agendar coisas demais para o mesmo período. Importante: cumpra o horário de almoço e faça pausas. E não estenda o expediente para além do necessário.

Destreza tecnológica

Você nunca usou o Zoom? Não sabe bater ponto pelo Tangerino? É péssimo enviando arquivos pelo WhatsApp? Nunca usou o Trello? É hora de aprender tudo isso.

Pode ser meio chato no começo, mas a tecnologia é realmente surpreendente quando bem aplicada. O trabalho vai ficar muito mais fácil.

Organização impecável

O home office não funciona bem se não houver organização. Para começar, mantenha sua rotina, como se fosse trabalhar fora de casa: acorde sempre no mesmo horário, tome seu café, leia as notícias do dia e comece a trabalhar pontualmente.

Mantenha a mesa de trabalho limpa, e limpe também o desktop do computador, evitando polui-lo com arquivos desnecessários. Se puder providenciar um cantinho especial para o trabalho, melhor, preferencialmente com todo o material de escritório ao alcance (grampeador, impressora, tesoura, papeis etc).

Poder de concentração

Muita gente que se considera dispersa está se surpreendendo durante o home office ao descobrir possuir grande poder de concentração. Se você acha que ainda precisa exercitar esse lado, tire proveito de técnicas para fazer o trabalho render.

O método Pomodoro, que existe sprints de trabalho sem interrupções, é um bom jeito de se começar. Outra medida é definir muito bem as tarefas que pretende concluir no dia, e cumpri-las religiosamente. Tome muito cuidado também com a tentação de conferir as redes sociais ou de dar uma espiadinha naquele filme na TV. Você está em casa, mas ainda está trabalhando.

Quem não se comunica, se trumbica

Esta famosa frase era dita por Abelardo Barbosa, o Chacrinha, considerado um dos maiores comunicadores do rádio e da televisão brasileira. Caso você tenha dificuldades para se comunicar, o trabalho remoto não vai deixar muita opção: você vai ter de se adaptar. Aprenda a redigir e-mails breves e diretos (e aproveite para aprimorar a gramática, caso necessário); desenvolva o discurso para falar ao telefone ou em vídeo-chamadas; saiba delegar sem deixar dúvidas.

Se você acha que sua capacidade de comunicação deixa a desejar, converse com colegas para saber em quais pontos precisa melhorar. Vale até mesmo treinar discursos sozinhos na hora do banho ou na frente do espelho.

Marketing pessoal

Não use o home office como pretexto para se isolar. Trabalhar fisicamente distante de colegas e clientes exige mais dedicação na promoção de sua imagem, principalmente quando você deseja ser lembrado para aquele projeto importante.

Cuide das suas redes sociais, em especial aquelas voltadas para o ambiente corporativo (como o LinkedIn). Telefone para clientes vez ou outra, e não deixe de sondar o nível de satisfação deles. Coloque-se disponível para tirar dúvidas de colegas e auxiliar em atividades específicas.

Estar bem é trabalhar bem

Um amigo comentou que o home office o ensinou a coar o cafezinho perfeito. Parece bobagem, mas às vezes é esse café o responsável por proporcionar prazer a um dia particularmente difícil. Valorize os pequenos aprendizados: a capacidade de preparar rapidamente um almocinho gostoso, aquela prática de 15 minutos de HIIT para aquecer o corpo, o cochilo de dez minutos depois da refeição, o banho no meio da tarde só para aliviar as tensões, o crochê que você aprendeu pelo Youtube para relaxar depois do expediente.

Lembre-se de que não somos feitos só de trabalho. Tudo o que aprendemos nos torna mais sábios e melhores. Acima de tudo, o home office proporciona autoconhecimento.

Aproveite para se tornar um ser humano melhor!