o que é LIRA – SOGI
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Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

Quando pensamos em sistema de gestão, é comum imaginarmos pastas lotadas de documentos, transmitindo uma ideia de muito trabalho realizado. Contudo, essa realidade, de volume de papéis, não controla e nem gerencia nada de maneira eficaz.

E ao acompanhamos muitos gestores que alcançaram o sucesso em seu sistema de gestão, quando abandonaram, justamente método arcaico de gerenciamento e fazendo uso de ferramentas mais tecnológicas, percebemos o quanto é possível agilizar o operacional dos processos internos e externos.

Dificuldades que todo Gestor se depara

É evidente que podemos gerenciar e controlar a organização e o seu sistema de gestão de diversas maneiras, com níveis diferentes de sucesso, porém, o uso da tecnologia pode facilitar bastante esse processo. Podemos citar como exemplo o processo de monitoramento e avaliação de requisitos legais aplicáveis, que é um requisito presente em algumas normas, tais como ISO 14001 e ISO 45001.

Já parou para pensar quantos requisitos legais são aplicáveis à sua empresa? E quais deles são relacionados ao meio ambiente? Ou Segurança Ocupacional?

À essa altura podemos não ter um número na cabeça, mas sabemos que são muitos. Agora pense em quantos dias você precisaria para levantar toda essa legislação, tendo em vista que temos alterações, exclusões e o surgimento de novas leis quase que diariamente no país. Até aqui podemos observar que o trabalho é grande, e ainda nem mencionamos a parte de interpretar as obrigações legais e avaliar a conformidade.

Requisitos Alteradores

Este item permite a visualização dos requisitos legais que alteram o requisito que está sendo visualizado. Também é exibida a referência ou regulamentação legal do requisito, caso possua. Esses requisitos alteradores ou referenciadores poderão ser visualizados através do ícone , como mostra a tela abaixo:

Para visualizar o texto dos requisitos alteradores ou referenciadores o usuário deve clicar sobre o nome deles. Uma nova janela se abrirá com o texto do requisito legal, em formato PDF, devidamente atualizado, de acordo com o banco de dados da Verde Ghaia.

Notas:

  • Para acessar o texto do requisito é necessário utilizar o Adobe Reader®.
  • No cabeçalho de cada página o usuário poderá verificar se o requisito legal possui outros anexos.
Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

Edição de requisitos

Através da edição do requisito  , o usuário poderá alterar a aplicabilidade, prioridade, observações, área de abrangência específica ou genérica, inserir área de abrangência e o responsável. Portanto, ao clicar no ícone EDITAR REQUISITO a seguinte aba se abrirá:

NOTA: Os campos de edição de requisitos serão abordados mais adiante neste manual.

Status do requisito

Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

O status do requisito demostra como está o atendimento do requisito legal através de uma faixa colorida abaixo do nome do requisito. O status pode ser:

  • Requisito em adequação (cor laranja): Significa que há pelo menos uma obrigação NÃO CONFORME (não atendida), não avaliada ou sem evidência.
  • Requisito Atendido (cor verde): Significa que todas as obrigações estão em conformidade (atendidas) e apresentam evidência objetiva.
  • Requisito Real sem obrigação (cor azul): Significa que há requisitos reais sem obrigações como NBRs e outros requisitos. Esses requisitos têm aplicabilidade real por via de alguns requisitos legais.

Filtros e Auto-filtros no SOGI – LIRA

O sistema oferece o FILTRO de busca rápida ou busca avançada, no qual o usuário deverá inserir alguma informação contida na descrição do requisito a fim de que o sistema localize o requisito desejado. A opção de filtro de busca está disponível no canto superior direito da tela.

Abaixo do campo de busca rápida, pode ser utilizada a opção de filtro de busca avançada, que exibe uma janela com várias opções de pesquisas.

Como funcinonam os Filtros e Auto-filtros no SOGI

Orientações e regras dos filtros disponíveis:

Requisito: este item permite a realização do filtro pela DESCRIÇÃO DO REQUISITO, pela DATA (utilizar sempre o hífen), pelo NÚMERO DO REQUISITO ou pela DESCRIÇÃO seguida do NÚMERO. Exemplos: 28-03-2007; 9.605 ou 9605; CONAMA 05.

Data de inclusão do requisito: pesquisa pela data em que o requisito foi inserido na planilha LIRA. Permite a busca por períodos de inclusão.

Sistema: filtro específico ou com integração de outros sistemas (MA, SS, RS, QL, SA).

Tema/ Macrotema: Busca todos os temas/macrotemas dos requisitos inseridos na planilha.

Origem: filtro por origem do requisito – Federal; Estadual; Municipal; Internacional (outros países); Nacional (válido para países que não tenham a forma de estado federativo); NBR; Outros Requisitos;

Responsável: realiza pesquisa dos responsáveis por planos de ações, por requisitos legais e área de abrangência.

Área de abrangência: busca as leis que têm as áreas de abrangência selecionadas. Este filtro pode trazer como resposta os itens correlacionados à área, às obrigações ou a toda a lei.

Aplicabilidade: filtro de requisitos reais ou potenciais.

Obrigação: pesquisa pela descrição da obrigação.

Evidência objetiva: pesquisa pela descrição da evidência objetiva.

Com ou sem Plano de ação: Esta opção de filtro é importante, pois além das obrigações com planos de ação, ele possibilita buscar as obrigações que ainda estão sem planos de ação.

Com ou sem evidência objetiva: Esta opção possibilita buscar as obrigações que foram evidenciadas e as que ainda não foram “evidenciadas”.

Nota: Ao realizar a combinação de várias opções para uma pesquisa será exibido um filtro mais restrito. Quanto mais opções, mais específico será esse filtro.

Órgão expedidor: responsável pela expedição do requisito. Exemplo: Executivo, Legislativo ou o nome do órgão.

País: permite que as empresas que possuem legislação internacional, selecione o país desejado. Além disso, para selecionar o estado, o país deve ser selecionado antes.

Estado: permite filtrar os requisitos por estados específicos, principalmente para as empresas que monitoram mais de um estado na mesma planilha.

Município: permite filtrar os requisitos por municípios específicos, principalmente para empresas que monitoram mais de um município na mesma planilha.  Para chegar à lista dos municípios inseridos na planilha é preciso primeiro filtrar o país (Brasil), o estado da empresa e, em seguida, buscar os municípios.

Autofiltro

AUTOFILTRO é uma ferramenta que auxilia a busca de informações na PLANILHA LIRA. Ele permite o filtro do status do requisito legal, das obrigações e dos planos de ações.

Ao selecionar o AUTOFILTRO é exibida uma árvore com as opções Requisitos Legais, Obrigação, Planos de Ação, Eficácia da Ação e Dados da Planilha LIRA. Cada item possui um sinal de +. Ao clicar são exibidas as opções disponíveis para filtro.

Através do AUTOFILTRO é possível também combinar diversos filtros e aplicá-los isoladamente ou simultaneamente, obtendo os resultados desejados, mesmo que eles sejam muito específicos.

Quais tipos de filtros são possíveis dentro do SOGI

Requisitos: permite pesquisa de requisitos novos, atendidos, em adequação, validados, não validados e reais sem obrigações.

Nota: Se um requisito tem várias obrigações e apenas um deles estiver como “não conforme”, o requisito será exibido como “em adequação”.

Obrigações: Obrigações não avaliadas, conformes, não conformes, auditáveis e não auditáveis.

Planos de ação: Ações monitoradas, pendentes, vencidas e concluídas.

Dados da Planilha LIRA: Permite ocultar algumas informações da planilha LIRA através da seleção dos itens desejados, seja eles  Sumário requisito legal; alteradoras, revogadas, referenciadoras; Sistemas, temas, macrotemas, responsável, áreas de abrangência; Observações cliente; obrigações; obrigações ação/tarefa.

Visualização do Módulo Lira

Para acessar Módulo LIRA, o usuário deverá entrar no módulo LIRA e posicionar o cursor no item LIRA. A primeira opção a ser exibida é a LIRA GERAL.

Logo abaixo, o usuário também poderá verificar as opções de visualização da LIRA por sistema, como exemplo: LIRA – Meio Ambiente, LIRA – Qualidade, LIRA – Saúde e Segurança no Trabalho, entre outros. Isto permite ao usuário fazer um filtro direto dos requisitos que deseja acessar.

Cada sistema, um Módulo específico

A Planilha LIRA GERAL exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs de TODOS os sistemas contratados pela empresa. NOTA: Para cada sistema contratado há um módulo específico:

  • LIRA QUALIDADE
  • LIRA RESPONSABILIDADE SOCIAL
  • LIRA SEGURANÇA DE ALIMENTOS
  • LIRA GESTÃO DE ENERGIA
  • LIRA SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO
  • LIRA MEIO AMBIENTE – que exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs referentes ao sistema, bem como os requisitos integrados.

Como monitorar sua Legislação Aplicável?

Uma empresa possui diversas maneiras de monitorar a legislação aplicável ao seu negócio. Ela pode encarregar seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial — nos âmbitos federal, estadual e municipal —, por exemplo. Pode estimular seus advogados a se manterem atualizados.

Pode investir em cursos para seus colaboradores. No entanto, talvez isto não seja o suficiente para identificar e acompanhar todas as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa. O monitoramento online de todas as publicações pertinentes aos temas e à identificação das obrigações legais exige uma estrutura robusta de profissionais altamente capacitados a fim de garantir a segurança jurídica de todo o processo.

Atendimento às Legislações Aplicáveis

Seguir e atender as legislações aplicáveis é bem mais complexo do que parece, pois não envolve o negócio de forma generalizada; a legislação empresarial tem ramificações muito específicas e abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, Meio ambiente e muito mais.

Na prática, adotar um sistema especializado gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita a aplicação de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal. Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também o pleno conhecimento seus riscos, criando assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento.

Complexidade no atendimento à Legislação Aplicável

Seguir e atender as legislações aplicáveis é bem mais complexo do que parece, pois não envolve o negócio de forma generalizada; a legislação empresarial tem ramificações muito específicas e abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, Meio ambiente e muito mais.

Na prática, adotar um sistema especializado gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita a aplicação de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal. Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também o pleno conhecimento seus riscos, criando assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento. Estar em conformidade também favorece na conquistas dos selo ISO. A ISO 14001, por exemplo, exige que a empresa esteja de acordo com diversas leis ambientais para ser concedida.

Qual seria o grande problema de uma organização deixar de monitorar seus requisitos legais? Ela não só pode ter suas atividades interrompidas devido ao não cumprimento das leis, como também estará demonstrando que sua preocupação com a segurança e saúde do trabalhador e com o Meio ambiente é praticamente ausente. E quem gostaria de trabalhar com uma empresa assim, não é mesmo?

Por que identificar as Leis Aplicáveis ao negócio?

Não basta identificar as leis a serem cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de planos de ação corretivos.

O volume de informação envolvendo leis é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups. Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.


Quer saber mais sobre o SOGI e o monitoramento de requisitos legais com uso de inteligência artificial? Fale conosco!

O que é SOGI Lira e como acessar?

O módulo LIRA apresenta os requisitos legais aplicáveis à empresa (cliente), permitindo ter uma visualização completa não só dos requisitos, mas também das evidências objetivas identificadas.

Neste Manual será usada como exemplo o módulo GERAL, que inclui todos os sistemas que foram contratados tais como: Meio Ambiente (MA), Saúde e Segurança no Trabalho (SST), Responsabilidade Social (RS), Qualidade (QL), Lira NR (NORMAS  REGULAMENTADORAS publicadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego ), Lira Outros Requisitos, Lira NBR (Lista de Normas Técnicas Brasileiras publicadas pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas com ementários). Contudo, o usuário consegue acessar a planilha separada por sistema no menu LIRA.

Observação: os campos de alteração são padrões para todos os módulos.

O que é o Módulo LIRA do SOGI

O Módulo LIRA foi desenvolvido para você que deseja ter uma visão clara de todo o seu sistema de gestão, tanto do ponto de vista operacional quanto gerencial.

LIRA significa Lista Interna de Requisitos Aplicáveis e é um software que utiliza as metodologias mais modernas de sistemas de gestão e que vem para substituir as planilhas de Excel. Seu objetivo é tornar mais fácil o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis à sua organização e gerenciar planos de ações, a fim de melhorar o atendimento desses requisitos.

Ela já é amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, estando sempre em constante atualização para que você nunca fique defasado ou desinformado sobre as legislações que foram revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

O Módulo LIRA possui painéis de bordo que apresenta todos os requisitos de maneira fácil, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Através de cores, avisa se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se é período de recorrência ou de monitoramento, informa os alertas de pendências e sinaliza os status do atendimento aos requisitos.

Acessando o Módulo LIRA

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Para acessar o módulo LIRA basta clicar em Início, no canto superior esquerdo da tela e clicar no ícone referente ao módulo, como ilustra a figura abaixo:

Ao acessar o modulo LIRA, o usuário visualizará o Painel de Bordo, que exibe gráficos com informativos sobre os requisitos, obrigações e ações. Através deles será possível fazer o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Atendimento dos Requisitos:Mostra o percentual de requisitos reais atendidos, ou seja, aqueles cujas obrigações estão conformes e com evidência. O gráfico também possui as informações de número total de requisitos atendidos, reais sem obrigações e de requisitos em adequação, ou seja, aqueles em que pelo menos uma obrigação se encontra não conforme ou não avaliada. Para obter essas informações, basta posicionar o mouse em cima da cor do status desejado.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Validação dos Requisitos:Esse gráfico mostra o percentual de requisitos que já foram validados no sistema. A VALIDAÇÃO de requisitos consiste em uma confirmação por parte do cliente de que ele está ciente da inclusão de um requisito em sua planilha. Para verificar a quantidade de requisitos validados e não validados, basta posicionar o mouse na cor correspondente.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Atendimento das Obrigações:Mostra o percentual de obrigações conformes e com evidência inserida no sistema. O gráfico também possui as informações de número total de obrigações conformes e não conformes. Para visualizar a quantidade de cada um, basta posicionar o mouse em cima da cor do status desejado.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Estatística das Ações:Mostra o número total de ações pendentes, monitoradas e vencidas. Para obter essas informações, basta posicionar o mouse em cima da cor do status desejado.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Requisitos Incluídos, Excluídos, Alterados:Esse gráfico mostra o número de requisitos incluídos, excluídos e alterados por mês, nos últimos 6 meses. Os requisitos incluídos são os novos requisitos adicionados pela Verde Ghaia na planilha LIRA do cliente. Os excluídos são os retirados da planilha por exclusão da Verde Ghaia (revogação de normas ou em caso de revisão do questionário) ou de algum usuário do próprio cliente. Já os alterados são os requisitos que sofreram modificação por alguma outra norma.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Ações Incluídas e Concluídas:Gráfico que mostra o número de ações que foram incluídas e concluídas no sistema por mês, nos últimos 6 meses.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Custo previsto e realizado:Gráfico que mostra os custos previstos e realizados de todas as ações por mês, nos últimos 6 meses. Esse dado é inserido dentro da edição do plano de ação.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Na barra superior será exibido a agenda, pendências, comunicados e o idioma em que deseja visualizar as informações.

O que é o Módulo Lira e como acessar?

Quer saber como funciona o Módulo Lira? Agende uma apresentação ou Leia mais o e-book sobre a LIRA.


Conceitos da LIRA para melhor gestão

LIRA: Lista interna de requisitos aplicáveis.

REQUISITO: Leis, decretos, portarias e demais requisitos legais do sistema. Na planilha LIRA o campo referente aos REQUIITOS exibirá o requisito principal e suas respectivas alterações e referências. Para visualização do texto dos requisitos basta clicar no link.

Nota: Os textos dos requisitos legais encontram-se na íntegra, consolidados com as respectivas alterações.

REQUISITOS NOVOS:  São todos os requisitos inseridos no mês corrente.

REQUISITOS ATENDIDOS: São os requisitos que estão com todas as obrigações em conformidade (atendidas) e apresentam a evidência objetiva.

REQUISITOS EM ADEQUAÇÃO: São os requisitos em que há obrigações que ainda não foram atendidas e/ou não avaliadas e devido a isso estão em processo de adequação.

REQUISITOS VALIDADOS: São os requisitos que foram inseridos pela Verde Ghaia e que a empresa (cliente) tomou conhecimento.

REQUISITOS NÃO VALIDADOS: São todos aqueles requisitos inseridos pela Verde Ghaia e que ainda não foram visualizados pela empesa.

REQUISITOS REAIS SEM OBRIGAÇÕES: São requisitos reais que geram obrigações para a empresa, como NBRs e outros requisitos, mas que a Verde Ghaia não inseri as obrigações devido a direitos autorais e se referirem a documentos internos de cada cliente, respectivamente.

PRIORIDADE DO REQUISITO LEGAL: Trata-se de um campo obrigatório que é usado para a empresa priorizar o atendimento de seus requisitos, de acordo com sua realidade quanto aos recursos, multas, ordem de importância ou outros

SISTEMA: São os sistemas de Gestão contratados: Meio Ambiente, Saúde e Segurança no Trabalho, Responsabilidade Social, Qualidade, Segurança de Alimentos e Gestão de Energia. Esse campo mostra em qual Sistema de Gestão o requisito está inserido. Alguns requisitos poderão estar vinculados a mais de um sistema.

ORIGEM: Origem do requisito, podendo ser Federal, Estadual, Municipal, NBR ou outros requisitos (licenças, política etc.).

TEMA: Temas relacionados ao requisito em questão.

SUMÁRIO: Breve descrição do requisito, apresenta um resumo do requisito legal, o que ele trata o que ele dispõe.

APLICABILIDADE: Define se o requisito é real – efetivamente gerador de obrigações para a organização; ou potencial – tem probabilidade de gerar obrigação para a organização, ou apenas informação pertinente para conhecimento.

PADRÃO VERDE GHAIA APLICABILIDADE: Indica a aplicabilidade padrão do requisito no Banco de Dados da Verde Ghaia.

OBSERVAÇÕES: Apresenta observações diversas sobre o requisito, em campo apropriado. As observações podem ser feitas pela Verde Ghaia ou pela própria empresa, para direcionamento interno.

Exemplo: Norma de conhecimento aguardando regulamentação.

RESPONSÁVEL: indicam as pessoas responsáveis pelo monitoramento do requisito, podendo ser inserido um ou mais responsáveis.

OBRIGAÇÕES: Questionamentos identificados pela Verde Ghaia para atendimento ao requisito legal para a empresa, contendo uma breve descrição sempre em formato de pergunta, onde se questiona o seguimento de determinada norma (quando possível é feita uma referência entre parênteses ao item ou artigo da norma a que se refere a obrigação). Estas obrigações são personalizadas, de forma a atender ao requisito legal.

  • Evidência Objetiva: campo em que é possível evidenciar objetivamente o cumprimento da questão suscitada na descrição, mencionando as medidas necessárias, referenciando documentos obtidos e adotados pela empresa para o atendimento do Requisito. Recomenda-se que a evidência objetiva seja mais clara possível informando, inclusive, a sua localização.

Exemplo: Sim, conforme licença 001 válida até 31-10-2010 localizada na pasta de SSMA.

OBRIGAÇÕES CONFORME: São obrigações que possuem evidências objetivas que comprovam o atendimento legal e que estejam com a opção CONFORME selecionada.

OBRIGAÇÕES NÃO CONFORME: São obrigações que a empresa não possui evidências do atendimento e/ou que a opção NÃO CONFORME esteja marcada.

OBRIGAÇÕES NÃO AVALIADO: São obrigações que a empresa não avaliou e está com a opção não avaliado marcada.

PRIORIDADE DAS OBRIGAÇÕES: Permite que a empresa avalie e classifique o atendimento das obrigações legais por ordem de importância.

EVIDENCIAR DE FORMA ESPECIFICA E GENÉRICA: A opção de EVIDÊNCIA ESPECÍFICA ou GENÉRICA é usada por empresas que precisam registrar as obrigações por áreas. Para isso, é preciso selecionar a opção área de abrangência específica na edição do requisito. Assim será exibida a opção de evidenciar por áreas e ter um status do atendimento por área.

PLANOS DE AÇÕES: São ações criadas para atender as obrigações dos requisitos legais, gerando evidências. As ações também podem ser criadas para garantir que a empresa se mantenha em conformidade com as obrigações. 

PLANOS DE AÇÕES NOVOS: São ações criadas no mês corrente.

PLANOS DE AÇÕES CONCLUÍDOS: São ações que já foram concluídas e com evidências.

PLANOS DE AÇÕES MONITORADOS: São ações que ainda estão sendo executadas e, em relação ao prazo, não chegaram na data de alerta.

PLANOS DE AÇÕES PENDENTES: São ações que ainda estão sendo executadas e, em relação ao prazo, estão entre a data de alerta e a data de vencimento.

PLANOS DE AÇÕES VENCIDOS:  São ações que passaram do prazo de vencimento.

DATA DE INCLUSÃO DA LEI: indica a data de inclusão do requisito na planilha da empresa.

DATA DA PRÓXIMA AUDITORIA: indica a data da próxima auditoria dos requisitos.

ÁREA DE ABRANGÊNCIA:  podem ser definidas por áreas de responsabilidades ou áreas físicas. Elas são exclusivas para a planilha LIRA.

Exemplo: áreas de abrangência divididas em setores para o atendimento de requisitos legais.