módulo SOGI – SOGI
×

Dificuldade para monitorar seus Requisitos Legais Aplicáveis?

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis? Primeiramente, cada empresa tem seu ramo de atividade e suas especificidades, ou seja, isso especificará quais requisitos a empresa deverá atender.

Contudo, já parou para pensar no volume de leis, normas, diretrizes e requisitos para serem atendidos, assim como nos âmbitos municipais, estaduais e federais? É muita legislação a ser seguida, por isso, há muitas organizações que se atrapalham na hora de monitorar seus requisitos.

É sobre esse assunto que abordaremos hoje. Boa leitura!

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis?

O que são Requisitos Legais Aplicáveis?

Requisitos Legais Aplicáveis podem ser entendidos como exigências explícitas em leis ou normas que precisam ser cumpridas por sua empresa para que esta fique em dia com a legislação vigente, no que diz respeito à sua localização e atividade.

Estar em dia com os requisitos legais aplicáveis às atividades de sua empresa é simplesmente indispensável. Quando uma empresa deixa de cumprir normas ou leis aplicáveis ao seu negócio, ela não apenas pode ser penalizada com multas e ações judiciais, como também poderá estar colocando seus colaboradores em perigo e até correndo o risco de perder o direito de continuar exercendo suas atividades. Certamente, esse cenário não é o desejado por ninguém!

Dificuldades para monitorar os Requisitos Legais Aplicáveis

Mesmo quando o gestor é bem intencionado, faz o possível e impossível para cumprir a legislação vigente, ele ainda pode ter problemas se não consegue monitorar os requisitos legais pertinentes ao seu negócio de maneira adequada.

Vamos contar uma historinha para ilustrar: a empresa fictícia Plásticos e Cia, uma exímia fabricante de embalagens, é muito correta em relação à leis que regem seu negócio. Mas, existe um porém: ela não conta com uma consultoria especializada para o monitoramento legal. Isso significa que tudo é feito internamente. Acontece que seus colaboradores não possuem conhecimento específico necessário e para piorar estão viciados nas rotinas processuais, o que não permite enxergar novas possibilidades de melhorias.

Um certo dia, a Plásticos e Cia consegue negociar um contrato com um novo fornecedor. Este, por sua vez, oferece matéria-prima de ótima qualidade e excelentes preços, fator que vai impulsionar seu faturamento. Só que a Plástico e Cia impôs uma condição: seu fornecedor precisa realizar alguns ajustes, para fechar negócio, devendo estar em conformidade com uma série de exigências legais e concedeu o prazo de dois meses para que tudo esteja dentro do combinado e que assim, possam selar o trato.

O fornecedor, ávido por não perder a oportunidade, marca uma auditoria externa, com a certeza de que sua empresa já vem seguindo todos os requisitos necessários para fechar o novo contrato. Entretanto, durante o processo de auditoria, o fornecedor descobre que tem deixado de cumprir uma lei municipal muito importante — algo que passou batido durante o processo interno — e que vai precisar de três meses para regularizar tudo! Pronto, o contrato não pode ser selado e a oportunidade foi perdida para ambos. Isso significa que a Plástico e Cia não conseguiu impulsionar seu faturamento, mantendo a qualidade de seus produtos e o fornecedor perdeu a oportunidade de expandir seu negócio.

Essa é uma historinha simplória, mas muitas empresas passam por situações desse tipo, todos os dias. É mais comum do que se possa imaginar. E, nenhuma empresa vai arriscar contratrar um novo fornecedor que não atenda aos padrões mínimos exigidos, visto que isso poderia causar danos irreparáveis para o negócio.

Volume de Leis impactam no atendimento dos requisitos legais

Mesmo que uma empresa encarregue seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial, que estimule seus advogados a se manterem atualizados, que invista em cursos para seus colaboradores, tudo isto pode não ser o suficiente para identificar e acompanhar as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa.

O volume de leis, normas e requisitos publicados diariamente no Brasil é imenso, além disso, cada atividade é regida com normas e obrigações diferentes. Uma mineradora e um supermercado podem até ser regidos por algumas leis em comum, mas haverá um momento em que ambos se depararão com requisitos totalmente diferentes em seus respectivos negócios.

Além disso, vale ressaltar que a legislação empresarial tem ramificações muito específicas, a qual abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, meio ambiente e muito mais. Enfim, o monitoramento (e correta interpretação) de todas as legislações pertinentes a um negócio, exige uma estrutura robusta, formada por profissionais altamente qualificados. Só assim, é possível garantir a segurança jurídica de todo o processo.

É por isso que muitas empresa optam pela contratação ferramentas agéis que tem a capacidade de reunir todos os requisitos num só lugar, permitindo que assim, o monitoramento dos requisitos sejam o mais preciso possível.

Ferramentas de Gestão podem ajudar a monitorar Requisitos

A Verde Ghaia possui uma ferramenta totalmente online para gestão integrada empresarial, chamada SOGI – Software Online de Gestão integrada.

O SOGI possui um módulo excelente para gestão de requisitos legais aplicáveis, conhecido como Módulo LIRA (a sigla significa Lista Interna de Requisitos Aplicáveis).

É uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado, constantemente, para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

Módulo Lira: monitoramento de Requisitos

O Módulo LIRA facilita o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização, bem como o gerenciamento dos planos de ação para melhorar o atendimento dos requisitos aplicáveis.

A interface do sistema é amigável e apresenta todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Ela também conta com um sistema de cores, que alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Funcionalidades do módulo LIRA

O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes (federais, estaduais e municipais);

O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações. Também possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

Você pode criar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos. Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada item e ficar ciente do custo do não cumprimento de um requisito e do índice de recorrência de cada um;

Além disso, sua empresa contará com suporte técnico e suporte jurídico, e também de uma assessoria para esclarecimento de dúvidas.

Por que adotar o Módulo LIRA?

Adotar um sistema especializado em monitoramento de requisitos gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita o recebimento de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal.

Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também conhecendo melhor seus riscos e podendo criar assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento. Além disso, uma organização que segue a legislação corretamente constrói uma imagem sólida e confiável perante o mercado, e ainda obtém vantagens, como a aquisição de seguros mais atrativos e acessíveis, e facilidade na negociação de empréstimos bancários.

Monitore os requisitos aplicáveis à sua empresa de forma especializada. Evite multas, reduza riscos de acidentes de trabalho, previna crimes ambientais ou embargos trabalhistas através de uma gestão preventiva, garantindo a Compliance de sua empresa no atendimento à legislação.

Leia o e-book e conheça o Módulo Lira!

MÓDULO LIRA
E-book: Módulo LIRA do SOGI.

Dicas para controlar as Licenças e Condicionantes

Saiba como controlar as licenças e condicionantes e por que elas devem ser mantidas sob total controle, evitando assim, penalidades financeiras e embargos.

Automatize seu Controle de Licenças

Manter uma empresa em pleno funcionamento é um grande trabalho. E dentre as obrigações mais importantes, está o fato de que você deve se atentar aos prazos de licenças e condicionantes, e precisa se atentar às datas de renovação.

Fazer isso por conta própria, sem o auxílio de um software de qualidade, por exemplo, pode ser um tanto trabalhoso – e arriscado. Afinal, as chances de perder as datas anotadas em sua agenda são grandes!

Mas, isso não deve ser motivo para negligenciar as licenças e condicionantes essenciais para a sua empresa. Esse é um assunto de suma importância, e fundamental para que a sua empresa atue dentro das normas!

Dicas de como controlar as Licenças e Condicionantes

Para manter as licenças e condicionantes sempre organizados você deve seguir algumas dicas básicas, simples. São sugestões de cuidados e organização que você pode usar para conseguir manter isso sempre em ordem.

1.Organize os seus documentos de licenciamento ambiental:

Manter toda a documentação organizada talvez seja uma das coisas mais importantes. Assim você diminui potencialmente os riscos de perder prazos, e com isso, consequentemente, diminui as chances de levar multas ou receber qualquer tipo de penalidade.

Licenças, protocolos, relatórios e qualquer outro tipo de documento referente à gestão ambiental de sua empresa devem ser arquivados de maneira adequada e organizada, e o acesso aos dados deve ser fácil.

2. Tenha sempre um check-list da sua licença:

Manter um check-list talvez seja a forma mais adequada para conseguir acompanhar as datas de atualização e os prazos limites referentes às licenças e condicionantes. Também é uma forma de averiguar de maneira mais eficiente quais são os pontos falhos de sua gestão ambiental, e promover melhorias naquilo que precisa.

3. Histórico de condicionantes:

As suas licenças e condicionantes devem possuir um histórico organizado. Assim, mesmo diante a ausência de um funcionário que seja responsável por isso você terá acesso rápido aos dados que precisar.

É importante manter registros a respeito de entregas, documentos que estão sob avaliação, prazos e qualquer outra informação que seja essencial para manter o controle e organização.

O que acontecerá se eu não tiver licenças e condicionantes sob controle?

Negligenciar as licenças e condicionantes pode lhe trazer prejuízos financeiros, e também levar a cassação de sua licença, impedindo assim as atividades de sua empresa.

O cumprimento de cada uma das condicionantes deve ser avaliado com regularidade, especialmente no que diz respeito ao seu prazo e seu status no momento. Somente assim é possível ter uma visão geral do processo e compreender em quais pontos a empresa pode estar falhando nos requisitos ambientais.

Esse processo também permite a prevenção da perda de licenças devido ao não cumprimento de alguma condicionante. Por isso, esse é um assunto que deve ser tratado com seriedade, e considerado prioridade dentro do ambiente corporativo. Cuide de suas licenças e condicionantes, e atue dentro da lei!