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No Blog do SOGI, você encontra assuntos relacionados a Softwares para ajudá-lo na sua gestão de Saúde e segurança, perigos e riscos, controle de licenças, monitoramento de requisitos legais, gestão de riscos, gestão em compliance em sustentabilidade.

Aproveite e acompanhe os novos artigos sobre Compliance – ESG e fique por dentro deste conceito que está mexendo com o mercado de investimento.

Boa leitura!


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Verde Ghaia traz essa solução para atender às necessidades das organizações, como também a de empreendimentos com menor estrutura, para que os mesmos mantenham o controle de suas licenças e documentos críticos melhor fiscalizados e sempre em dia. Conheça o Módulo Licenças e obtenha mais controle em sua matriz.

Abaixo, respondemos algumas perguntas mais frequentes para explicar melhor o funcionamento do sistema. Boa leitura!

Quais as funcionalidades do SOGI Licenças?

O Módulo Licenças e Condicionantes tem como objetivo principal fazer a gestão de prazos e documentos da atividade da sua empresa, permitindo um controle detalhado das obrigações detalhadas das leis. Ele apresenta muitas funções, como por exemplo:

  • Acessar um banco de dados contendo mais de 110 mil leis.
  • Inserir as licenças e condicionantes pertinentes à gestão da sua empresa. Isso inclui o registro das licenças com os períodos de validade e renovação, seus responsáveis, marcar usuários que receberão as demandas e os observadores do processo, áreas às quais se aplicam, suas condicionantes e o atendimento de cada uma.
  • Acessar todo o histórico de licenças e condicionantes quando quiser.
  • Controlar os prazos de renovação de suas licenças.
  • Montar planos de ação, gerenciá-los e monitorá-los regularmente.
  • Definir ações preventivas, corretivas e emergenciais, nomeando os responsáveis e determinando os prazos para cada ação.
  • Monitorar e gerenciar os processos que exigem monitoramento e controle de prazos e documentos e/ou que dependam de algum tipo de autorização ou credenciamento junto aos órgãos
  • Criar uma listagem de documentos inter-relacionados.
  • Receber notificações sobre os prazos e as ações por e-mail e pelo painel de pendências presente no sistema. Dentro desta funcionalidade, pode definir a periodicidade dos alertas importantes, sendo avisado sobre a renovação de licenças, entregas de relatórios às autoridades ou as condicionais específicas com prazo.
  • Acompanhar cada um dos processos através de relatórios e gráficos gerenciais. Estes relatórios e gráficos apresentam por exemplo estatística por tipo de licença, origem, status, por temas, áreas, órgãos, entre outros.
  • Verificar informações complementares solicitadas pelos órgãos competentes.

Posso gerenciar licença ambiental e outros documentos através do Sistema Licenças?

No Módulo Licenças e Condicionantes podem ser gerenciados todos os processos que exigem monitoramento e controle de prazos e documentos e/ou que dependam de algum tipo de autorização ou credenciamento junto aos órgãos, como por exemplo licenças, alvarás, polícias civis, federal e exército, cadastros nos conselhos de classe (CREA, CRQ, etc), AVCB, outorgas, manejo florestal, termos de ajustamento de conduta, entre outros.

Como Módulo Licenças auxilia na sua gestão?

No Módulo o usuário acessa uma plataforma integrada e nela pode administrar uma série de informações importantes referentes às licenças e condicionantes de seu negócio.

O Módulo Licenças garante que todos os seus documentos relacionados à gestão ambiental, tais como licenças, protocolos e relatórios, fiquem armazenados em um só lugar, estando digitalmente acessível para todos os autorizados a consultá-los e podendo ser pesquisados por todos os gestores interessados. Desse modo, é possível garantir a criação de um processo de comunicação mais transparente com as partes interessadas ou as partes que se afetam nesses controles.

O Módulo permite também, a visualização dos pontos mais críticos e a formação de um banco de dados sobre todas as etapas e fases dos licenciamentos e do atendimento das condicionantes. Essa visualização pode ser online através de georreferenciamento.

Quais as vantagens em utilizar o Módulo Licenças na minha gestão?

A utilização do Módulo Licenças e Condicionantes traz como vantagens para sua empresa:

  • Garantia de transparência na gestão das licenças ambientais e eficácia e eficiência para controlar validades, renovações e atendimento às condicionantes.
  • Prevenção das ocorrências de perda de prazo, multas, interdições, que podem gerar paralisações temporárias ou definitivas das atividades.
  • Permitir, de modo fácil e simples, que você organize com antecedência a documentação e as condicionantes de uma licença ambiental.
  • Controlar as informações complementares, como os possíveis documentos solicitados pelo órgão fiscalizador depois que a empresa protocola o cumprimento das condicionantes.
  • Verificar índices de sustentabilidade ou de conformidade legal em relação aos seus concorrentes.
  • Reduzir em até 90% dos custos com Auditorias anuais de Due Diligence Ambiental.
  • Detalhar os planos de ação e os custos derivados das obrigações, de modo que você possa traçar metas para que as exigências sejam alcançadas de maneira completa e estratégica, em todos os setores da sua empresa.
  • O sistema faz uma gestão específica para os prazos, notificando quanto tempo falta para vencer determinado prazo.
  • Permite fazer o mapeamento geográfico tanto das licenças quanto das condicionantes da sua empresa. E isso é importante porque em um mapa é possível ver onde estão o atendimento e como estão as licenças;
  • Você tem um software desenvolvido especialmente para cuidar da gestão das suas licenças e condicionantes, permitindo a criação de gráficos e relatórios especificamente sobre elas.

Posso utilizar o Módulo Licenças e em toda a minha empresa?

Sim! O Módulo de Licenças e Condicionantes é um programa descentralizado e pode ser usado por todos os setores da empresa. Inclusive, recomendamos o uso do SOGI Corporativo para que a matriz mantenha a padronização de seus processos. Saiba mais com nossos especialistas.

É fácil utilizar o Módulo Licenças e Condicionantes?

É muito fácil! Basicamente, os passos a serem seguidos são:

  1. O usuário acessa o Módulo para inserir as licenças e condicionantes da sua gestão.
  2. Controla os prazos de renovação das licenças.
  3. Faz planos de ação para monitorar e define periodicidade dos alertas.
  4. Gerencia seus planos de ação e da equipe.
  5. Configura os tipos de licença e cria listagem de documentos do mesmo ramo.
  6. Acompanha tudo através de relatórios e gráficos gerenciais de todas as suas licenças e condicionantes.

Em caso de dúvidas, temos uma equipe especializada no uso do Módulo Licenças que irá ajudá-lo. O atendimento poderá ser telefônico ou por e-mail.

Qual o diferencial desse módulo com outros softwares no mercado?

Além de tudo o que já foi falado aqui, o Módulo Licenças e Condicionantes apresenta mais alguns diferenciais:

  • Sua utilização é muito fácil;
  • As informações são visualizadas de forma muito clara e objetiva;
  • Cada usuário pode ser cadastrado com diferentes hierarquias de perfis de acesso, definindo assim quem acessa o que, deixando registrado data, horário de acesso, tipos de modificações e alterações que foram feitas. Os perfis são totalmente configuráveis.
  • O número de usuários que podem ser cadastrados é ilimitado.
  • O usuário também pode ter acesso corporativo, podendo acompanhar todas as suas unidades. Isso permite um controle maior e mais eficaz da gestão de todas as suas unidades corporativas.
  • É um software totalmente online, não sendo necessário instalar nenhum programa. Dessa forma, você tem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, de onde você estiver.
  • Gera em tempo real e com apenas um clique os relatórios e gráficos de gerenciamento; e
  • Pode ser customizável para se adaptar às necessidades de cada cliente.
  • O armazenamento dos dados é feito na nuvem. Por isso, o Módulo Licenças e Condicionantes garante 100% de confidencialidade e segurança da informação.
  • Não há limites de uploads de documentos.

Quer saber mais detalhes sobre a ferramenta de controle de Licenças e Condicionantes? Agende uma apresentação e conheça na prática os recursos que vão te ajudar a gerenciar melhor toda a sua gestão!

Como automatizar o Controle de Licenças e Condicionantes?

Grande parte das empresas ainda controlam suas licenças e condicionantes de maneira simplista e ultrapassada, utilizando planilhas. Contudo, esse tipo de ferramenta, embora pareça facilitadora, pode ser muito mais problemática na hora de gerenciar os dados, já que é totalmente dependente do ser humano responsável por operá-la.

Conforme a planilha vai sendo alimentada, aumentam-se as chances de se perder dados em meio a tantas informações. Além disso, uma planilha está sujeita a travamentos, bem como seus dados podem ser perdidos, alterados e modificados, e que podem arruinar todo o histórico já registrado.

Controle todas as suas Licenças e Condicionantes

Praticamente todas as licenças de uma empresa possuem data de validade; e muitas delas necessitam de renovação constante. Caso a gestão não esteja atenta ou algum documento não seja atualizado, as penalidades certamente vão aparecer — e podem incluir até mesmo o embargo das atividades da organização. As chances de esquecimento de renovações e protocolos pode se tornar oficialmente uma não conformidade legal, obrigando assim ao direcionamento de recursos financeiros para algo que poderia ser evitado (multas altíssimas, por exemplo).

Já parou para pensar na inconveniência de tomar conta de tantos requisitos simultaneamente? Como não se perder? Como garantir o andamento de procedimentos que carecem de antecedência para serem implementados?

Vamos pensar num caso prático

Digamos que um dos setores em sua indústria opere em período integral. Por causa disso, a área necessita apresentar sinalizadores noturnos, aqueles vermelhos e fosforescentes, utilizados em obras noturnas. Acontece que não é possível comprar determinada quantidade de sinalizadores de forma repentina. Primeiro porque, a aquisição precisa ser aprovada pela gestão, para só então, ser repassada ao setor de compras. Além disso, existe o prazo para recebimento do material, bem como a inspeção e instalação adequada.

Já calculou todos os trâmites que envolvem esse único processo? E quando a empresa precisa lidar com dezenas (ou até centenas) de processos semelhantes? E aqueles casos, em que se faz necessário trazer um profissional externo, para realizar um determinado trabalho?

É por isso, que usar planilhas como forma de controlar seus dados, não é uma boa opção para agilizar seu gerenciamento. O volume de informações pode crescer a ponto de se tornar impossível de se acompanhar, por melhor que seja sua equipe de planejamento.

Por isso, o ideal é ter um software que permita a personalização de todas as necessidades de sua empresa, de forma que você possa acompanhar com precisão todas as licenças pertinentes.

Você precisa de um software completo, que não apenas avise de forma sistemática e periódica sobre todas as licenças que estão para expirar, mas também, que seja capaz de informar sobre todos os procedimentos necessários para se manter ou não perder determinados prazos ou certificações. E assim, como o exemplo dos sinalizadores noturnos, tudo deve ser feito com a antecedência e planejamento, levando-se em conta todas as burocracias de cada etapa. Mas, para planejar é preciso ter dados e informações atualizadas, caso contrário, seu planejamento pode não dar certo!

SOGI Licenças: controle automatizado

Com o Módulo Licenças do SOGI, da Verde Ghaia, sua empresa poderá controlar o prazo de vencimento de todos os seus documentos de forma qualitativa, e não apenas quantitativa, permitindo o acompanhamento de cada trâmite necessário para cumprir requisitos e não perder nenhum prazo.

Inclusive, ele é um excelente recurso quando a empresa possui diversas unidades espalhadas por todo o território brasileiro, pois permite a visualização das unidades, através de um mapa, contribuindo no gerenciamento de todas elas. Outro benefício do Módulo Licenças é o envio de alertas para os e-mails que você cadastrar, os quais vão ajudar a lembrar a proximidade da data de revalidação das licenças e também os procedimentos que devem ser tomados para que todos os requisitos legais sejam cumpridos.

O mais interessante deste recurso é que enquanto o responsável não atualizar os dados da nova licença, ele continuará a receber mensagens de alerta.

E se o módulo estiver sempre atualizado, é possível verificar de forma bastante visual as licenças e condicionantes que estão sendo atendidas, as que se encontram dentro do prazo ou as que estão prestes a expirar, mantendo todas as informações em um só lugar, a fim de facilitar o monitoramento, além de manter um histórico para melhor rastreabilidade.

Para quem é recomendado o Módulo Licenças?

O Módulo Licenças é essencial para organizações que possuem gestão corporativa e/ou são regidas por diferentes licenças e condicionantes, tanto próprias quanto de fornecedores.

É ideal também para empresas que exercem atividades que envolvem muitos impactos ambientais, os quais muitas vezes são totalmente dependentes de licenciamento.  Com o Módulo Licenças sua empresa poderá realizar o planejamento e monitoramento de tempo e recursos financeiros/humanos, evitando ser penalizada devido ao não cumprimento de conformidades legais, e também contará com ferramentas eficazes para manter toda a documentação de licenciamento devidamente organizada.

Lembrando que, a Verde Ghaia também fornece consultoria jurídica. Você conta com uma equipe especializada para ajudá-lo na sua gestão para que você fique por dentro de todas as mudanças, alterações e/ou modificações nas leis brasileiras.

Saiba o que a sua empresa precisa cumprir! Tenha sempre as interpretações jurídicas voltadas ao seu ramo de atividade, evitando cair em “pegadinhas jurídicas” que possam impedir completamente a renovação de uma licença.

Conheça mais do Módulo Licenças do SOGI e faça o controle de licenças com segurança!