controle de licenças – SOGI
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Como automatizar o Controle de Licenças e Condicionantes?

Grande parte das empresas ainda controlam suas licenças e condicionantes de maneira simplista e ultrapassada, utilizando planilhas. Contudo, esse tipo de ferramenta, embora pareça facilitadora, pode ser muito mais problemática na hora de gerenciar os dados, já que é totalmente dependente do ser humano responsável por operá-la.

Conforme a planilha vai sendo alimentada, aumentam-se as chances de se perder dados em meio a tantas informações. Além disso, uma planilha está sujeita a travamentos, bem como seus dados podem ser perdidos, alterados e modificados, e que podem arruinar todo o histórico já registrado.

Controle todas as suas Licenças e Condicionantes

Praticamente todas as licenças de uma empresa possuem data de validade; e muitas delas necessitam de renovação constante. Caso a gestão não esteja atenta ou algum documento não seja atualizado, as penalidades certamente vão aparecer — e podem incluir até mesmo o embargo das atividades da organização. As chances de esquecimento de renovações e protocolos pode se tornar oficialmente uma não conformidade legal, obrigando assim ao direcionamento de recursos financeiros para algo que poderia ser evitado (multas altíssimas, por exemplo).

Já parou para pensar na inconveniência de tomar conta de tantos requisitos simultaneamente? Como não se perder? Como garantir o andamento de procedimentos que carecem de antecedência para serem implementados?

Vamos pensar num caso prático

Digamos que um dos setores em sua indústria opere em período integral. Por causa disso, a área necessita apresentar sinalizadores noturnos, aqueles vermelhos e fosforescentes, utilizados em obras noturnas. Acontece que não é possível comprar determinada quantidade de sinalizadores de forma repentina. Primeiro porque, a aquisição precisa ser aprovada pela gestão, para só então, ser repassada ao setor de compras. Além disso, existe o prazo para recebimento do material, bem como a inspeção e instalação adequada.

Já calculou todos os trâmites que envolvem esse único processo? E quando a empresa precisa lidar com dezenas (ou até centenas) de processos semelhantes? E aqueles casos, em que se faz necessário trazer um profissional externo, para realizar um determinado trabalho?

É por isso, que usar planilhas como forma de controlar seus dados, não é uma boa opção para agilizar seu gerenciamento. O volume de informações pode crescer a ponto de se tornar impossível de se acompanhar, por melhor que seja sua equipe de planejamento.

Por isso, o ideal é ter um software que permita a personalização de todas as necessidades de sua empresa, de forma que você possa acompanhar com precisão todas as licenças pertinentes.

Você precisa de um software completo, que não apenas avise de forma sistemática e periódica sobre todas as licenças que estão para expirar, mas também, que seja capaz de informar sobre todos os procedimentos necessários para se manter ou não perder determinados prazos ou certificações. E assim, como o exemplo dos sinalizadores noturnos, tudo deve ser feito com a antecedência e planejamento, levando-se em conta todas as burocracias de cada etapa. Mas, para planejar é preciso ter dados e informações atualizadas, caso contrário, seu planejamento pode não dar certo!

SOGI Licenças: controle automatizado

Com o Módulo Licenças do SOGI, da Verde Ghaia, sua empresa poderá controlar o prazo de vencimento de todos os seus documentos de forma qualitativa, e não apenas quantitativa, permitindo o acompanhamento de cada trâmite necessário para cumprir requisitos e não perder nenhum prazo.

Inclusive, ele é um excelente recurso quando a empresa possui diversas unidades espalhadas por todo o território brasileiro, pois permite a visualização das unidades, através de um mapa, contribuindo no gerenciamento de todas elas. Outro benefício do Módulo Licenças é o envio de alertas para os e-mails que você cadastrar, os quais vão ajudar a lembrar a proximidade da data de revalidação das licenças e também os procedimentos que devem ser tomados para que todos os requisitos legais sejam cumpridos.

O mais interessante deste recurso é que enquanto o responsável não atualizar os dados da nova licença, ele continuará a receber mensagens de alerta.

E se o módulo estiver sempre atualizado, é possível verificar de forma bastante visual as licenças e condicionantes que estão sendo atendidas, as que se encontram dentro do prazo ou as que estão prestes a expirar, mantendo todas as informações em um só lugar, a fim de facilitar o monitoramento, além de manter um histórico para melhor rastreabilidade.

Para quem é recomendado o Módulo Licenças?

O Módulo Licenças é essencial para organizações que possuem gestão corporativa e/ou são regidas por diferentes licenças e condicionantes, tanto próprias quanto de fornecedores.

É ideal também para empresas que exercem atividades que envolvem muitos impactos ambientais, os quais muitas vezes são totalmente dependentes de licenciamento.  Com o Módulo Licenças sua empresa poderá realizar o planejamento e monitoramento de tempo e recursos financeiros/humanos, evitando ser penalizada devido ao não cumprimento de conformidades legais, e também contará com ferramentas eficazes para manter toda a documentação de licenciamento devidamente organizada.

Lembrando que, a Verde Ghaia também fornece consultoria jurídica. Você conta com uma equipe especializada para ajudá-lo na sua gestão para que você fique por dentro de todas as mudanças, alterações e/ou modificações nas leis brasileiras.

Saiba o que a sua empresa precisa cumprir! Tenha sempre as interpretações jurídicas voltadas ao seu ramo de atividade, evitando cair em “pegadinhas jurídicas” que possam impedir completamente a renovação de uma licença.

Conheça mais do Módulo Licenças do SOGI e faça o controle de licenças com segurança!

Dicas para controlar as Licenças e Condicionantes

Saiba como controlar as licenças e condicionantes e por que elas devem ser mantidas sob total controle, evitando assim, penalidades financeiras e embargos.

Automatize seu Controle de Licenças

Manter uma empresa em pleno funcionamento é um grande trabalho. E dentre as obrigações mais importantes, está o fato de que você deve se atentar aos prazos de licenças e condicionantes, e precisa se atentar às datas de renovação.

Fazer isso por conta própria, sem o auxílio de um software de qualidade, por exemplo, pode ser um tanto trabalhoso – e arriscado. Afinal, as chances de perder as datas anotadas em sua agenda são grandes!

Mas, isso não deve ser motivo para negligenciar as licenças e condicionantes essenciais para a sua empresa. Esse é um assunto de suma importância, e fundamental para que a sua empresa atue dentro das normas!

Dicas de como controlar as Licenças e Condicionantes

Para manter as licenças e condicionantes sempre organizados você deve seguir algumas dicas básicas, simples. São sugestões de cuidados e organização que você pode usar para conseguir manter isso sempre em ordem.

1.Organize os seus documentos de licenciamento ambiental:

Manter toda a documentação organizada talvez seja uma das coisas mais importantes. Assim você diminui potencialmente os riscos de perder prazos, e com isso, consequentemente, diminui as chances de levar multas ou receber qualquer tipo de penalidade.

Licenças, protocolos, relatórios e qualquer outro tipo de documento referente à gestão ambiental de sua empresa devem ser arquivados de maneira adequada e organizada, e o acesso aos dados deve ser fácil.

2. Tenha sempre um check-list da sua licença:

Manter um check-list talvez seja a forma mais adequada para conseguir acompanhar as datas de atualização e os prazos limites referentes às licenças e condicionantes. Também é uma forma de averiguar de maneira mais eficiente quais são os pontos falhos de sua gestão ambiental, e promover melhorias naquilo que precisa.

3. Histórico de condicionantes:

As suas licenças e condicionantes devem possuir um histórico organizado. Assim, mesmo diante a ausência de um funcionário que seja responsável por isso você terá acesso rápido aos dados que precisar.

É importante manter registros a respeito de entregas, documentos que estão sob avaliação, prazos e qualquer outra informação que seja essencial para manter o controle e organização.

O que acontecerá se eu não tiver licenças e condicionantes sob controle?

Negligenciar as licenças e condicionantes pode lhe trazer prejuízos financeiros, e também levar a cassação de sua licença, impedindo assim as atividades de sua empresa.

O cumprimento de cada uma das condicionantes deve ser avaliado com regularidade, especialmente no que diz respeito ao seu prazo e seu status no momento. Somente assim é possível ter uma visão geral do processo e compreender em quais pontos a empresa pode estar falhando nos requisitos ambientais.

Esse processo também permite a prevenção da perda de licenças devido ao não cumprimento de alguma condicionante. Por isso, esse é um assunto que deve ser tratado com seriedade, e considerado prioridade dentro do ambiente corporativo. Cuide de suas licenças e condicionantes, e atue dentro da lei!