como padronizar os processos – SOGI
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Como adequar sua empresa ao Compliance sem se perder nos processos?

Ao longo dos anos, a compliance passou a ser uma das protagonistas nas organizações devido à sua importância para a conformidade legal. Atualmente, qualquer empresa — independentemente do seu tamanho — que deseje se desenvolver da melhor maneira precisa buscar um sistema de gestão mais genuíno e totalmente dedicado à compliance.

Como adequar sua empresa ao Compliance sem se perder nos processos?

À primeira vista pode parecer complicado gerir um modelo de excelência capaz de atender a todos os requisitos legais sem tropeçar pelo caminho, principalmente quando seu negócio está se expandindo e a quantidade de colaboradores envolvidos é cada vez maior. Porém, com um pouco de organização, é possível obter sucesso.

Veja como implementar a compliance em sua organização

Elaboração de um código de ética e conduta: quando um manual é disseminado entre colaboradores, fica mais fácil estabelecer um padrão de comportamento e conduta. Um documento desse tipo é uma diretriz para inserir a cultura de compliance na organização.

Centralização de contratos e processos internos: Contratos, transações comerciais, concorrência e grandes negociações devem passar pelos critérios de compliance. Se houver um sistema online integrado para centralizar todos os processos, fica muito mais fácil. Esta ação será especialmente necessária se sua empresa contar com mais de uma unidade física.

Se preciso, recorra a consultoria externa: é possível também complementar a adoção de um sistema integrado com a contratação de uma consultoria especializada em compliance, deixando sua equipe apenas a cargo do monitoramento.

Melhorias na comunicação: um sistema integrado também melhora muito os aspectos de comunicação interna da organização, evitando alegações como falta de conhecimento por parte dos colaboradores para justificar a não execução de uma ação importante, a qual pode resultar em transgressões passíveis de prejuízo.

Tratamento das não conformidades: para identificar não conformidades, deve-se revisar os processos internos constantemente, e em seguida elaborar um plano de ação para tratá-las, evitando que voltem a ocorrer ou que fiquem camufladas. Tudo deve ser devidamente documentado.

Promoção do diálogo e da melhoria contínua: prevenir e identificar não conformidades é um tanto desafiador, e dúvidas e sugestões serão comuns durante o processo. Crie um canal de diálogo para sanar dúvidas e registrar melhorias nos processos. Lembrando que cada mudança devem ser comunicada e explicada a toda à organização.

Toda empresa, independentemente de seu tamanho e segmento, precisa lidar com os seus requisitos legais. Sendo assim, ações de compliance devem estar presentes em seus negócios, garantindo transparência e segurança em todas as suas transações.

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Como o SOGI LIRA ajuda na qualidade de seus processos?

Já ouviu falar do Módulo LIRA? Ele faz parte do SOGI, software desenvolvido para proporcionar uma visão clara de todo o sistema de gestão de uma empresa, tanto do ponto de vista operacional quanto gerencial.

Este software utiliza as metodologias mais modernas de sistemas de gestão e surge como um substituto das planilhas de Excel. Seu objetivo é facilitar o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização e gerenciar os planos de ação para melhorar o atendimento de tais requisitos.

O que é SOGI Módulo Lira?

É uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado constantemente para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

Sua interface possui painéis de bordo que apresentam todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Ela também conta com um sistema de cores, que alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Além disso, pode-se cadastrar outros requisitos, sejam eles associados a clientes, fornecedores, normas técnicas, obrigações derivadas de comunidades de partes interessadas, licenças e condicionantes. Pode-se também fazer o controle de históricos de registro do sistema de gestão, introduzir anexos, evidências, fotos e registros que provam a forma da condução e do monitoramento de seu sistema de gestão.

Todas as informações são organizadas e facilmente verificadas através de relatórios com gráficos e estatísticas. E tudo com suporte técnico e jurídico de uma equipe especializada para garantir a eficácia e eficiência do sistema de gestão.

Quais são os ganhos ao usar módulo LIRA?

# O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes (federais, estaduais e municipais);

# O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações. Também possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

# Você pode criar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos. Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada item e ficar ciente do custo do não cumprimento de um requisito e do índice de recorrência de cada um;

# É possível gerar cartas de atualização mensais e emitir alertas de atualização de legislações e de pendências no sistema.

Além disso, sua empresa contará com suporte técnico e suporte jurídico, e também de uma assessoria para esclarecimento de dúvidas.

O LIRA torna mais fácil e seguro o monitoramento de todas as leis e requisitos legais aplicáveis à sua organização, impedindo a perda de prazos e o não cumprimento de leis importantes para sua empresa. Evite multas, reduza riscos de acidentes de trabalho, crimes ambientais ou embargos trabalhistas através de uma gestão preventiva, garantindo a Compliance de sua empresa no atendimento à legislação.

LIRA agilizando seu monitoramento

O Módulo Lira, da plataforma SOGI é capaz de listar todos os requisitos aplicáveis à sua empresa. Além disso, temos uma equipe técnica e jurídica que capta as leis, analisa e interpreta. Logo em seguida, são inseridas no Módulo LIRA.

O módulo Lira permite que você tenha acesso às obrigações que os requisitos legais geram para sua empresa. Portanto, com este módulo, sua empresa será capaz de fazer todo o gerenciamento, por meio das evidências ou do não cumprimento. Tudo de maneira assertiva!

O LIRA possui atualização mensal e oferecemos todo Suporte Técnico e Jurídico necessários para o bom andamento da sua gestão. De agora em diante, monitorar seus requisitos aplicáveis ficou mais fácil!


Fale conosco e solicite uma apresentação da Módulo LIRA – SOGI!