como monitorar requisitos legais – SOGI
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Outsourcing Verde Ghaia: saiba como funciona!

O outsourcing é uma excelente maneira de conhecer as fraquezas e as forças de sua empresa, valorizando as áreas estratégicas da sua organização, tornando os processos ainda mais produtivos, otimizando todas as atividades e conduzindo ao sucesso duradouro. Além disso, o outsourcing confere uma série de vantagens às empresas que o contrata para controle de leis e requisitos legais aplicáveis.

Entenda na prática como funciona a metodologia Outsourcing Lira, que pode aprimorar o sistema de gestão da sua empresa para tomar decisões mais assertivas. 

Por isso, preparamos algumas perguntas mais frequentes que vai te ajudar a entender como a metodologia Outsourcing da Verde Ghaia vai auxiliar na melhora do controle de seus Requisitos Legais.

Como utilizar o Outsourcing?

O primeiro passo é ter a certeza que estará contando com uma empresa especializada na área que você irá terceirizar. Sem essa confiança nada vai funcionar.

Se você administra o seu negócio, a sua empresa, o seu ramo de atividade, não importa qual seja ele, e tem dificuldade no monitoramento e gestão dos requisitos legais e obrigações da sua atividade, o SOGI é a melhor solução para você! Porque através dele é possível gerenciar todos os requisitos nas áreas de qualidade, saúde, segurança, meio ambiente e responsabilidade social. E não só apontar para você quais se aplicam ao seu negócio, mas também como fazer para cumprir esses requisitos.

Qual a principal função do Outsourcing LIRA?

Seu objetivo principal é o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao negócio, cumprindo as inúmeras obrigações presentes no ordenamento jurídico brasileiro, que se destaca não apenas por seu volume espantoso, mas também  por sua dificuldade técnica, os quais exigem tempo de dedicação das áreas operacionais para gerir o processo de interpretação das leis na busca constante das evidências de atendimento.

Neste contexto, soma-se a exigência cada vez maior de conhecimento jurídico e técnico na avaliação das obrigações, bem como de qualidade na elaboração dos registros das evidências.

Como gerenciar os Requisitos Legais e as Obrigações com Outsourcing?

No Outsourcing LIRA, o consultor realiza a revisão da aplicabilidade dos requisitos legais e obrigações, removendo aqueles que não são pertinentes. Então preenche o Módulo LIRA, inserindo as descrições de evidências de atendimento ou não atendimento das obrigações.

Por fim, são criados planos de ação corretivos junto aos gestores responsáveis e são determinados prazos para tratar as obrigações identificadas como não conformes. 

Todo o processo inclui o envio mensal de relatórios das estatísticas de atendimento do monitoramento legal.

Quais os benefícios do Outsourcing LIRA?

São inúmeros os benefícios, como por exemplo:

  • Atualização mensal dos requisitos, obrigações e evidências do Módulo LIRA.
  • Redução de gastos com pessoal especializado.
  • Validação mensal dos novos requisitos, visando instruir a empresa sobre novas obrigações importantes aplicáveis.
  • Classificação das obrigações de acordo com as áreas de abrangência, de acordo com as indicações do cliente.
  • Revisão da aplicabilidade dos requisitos e das obrigações aplicáveis ao cliente.
  • Criação de planos de ações corretivos de acordo com as indicações do cliente.
  • É um sistema ideal para empresas que fazem Auditoria 100% e que desejam validação e registro de evidências em todas as obrigações, pois as ações são diluídas ao longo do ano.
  • Evita o estresse em períodos de pré-auditoria de certificação, pois tudo estará em dia.
  • Utiliza mão de obra especializada e experiente no monitoramento legal.
  • Recebe maior apoio técnico e suporte dos responsáveis pela metodologia SOGI.
  • Aumenta as chances de a empresa figurar entre os melhores no Prêmio Compliance Brasil.

Outsourcing LIRA: meus dados e minhas informações estão seguras?

Para a Verde Ghaia a segurança dos dados e das informações de seus clientes é prioridade.

Por isso, todo o armazenamento é feito em nuvem, de forma a assegurar que todos os seus dados e suas informações estarão seguras e que o acesso a elas será somente da organização e de seus usuários cadastrados. 

É preciso instalar algum programa? Como utilizar Outsourcing LIRA?

É muito simples e fácil de usar! Não é necessário instalar nenhum programa. O acesso é online, 24 horas por dia, 7 dias por semana, do lugar onde você estiver. E você ainda conta com uma equipe especializada da Verde Ghaia de consultores em SG e Consultores Jurídicos.

E se eu tiver alguma dúvida?

Se alguma dúvida surgir a qualquer momento, não se preocupe! A equipe jurídica da Verde Ghaia dedicada ao outsourcing manterá a empresa informada das alterações mais importantes das obrigações legais. Você conta com uma equipe preparada para te antender, sendo ela responsável por enviar, mensalmente, gráficos estatísticos de todos os seus atendimentos.

Dessa maneira o gestor tem total controle do processo e a organização não perde mais nenhum prazo legal e mantém todos os seus processos funcionando da melhor maneira possível.

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Dificuldade para monitorar seus Requisitos Legais Aplicáveis?

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis? Primeiramente, cada empresa tem seu ramo de atividade e suas especificidades, ou seja, isso especificará quais requisitos a empresa deverá atender.

Contudo, já parou para pensar no volume de leis, normas, diretrizes e requisitos para serem atendidos, assim como nos âmbitos municipais, estaduais e federais? É muita legislação a ser seguida, por isso, há muitas organizações que se atrapalham na hora de monitorar seus requisitos.

É sobre esse assunto que abordaremos hoje. Boa leitura!

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis?

O que são Requisitos Legais Aplicáveis?

Requisitos Legais Aplicáveis podem ser entendidos como exigências explícitas em leis ou normas que precisam ser cumpridas por sua empresa para que esta fique em dia com a legislação vigente, no que diz respeito à sua localização e atividade.

Estar em dia com os requisitos legais aplicáveis às atividades de sua empresa é simplesmente indispensável. Quando uma empresa deixa de cumprir normas ou leis aplicáveis ao seu negócio, ela não apenas pode ser penalizada com multas e ações judiciais, como também poderá estar colocando seus colaboradores em perigo e até correndo o risco de perder o direito de continuar exercendo suas atividades. Certamente, esse cenário não é o desejado por ninguém!

Dificuldades para monitorar os Requisitos Legais Aplicáveis

Mesmo quando o gestor é bem intencionado, faz o possível e impossível para cumprir a legislação vigente, ele ainda pode ter problemas se não consegue monitorar os requisitos legais pertinentes ao seu negócio de maneira adequada.

Vamos contar uma historinha para ilustrar: a empresa fictícia Plásticos e Cia, uma exímia fabricante de embalagens, é muito correta em relação à leis que regem seu negócio. Mas, existe um porém: ela não conta com uma consultoria especializada para o monitoramento legal. Isso significa que tudo é feito internamente. Acontece que seus colaboradores não possuem conhecimento específico necessário e para piorar estão viciados nas rotinas processuais, o que não permite enxergar novas possibilidades de melhorias.

Um certo dia, a Plásticos e Cia consegue negociar um contrato com um novo fornecedor. Este, por sua vez, oferece matéria-prima de ótima qualidade e excelentes preços, fator que vai impulsionar seu faturamento. Só que a Plástico e Cia impôs uma condição: seu fornecedor precisa realizar alguns ajustes, para fechar negócio, devendo estar em conformidade com uma série de exigências legais e concedeu o prazo de dois meses para que tudo esteja dentro do combinado e que assim, possam selar o trato.

O fornecedor, ávido por não perder a oportunidade, marca uma auditoria externa, com a certeza de que sua empresa já vem seguindo todos os requisitos necessários para fechar o novo contrato. Entretanto, durante o processo de auditoria, o fornecedor descobre que tem deixado de cumprir uma lei municipal muito importante — algo que passou batido durante o processo interno — e que vai precisar de três meses para regularizar tudo! Pronto, o contrato não pode ser selado e a oportunidade foi perdida para ambos. Isso significa que a Plástico e Cia não conseguiu impulsionar seu faturamento, mantendo a qualidade de seus produtos e o fornecedor perdeu a oportunidade de expandir seu negócio.

Essa é uma historinha simplória, mas muitas empresas passam por situações desse tipo, todos os dias. É mais comum do que se possa imaginar. E, nenhuma empresa vai arriscar contratrar um novo fornecedor que não atenda aos padrões mínimos exigidos, visto que isso poderia causar danos irreparáveis para o negócio.

Volume de Leis impactam no atendimento dos requisitos legais

Mesmo que uma empresa encarregue seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial, que estimule seus advogados a se manterem atualizados, que invista em cursos para seus colaboradores, tudo isto pode não ser o suficiente para identificar e acompanhar as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa.

O volume de leis, normas e requisitos publicados diariamente no Brasil é imenso, além disso, cada atividade é regida com normas e obrigações diferentes. Uma mineradora e um supermercado podem até ser regidos por algumas leis em comum, mas haverá um momento em que ambos se depararão com requisitos totalmente diferentes em seus respectivos negócios.

Além disso, vale ressaltar que a legislação empresarial tem ramificações muito específicas, a qual abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, meio ambiente e muito mais. Enfim, o monitoramento (e correta interpretação) de todas as legislações pertinentes a um negócio, exige uma estrutura robusta, formada por profissionais altamente qualificados. Só assim, é possível garantir a segurança jurídica de todo o processo.

É por isso que muitas empresa optam pela contratação ferramentas agéis que tem a capacidade de reunir todos os requisitos num só lugar, permitindo que assim, o monitoramento dos requisitos sejam o mais preciso possível.

Ferramentas de Gestão podem ajudar a monitorar Requisitos

A Verde Ghaia possui uma ferramenta totalmente online para gestão integrada empresarial, chamada SOGI – Software Online de Gestão integrada.

O SOGI possui um módulo excelente para gestão de requisitos legais aplicáveis, conhecido como Módulo LIRA (a sigla significa Lista Interna de Requisitos Aplicáveis).

É uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado, constantemente, para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

Módulo Lira: monitoramento de Requisitos

O Módulo LIRA facilita o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização, bem como o gerenciamento dos planos de ação para melhorar o atendimento dos requisitos aplicáveis.

A interface do sistema é amigável e apresenta todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Ela também conta com um sistema de cores, que alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Funcionalidades do módulo LIRA

O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes (federais, estaduais e municipais);

O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações. Também possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

Você pode criar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos. Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada item e ficar ciente do custo do não cumprimento de um requisito e do índice de recorrência de cada um;

Além disso, sua empresa contará com suporte técnico e suporte jurídico, e também de uma assessoria para esclarecimento de dúvidas.

Por que adotar o Módulo LIRA?

Adotar um sistema especializado em monitoramento de requisitos gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita o recebimento de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal.

Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também conhecendo melhor seus riscos e podendo criar assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento. Além disso, uma organização que segue a legislação corretamente constrói uma imagem sólida e confiável perante o mercado, e ainda obtém vantagens, como a aquisição de seguros mais atrativos e acessíveis, e facilidade na negociação de empréstimos bancários.

Monitore os requisitos aplicáveis à sua empresa de forma especializada. Evite multas, reduza riscos de acidentes de trabalho, previna crimes ambientais ou embargos trabalhistas através de uma gestão preventiva, garantindo a Compliance de sua empresa no atendimento à legislação.

Leia o e-book e conheça o Módulo Lira!

MÓDULO LIRA
E-book: Módulo LIRA do SOGI.

Por que realizar processos de Auditoria Interna?

As constantes transformações na economia mundial e do país, tornam o mercado empresarial cada vez mais competitivo. A auditoria interna é uma ferramenta de suma importância no auxílio da administração no controle das atividades de uma empresa, independente do seu ramo de atuação.

O objetivo do controle interno é proteger os bens de prejuízos decorrentes de fraudes ou erros involuntários, além de avaliar o desempenho do sistema de gestão implementado pela organização. Tudo isso considerando as obrigações normativas que devem ser atendidas e que podem ser de avaliação da conformidade (in loco) ou de adequação (à distância).

Conheça 7 benefícios da auditoria interna

Curso EAD sobre o Módulo Auditoria do SOGI!
Curso EAD sobre o Módulo Auditoria do SOGI!

A auditoria interna monitorada e aplicada de forma contínua dentro de uma organização tem o efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adotados. Ela possui diversos benefícios notórios, os principais são:

1. Utilização de controles operacionais

A auditoria interna é um processo de verificação dos instrumentos usados para o controle de processos da empresa e de sua efetividade, portanto é importante que se garanta, não apenas a implementação, mas também a utilização desta ferramenta para atingir os resultados esperados.

2. Confere a aplicação das políticas internas

Através da ferramenta de auditoria, é possível conferir se as políticas internas da empresa estão sendo respeitadas e seguidas, sendo capaz também de acompanhar o funcionamento destas políticas na organização.

3. Verifica a efetividade das normas

A auditoria verifica se as normas estão sendo atendidas. Seu objetivo é garantia sua conformidade, evitando qualquer tipo de fraude, falta de ética ou de corrupção dentro da empresa.

4. Antecipa-se a possíveis problemas

Durante a verificação das políticas e normas, alguns problemas reais e potenciais são detectados, e partindo deles é possível elaborar estratégias e planos de ação para evitar que eles surjam e minimizar os efeitos dos que já existem.

5. Identifica possibilidades de melhoria nos processos

A auditoria interna não identifica apenas problemas, mas também serve para identificar pontos de melhorias, capazes de aumentar o rendimento da empresa. Por isso, muitas vezes ela é realizada antes de grandes mudanças na organização.

6. Amplia a confiabilidade da empresa

Através da auditoria interna as empresas conseguem ganhar mais confiança de seus clientes, colaboradores e fornecedores, pois é uma maneira de buscar mais eficiência e transparência de seus processos como um todo.

7. Contribui para a tomada de decisões

A auditoria, além de apontar oportunidades dentro da organização, também permite que exista uma visão externa do negócio, uma vez que os gestores não participam de sua aplicação. O que é muito positivo, porque amplia os olhares para diferentes cenários e possibilidades ainda não vistos.

Etapas da auditoria interna

Para garantir o sucesso do trabalho de auditoria, o auditor precisa seguir alguns passos primordiais em sua execução. Em primeiro lugar, é necessário que se faça o planejamento geral, cujas principais razões são:

  • Mudar uma realidade;
  • Cumprir uma finalidade;
  • Organizar uma atividade.

O Planejamento do cronograma de auditoria é essencial para que ela não seja feita de surpresa. Os funcionários precisam estar cientes da realização do processo, do contrário podem achar que existe desconfiança entre empresa e empregados.

O Planejamento de auditoria do processo é a etapa em que e realizada uma reunião entre a equipe de auditoria e os gestores, afim de definirem exatamente qual é o melhor momento de realização da auditoria. Este é o momento em que o auditor pode verificar auditorias anteriores e ver se é necessário qualquer acompanhamento sobre comentários ou preocupações previamente encontradas.

A Condução da auditoria inicia-se com uma reunião entre o auditor e os gestores para assegurarem que o plano de auditoria esteja completo e pronto para ser aplicado. Existem várias maneiras de se conduzir a auditoria, como por exemplo, conversar com os empregados, verificar registros, observar processos em execução, análise de processos já executados.

O Reporte de auditoria é uma reunião de encerramento para assegurar que o fluxo de informação não seja repassado com atraso. Esta reunião é seguida com um registro por escrito, em que sejam colocadas as oportunidades verificadas, além das áreas positivas e também em potenciais de melhorias e possíveis prevenções de problemas.

O Acompanhamento dos assuntos verificados é uma parte importante e indispensável de qualquer processo de auditoria. Uma vez que, os problemas são detectados, através dos planos de ações, a empresa precisa colocar em prática tudo que foi detectado e discutido nas reuniões.

Por que realizar a auditoria interna nos processos?

As técnicas procuram atestar a veracidade dos fatos, provando que todas informações geradas são reais e transparentes, para que o gestor consiga realizar os ajustes necessários. Os métodos utilizados nas auditorias devem seguir os procedimentos de: confirmação externa;

  • Inspeção física;
  • Contagem dos itens físicos;
  • Obtenção de comprovantes autênticos;
  • Revisão profunda dos critérios de avaliação;
  • Exame de registros auxiliares e fiscais e sua repercussão nos registros principais;
  • Obtenção de informações fidedignas de várias fontes e o cruzamento destas informações;
  • Estudo dos métodos operacionais e avaliação dos controles internos.

Os procedimentos citados acima contribuem muito para a conferência e comparação dos documentos e informações obtidas, gerando relatórios que servirão de base para a opinião do auditor.

Como conseguir a certificação ISO

A certificação ISO comprova que os processos da sua empresa atendem às todas expectativas e que seus processos estão padronizados, comprovando que a organização está em busca de melhoria destes processos.

A auditoria interna em Sistema de Gestão é um dos serviços disponibilizado pela Verde Ghaia que possibilita à organização averiguar se as suas atividades estão em consonância com as normas ISO.

Para conseguir a certificação internacional ISO, é necessário que se verifique a existência de algo a ser melhorado ou modificado nos processos da organização.

A Verde Ghaia acredita que a frequência de uma auditoria interna pode garantir um melhor desempenho no sistema de gestão, além de poder melhorar a aplicação dos processos e recursos, trazendo para sua empresa uma visão imparcial do sistema de gestão.

Quer mais informação sobre Auditoria? Fale conosco! Ter um sistema de gestão eficiente, pode garantir a sua empresa a chance de ser um vencedor no Prêmio Compliance 2020!