como monitorar leis com eficácia – SOGI
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Dificuldade para monitorar seus Requisitos Legais Aplicáveis?

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis? Primeiramente, cada empresa tem seu ramo de atividade e suas especificidades, ou seja, isso especificará quais requisitos a empresa deverá atender.

Contudo, já parou para pensar no volume de leis, normas, diretrizes e requisitos para serem atendidos, assim como nos âmbitos municipais, estaduais e federais? É muita legislação a ser seguida, por isso, há muitas organizações que se atrapalham na hora de monitorar seus requisitos.

É sobre esse assunto que abordaremos hoje. Boa leitura!

Por que muitas organizações ainda possuem dificuldade  em monitorar seus Requisitos Aplicáveis?

O que são Requisitos Legais Aplicáveis?

Requisitos Legais Aplicáveis podem ser entendidos como exigências explícitas em leis ou normas que precisam ser cumpridas por sua empresa para que esta fique em dia com a legislação vigente, no que diz respeito à sua localização e atividade.

Estar em dia com os requisitos legais aplicáveis às atividades de sua empresa é simplesmente indispensável. Quando uma empresa deixa de cumprir normas ou leis aplicáveis ao seu negócio, ela não apenas pode ser penalizada com multas e ações judiciais, como também poderá estar colocando seus colaboradores em perigo e até correndo o risco de perder o direito de continuar exercendo suas atividades. Certamente, esse cenário não é o desejado por ninguém!

Dificuldades para monitorar os Requisitos Legais Aplicáveis

Mesmo quando o gestor é bem intencionado, faz o possível e impossível para cumprir a legislação vigente, ele ainda pode ter problemas se não consegue monitorar os requisitos legais pertinentes ao seu negócio de maneira adequada.

Vamos contar uma historinha para ilustrar: a empresa fictícia Plásticos e Cia, uma exímia fabricante de embalagens, é muito correta em relação à leis que regem seu negócio. Mas, existe um porém: ela não conta com uma consultoria especializada para o monitoramento legal. Isso significa que tudo é feito internamente. Acontece que seus colaboradores não possuem conhecimento específico necessário e para piorar estão viciados nas rotinas processuais, o que não permite enxergar novas possibilidades de melhorias.

Um certo dia, a Plásticos e Cia consegue negociar um contrato com um novo fornecedor. Este, por sua vez, oferece matéria-prima de ótima qualidade e excelentes preços, fator que vai impulsionar seu faturamento. Só que a Plástico e Cia impôs uma condição: seu fornecedor precisa realizar alguns ajustes, para fechar negócio, devendo estar em conformidade com uma série de exigências legais e concedeu o prazo de dois meses para que tudo esteja dentro do combinado e que assim, possam selar o trato.

O fornecedor, ávido por não perder a oportunidade, marca uma auditoria externa, com a certeza de que sua empresa já vem seguindo todos os requisitos necessários para fechar o novo contrato. Entretanto, durante o processo de auditoria, o fornecedor descobre que tem deixado de cumprir uma lei municipal muito importante — algo que passou batido durante o processo interno — e que vai precisar de três meses para regularizar tudo! Pronto, o contrato não pode ser selado e a oportunidade foi perdida para ambos. Isso significa que a Plástico e Cia não conseguiu impulsionar seu faturamento, mantendo a qualidade de seus produtos e o fornecedor perdeu a oportunidade de expandir seu negócio.

Essa é uma historinha simplória, mas muitas empresas passam por situações desse tipo, todos os dias. É mais comum do que se possa imaginar. E, nenhuma empresa vai arriscar contratrar um novo fornecedor que não atenda aos padrões mínimos exigidos, visto que isso poderia causar danos irreparáveis para o negócio.

Volume de Leis impactam no atendimento dos requisitos legais

Mesmo que uma empresa encarregue seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial, que estimule seus advogados a se manterem atualizados, que invista em cursos para seus colaboradores, tudo isto pode não ser o suficiente para identificar e acompanhar as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa.

O volume de leis, normas e requisitos publicados diariamente no Brasil é imenso, além disso, cada atividade é regida com normas e obrigações diferentes. Uma mineradora e um supermercado podem até ser regidos por algumas leis em comum, mas haverá um momento em que ambos se depararão com requisitos totalmente diferentes em seus respectivos negócios.

Além disso, vale ressaltar que a legislação empresarial tem ramificações muito específicas, a qual abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, meio ambiente e muito mais. Enfim, o monitoramento (e correta interpretação) de todas as legislações pertinentes a um negócio, exige uma estrutura robusta, formada por profissionais altamente qualificados. Só assim, é possível garantir a segurança jurídica de todo o processo.

É por isso que muitas empresa optam pela contratação ferramentas agéis que tem a capacidade de reunir todos os requisitos num só lugar, permitindo que assim, o monitoramento dos requisitos sejam o mais preciso possível.

Ferramentas de Gestão podem ajudar a monitorar Requisitos

A Verde Ghaia possui uma ferramenta totalmente online para gestão integrada empresarial, chamada SOGI – Software Online de Gestão integrada.

O SOGI possui um módulo excelente para gestão de requisitos legais aplicáveis, conhecido como Módulo LIRA (a sigla significa Lista Interna de Requisitos Aplicáveis).

É uma ferramenta amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um sistema atualizado, constantemente, para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

Módulo Lira: monitoramento de Requisitos

O Módulo LIRA facilita o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis a uma organização, bem como o gerenciamento dos planos de ação para melhorar o atendimento dos requisitos aplicáveis.

A interface do sistema é amigável e apresenta todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Ela também conta com um sistema de cores, que alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Funcionalidades do módulo LIRA

O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes (federais, estaduais e municipais);

O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações. Também possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

Você pode criar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos. Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada item e ficar ciente do custo do não cumprimento de um requisito e do índice de recorrência de cada um;

Além disso, sua empresa contará com suporte técnico e suporte jurídico, e também de uma assessoria para esclarecimento de dúvidas.

Por que adotar o Módulo LIRA?

Adotar um sistema especializado em monitoramento de requisitos gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita o recebimento de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal.

Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também conhecendo melhor seus riscos e podendo criar assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento. Além disso, uma organização que segue a legislação corretamente constrói uma imagem sólida e confiável perante o mercado, e ainda obtém vantagens, como a aquisição de seguros mais atrativos e acessíveis, e facilidade na negociação de empréstimos bancários.

Monitore os requisitos aplicáveis à sua empresa de forma especializada. Evite multas, reduza riscos de acidentes de trabalho, previna crimes ambientais ou embargos trabalhistas através de uma gestão preventiva, garantindo a Compliance de sua empresa no atendimento à legislação.

Leia o e-book e conheça o Módulo Lira!

MÓDULO LIRA
E-book: Módulo LIRA do SOGI.

SOGI ou Planilhas: qual é o melhor para a sua gestão?

Em uma época de grande volume de dados, em que somos bombardeados a todo o momento com diferentes tipos de informações, que o que sabemos hoje pode ser simplesmente mudado amanhã, cujas legislações e regulamentos são constantemente atualizados e revisados.

E como agir para obter o melhor desempenho na sua gestão? Como diminuir os riscos e prejuízos? Como ter certeza que está em conformidade com os requisitos legais de uma certificação? Principalmente das normas internacionais?

Ter uma certificação da norma ISO ou OHSAS, por exemplo, significa que sua empresa tem diferencial competitivo diante da concorrência, oferecendo qualidade, credibilidade e confiança a seus clientes ao atender aos requisitos técnicos e de segurança seguindo padrões internacionais. Entretanto, o processo de implementação do certificado e, mais importante, sua manutenção, exigem alguns cuidados especiais que podem fazer toda a diferença nos resultados da sua organização.

Um desses cuidados é saber o que utilizar para interpretar os dados do seu sistema de gestão, seja para implementar uma certificação ou para mantê-la e gerar valor a ela. Uma das ferramentas utilizadas hoje são as planilhas de Excel. Mas existem também softwares especializados em sistemas de gestão, como o SOGI. 

Qual é o melhor para seu negócio? Você já pensou sobre isso?

Se você quer problemas para sua empresa, utilize o Excel

Em um primeiro momento, talvez a sua resposta seja utilizar planilhas de Excel para analisar os dados do seu sistema de gestão. Aparentemente, seria algo simples, pois utilizaria um programa que o gestor até pode já ter uma certa familiaridade.

Mas, por ter essa familiaridade, então você pode concordar comigo de que é fato que os dados em uma planilha de Excel podem ser facilmente corrompidos, e assim todas as suas planilhas se tornam inutilizáveis, e você perde trabalho, perde informações extremamente importantes e ainda gasta o dobro de tempo para refazer tudo – se conseguir refazer.

Além disso, a chance de apresentar erros discrepantes nos resultados é enorme. Uma falta de atenção por algum motivo aqui, uma outra ali, alguns dados colocados de forma incorreta, informações que podem ser sabotadas por algum motivo… e pronto! Os resultados apresentam erros. E até achar onde está o erro, isso gasta tempo demais também, que poderia ser utilizado de forma mais produtiva realizando outras tarefas. Novamente, você corre o risco do retrabalho.

E existe algo que pode ser pior ainda. Você não percebe que houve algum tipo de erro por acreditar que os resultados do Excel estão corretos, além disso, acredita-se que não são necessárias ações corretivas para ajuste. Ou, analisando os dados através da sua planilha, está determinado que algum requisito precisa de ajuste quando na verdade está tudo certo. Nesse caso, o problema torna-se mais grave, porque as tomadas de decisão se dão com base em dados incorretos e as consequências disso são desastrosas, correndo o sério risco de você até perder a sua certificação.

A taxa de erro é proporcional ao volume das informações

SOGI ou Excel: qual é o melhor para a sua gestão?

Por mais que o Excel tenha várias fórmulas e funções automáticas, ainda assim necessita de uma pessoa que, em algum momento, inseriu os dados nela. E pessoas podem cometer erros, mesmo que tomem todo o cuidado para evitar isso. Além disso, nos dias de hoje, devido ao volume de informações que chegam em alta velocidade e que mudam constantemente, o cérebro humano, quando comparado à capacidade de armazenamento e processamento das máquinas, ainda está em grande desvantagem.

E no caso de empresas que possuem unidades corporativas, isto é, que possuem unidades espalhadas pelo mundo todo e que precisam manter e monitorar os mesmos padrões de qualidade e atendimento, usar planilhas de Excel pode significar redução drástica de qualidade, eficácia e eficiência. Empresas desse tipo, que utilizam o Excel, dificilmente conseguem manter e monitorar os dados do sistema de gestão de diferentes unidades de maneira uniforme, coerente e interligada.

Portanto, uma solução que parece simples e fácil à primeira vista pode se tornar uma dor de cabeça quase incurável depois. E em vez de ganhar agilidade e economia de dinheiro, você ganha trabalho em dobro, perde tempo refazendo as análises, deixa de se dedicar a processos mais produtivos e talvez até mais rentáveis, e pode provavelmente perder sua certificação.

Então, se você tem um problema e pode evitar, por que continuar insistindo nele, já que existem outras soluções? Por que reagir diante dos erros e não se prevenir para que eles não aconteçam? Por que não utilizar a tecnologia e tudo o que há de mais de moderno e produtivo para evitar os problemas causados ao adotar o uso da planilha de Excel?

SOGI – a plataforma de soluções mais completa para agilizar e facilitar sua gestão

Utilizar software de sistemas de gestão online – SOGI – vai te ajudar a evitar todos os problemas descritos acima. Hoje existem algumas opções disponíveis no mercado. Mas, se você se preocupa em minimizar riscos e prejuízos, sem dúvida a melhor, a mais completa e fácil de usar, é o SOGI, uma plataforma de Soluções para Gestão Integrada, utilizada por mais de 2.000 empresas e possuindo mais de 30.000 usuários cadastrados.

Ele foi desenvolvido de acordo com a metodologia Verde Ghaia, empresa que há mais de 20 anos atua no mercado brasileiro de certificação e também de países da América e da África. Os módulos do SOGI são orientados pelas normas internacionais de certificação como as ISOs, OHSAS e muitas outras cujo objetivo principal é oferecer ferramentas úteis para promover, agilizar a facilitar a sua gestão.

Atualmente o SOGI possui sete módulos, sendo que o oitavo está em desenvolvimento. Através deles você pode por exemplo:

1. Fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos, fornecedores;

2. Utilizar para fazer a gestão de normas internacionais, possibilitando que elas sejam um diferencial para o sucesso do seu negócio;

3. Fazer tratamentos de não-conformidades e planos de ação;

4. Verificar índices de sustentabilidade ou de conformidade legal em relação à sua concorrência;

5. E muitas outras possibilidades, que se adequam à sua necessidade.

As vantagens do SOGI em relação a uma planilha de Excel são inúmeras. Algumas delas são:

1. Com o SOGI você sempre terá planilhas e gráficos à sua disposição em tudo o que fizer, sem risco de estarem corrompidas ou com dados que podem ter sido sabotados;

2. Não há necessidade de uma estrutura de TI em sua empresa para utilizar a plataforma.

3. O acesso é online, não sendo preciso instalar nenhum programa nos computadores da sua empresa. Basta ter acesso à internet para obter todas as informações.

4. O armazenamento pode ser feito na nuvem, em servidores da Amazon e da Microsoft Azure. Por isso, a segurança é garantida, já que o gerenciamento dos dados é feito pela Verde Ghaia.

5. Alertas e suporte rápido para sua equipe sempre que julgarem necessário, pois os consultores da Verde Ghaia resolvem suas dúvidas rapidamente e no momento que você precisar.

6. É possível salvar documentos de até 2.5 MB em evidências objetivas.

7. Os relatórios gerados pelo SOGI são mais confiáveis, permitindo maior assertividade nas tomadas de decisão.

8. Possibilidade de integrar mais rapidamente as unidades corporativas.

9. Não há limite de cadastramento de usuários no SOGI. Podem ser cadastrados quantos forem necessários, desde que eles sejam colaboradores da sua empresa. Além disso, cada usuário pode ser cadastrado com diferentes hierarquias de perfis de acesso. E estes são totalmente configuráveis.

10. O usuário também pode ter acesso corporativo. Dessa forma, pode acessar todas as unidades da sua empresa.

SOGI – Ferramenta para a Metodologia do Prêmio Compliance

Todo ano, o SOGI é a principal metodologia adotada no Prêmio Compliance Brasil, evento no qual participam as maiores e melhores empresas do Brasil que buscam a excelência de sua gestão através das certificações internacionais, do cumprimento da legislação aplicável ao seu negócio e da implantação de ações que promovam a melhoria contínua de seus processos, produtos e serviços.

E ainda tem mais. Uma das principais diferenças e vantagens de utilizar o SOGI em relação ao Excel é o uso de Big Data. Pelo volume imenso de informações e dados que temos acesso e que são disponibilizados diariamente, e considerando que o cérebro humano ainda é limitado para realizar esse processamento, é preciso então utilizar soluções que saibam aproveitar esses dados brutos e transformá-los em informações claras e precisas para as tomadas de decisão.

E é isso que a Big Data faz, ao ser um processo eletrônico que transforma um grande conjunto de dados que estão separados em informações, estas informações são transformadas em conhecimento e este conhecimento é utilizado para tomar decisões, como ações corretivas para ajustar algum requisito ou melhorar determinado processo que está afetando a qualidade de seu produto, por exemplo. E a SOGI utiliza Big Data.

E então, você quer problemas ou soluções para sua empresa?

A resposta é simples. Se você quer problemas na sua empresa, utilize planilhas de Excel. Mas, se você quer que seu negócio se desenvolva e se beneficie de todas as vantagens de possuir uma certificação da norma ISO, OHSAS ou qualquer outra certificação, inclusive das normas internacionais, utilize o SOGI. Essa ferramenta vai significar economia de tempo, economia de dinheiro, redução de riscos, maior produtividade, eficiência e eficácia de processos e tomadas de decisão assertivas para sua organização.

Portanto, se você quer ser diferente de grande parte dos gestores, e prefere prevenir do que reagir diante dos erros, se o mais importante para você é implementar ou manter sua certificação com garantia de ótimos resultados, utilize o que tem de melhor em software de gestão no Brasil: SOGI, o Sistema de Gestão Integrado desenvolvido pela Verde Ghaia.


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Facilite a sua Gestão!