como gerenciar requisitos legais – SOGI
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Módulo Lira: gerencie seus Requisitos Legais Aplicáveis

Gerenciar Requisitos Legais Aplicáveis não é tarefa fácil para as organizações, independente do seu tamanho, abrangência ou ramo de atividade. Atender aos requisitos é tabalhoso e exige dedicação para que os processos da empresa não sofram qualquer ameaça e riscos.

Sabemos que são milhares de requisitos que precisam ser monitorados diariamente, tanto no ambito Federal quanto Estadual e Municipal. E o gerenciamento pode ficar mais complexo quando a organização possui empresas espalhadas por todo o Estado ou por todo o país. Consequentemente, a demanda é maior e os riscos de algo passar despercebido aumenta ainda mais.

Mas, como então monitorar os requisitos legais aplicáveis de forma automatiza, segura e eficaz? A Verde Ghaia desenvolveu o SOGI, que possui diversos Módulos, destacando-se, nesse momento o Módulo LIRA, responsável pela Gestão dos Requisitos Legais. E para explicar como o LIRA atua na sua gestão, separamos algumas perguntas e respostas para explicar suas funcionalidades.

Boa Leitura!

SOGI LIRA: funcionalidades importantes para gestão de Requisitos

O Módulo LIRA foi feito para facilitar sua gestão e garantir que você esteja sempre em conformidade com todos os requisitos aplicáveis a seu negócio. Ele não é simplesmente uma matriz operacional. Ela é uma matriz gerencial, porque sua interface possui painéis de bordo que apresentam todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas, bem como estatísticas e gráficos referente ao atendimento e validação dos requisitos e obrigações, o total de ações pendentes, monitoradas e vencidas, os requisitos, incluídos, alterados ou excluídos, as ações incluídas e concluídas, custo previsto e realizado.

O Módulo dá a possibilidade de dizer se estamos conduzindo o nosso sistema de gestão de maneira adequada. Seu painel de cores, por exemplo, alerta se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se este se encontra em período de recorrência ou de monitoramento, e também informa pendências e sinaliza o status do atendimento de cada item.

Quais os diferenciais do Módulo LIRA?

O Módulo LIRA tem como objetivo facilitar o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao negócio de cada cliente, permitindo ter uma visualização completa não só dos requisitos, mas também das evidências objetivas identificadas.

Isso inclui demonstrar o cumprimento e mencionar as medidas necessárias, referenciando documentos obtidos e adotados pela empresa para o atendimento do requisito. Tudo isso foi especialmente desenvolvido para tornar seu sistema de gestão eficaz.

Outros diferenciais

  • O banco de dados é atualizado diariamente com os requisitos e obrigações pertinentes, tanto da esfera federal quanto estadual e municipal;
  • O sistema permite inserir e replicar informações de uma unidade para outra da empresa, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações.
  • O Módulo permite a emissão de relatórios e gráficos corporativos, e também a comparação de dados e indicadores entre as unidades.
  • Você pode cadastrar quantos usuários desejar e fazer o upload ilimitado de documentos.
  • Também é possível definir responsáveis pela gestão de cada requisito e ficar ciente do custo do não cumprimento de um deles e do índice de recorrência de cada um.
  • Tem um histórico de modificações, permitindo um maior controle sobre quem fez o que e quando.
  • É possível gerar cartas de atualização mensais contendo um descritivo de todas as legislações aplicáveis à organização, que foram revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas no Módulo LIRA em cada mês.
  • Também é possível emitir alertas de atualização de legislações e de pendências no sistema.
  • O armazenamento dos dados é feito na nuvem. Por isso, o Módulo LIRA garante 100% de confidencialidade e segurança da informação.
  • Sua utilização é muito fácil e intuitiva e realmente acelera todo o processo de monitoramento dos seus requisitos legais.
  • Permite a elaboração de planos de ação de modo que você possa criar ações para atender as obrigações dos requisitos legais, gerando evidências. As ações também podem ser criadas para garantir que a empresa se mantenha em conformidade com as obrigações.

Não use planilhas para gerenciar Requisitos Legais Aplicáveis

Primeiramente, pela praticidade, segurança e confiança que apenas um software online de gestão pode propiciar ao gestor. É comum encontrar muitas empresas que optam em utilizar planilhas para realizar a gestão dos seus requisitos legais.

Essa opção de planilhas pode até economizar um pouco de dinheiro no curto prazo, mas no médio e longo prazo vai fazer você gastar o dobro e até o triplo, porque estará usando um sistema que não permite monitorar adequadamente os requisitos legais aplicáveis à seu negócio.

Por exemplo, cuidar de todos esses requisitos e normas, para que sempre estejam em conformidade, demanda muitas ações e prazos. Ter esse controle pelo Excel vai te obrigar a criar um gerenciamento quase que diário, para verificar se tem alguma lei nova, se foi alterada, ou se há uma ação vencida, ou alguma ação próxima do vencimento, ou se estão executando o que foi planejado. Não há envio automático de e-mails de notificação, opção que um software oferece.

Erros na atualização de Planilhas: O que isso pode te gerar?

O prejuízo financeiro que você terá por pagar multas, a perda de reputação e de mercado por não estar cumprindo a legislação e até por ter causado algum dano ambiental ou à saúde do seu colaborador, ou dependendo, ter até sua atividade interditada, simplesmente porque alguma legislação mudou ou alterou e ao usar a planilha, você não se deu conta dessas aletrações.

É claro que erros podem acontecer, mas quando se trata de questões tão sérias e importantes como seu negócio, eles são inadmissíveis.

Gerenciar os Requisitos Legais Aplicáveis através de Planilha é mais barato?

Certamente, sim! Mas, será o mais seguro para as informações e dados? Acredito que essa deva ser a pergunta correta. Nem sempre o preço está veiculado a qualidade. Isso é certo. Então, vamos avaliar.

As planilhas não trazem a segurança que softwares proporcionam para salvar as informações e dados da sua empresa. E, também não permite gerar relatórios em tempo real para que o gestor tenha melhor controle dos procedimentos que estão sendo efetuados para assim tomar decisões assertivas. Se você precisa tomar uma decisão importante, como fará sem ter todas as informações em mãos? Ou se sentiria seguro para tomar decisões com a Alta Direção através de uma planilha que muitos a utilizam e fazem suas próprias alterações, com base em uma parte do processo?

É para isso, que temos a tecnologia a nosso favor. E que, portanto, devemos usá-la a nosso favor.

O SOGI LIRA possui tecnologia de ponta, utilizando de IA (Inteligência Artificial) para que a sua Gestão seja mais assertiva e segura. Além disso, toda a tecnologia usada é amparada pelas normas internacionais de gestão, cuja metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal. O SOGI é um sistema atualizado constantemente, para que nunca ocorra defasagem ou desinformação a respeito das legislações que porventura tenham sido revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

LIRA: posso gerenciar pendências relacionadas às minhas obrigações?

O Módulo LIRA ajuda você a gerenciar suas pendências de forma específica, clara, com responsabilidades e prazos para cada requisito. Você mesmo pode inserir a abrangência do requisito como específica (deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência), permitindo assim a identificação das áreas responsáveis por cada requisito e obrigação.

E o Módulo é tão simples de usar que, logo abaixo do requisito, são exibidas todas as obrigações decorrentes dele. Para facilitar a evidência e melhor entendimento das obrigações que a empresa precisa atender, elas são apresentadas em forma de questionamentos.

Qual a importância do Plano de ação no Módulo LIRA?

As ações são tarefas cadastradas com intuito de auxiliar o atendimento das obrigações do requisito legal. Este cadastro pode ser feito quando a empresa ainda não está conforme ou tenha necessidade de manter as evidências sempre atualizadas. Para isso, o sistema permite a definição de prazos de vencimento, de alertas, responsáveis e data de conclusão.

Ao construir o Plano de ação dentro do Módulo LIRA, você terá uma visão melhor e mais completa ainda do seu sistema de gestão, tornando-o muito mais estratégico e eficiente.

Através do SOGI LIRA você pode identificar

  • Qual é a atividade/tarefa que deve ser realizada para efetivar o atendimento da obrigação.
  • Qual o tipo da ação: correção, ação corretiva, preventiva, melhoria, planejamento, controle de condicionantes, plano de monitoramento e risco.
  • Responsável: quem ficará responsável por gerenciar e/ou executar o plano de ação. Este responsável será um dos usuários cadastrados no sistema, com o respectivo e-mail indicado no cadastro para que o sistema possa enviar semanalmente as notificações de pendências de ações.
  • Evidência Objetiva: evidência concreta do cumprimento da ação, deve se relacionar diretamente com a descrição do corpo da ação.
  • Vencimento da ação.
  • Alerta: data a partir da qual o responsável pela ação começará a receber alertas do sistema, através do e-mail, contendo a descrição da ação, a descrição da obrigação, a referência do requisito legal e os prazos definidos. O sistema também oferece a opção de enviar esses alertas manualmente.
  • Conclusão: indicar em qual data a mesma foi finalizada e, por consequência, cessar o envio dos e-mails pelo sistema.
  • Prioridade: é possível selecionar se a prioridade é baixa, média, alta ou urgente, para efeito de ordenação de importância das tarefas a serem realizadas.
  • Custo Previsto e Custo Realizado: o Módulo LIRA oferece a possibilidade de registrar a estimativa de custo e o custo real para execução de uma tarefa e também do processo. Assim, através de um relatório, à medida que o processo é executado (quando se concluir a tarefa), é possível avaliar os custos da empresa.
  • Necessita de Avaliação de Eficácia: caso a empresa deseje realizar a avaliação de eficácia da ação, também é possível através do LIRA.

Unidades Corporativas: eficiência do SOGI LIRA

Claro que sim! Utilizar o Módulo LIRA é a garantia de uma gestão eficaz para todas as suas unidades, pois ele permite que você monitore todos os requisitos legais aplicáveis à sua atividade, de forma padronizada em todas as unidades, mantendo assim os mesmos padrões de qualidade e atendimento em todos os seus estabelecimentos e conferindo agilidade e praticidade às suas operações.

O Módulo também promove a integração das suas unidades, pois as informações podem ser replicadas de uma unidade a outra, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações e requisitos delas. Isso promove uma gestão compartilhada e otimizada dos requisitos legais das unidades e ao mesmo tempo uma gestão estratégica, porque possibilita a emissão de relatórios e gráficos corporativos e a comparação de dados e indicadores entre elas.

Benefícios e vantagens ao utilizar o Módulo LIRA?

Utilizando o Módulo LIRA você terá controle total dos requisitos legais aplicáveis a seu negócio, e nenhum deixará de ser cumprido, pois a metodologia na qual foi desenvolvido o Módulo segue um procedimento que engloba os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, com um banco de dados atualizado diariamente.

Assim, você adotará automaticamente uma gestão preventiva e de riscos, tendo segurança em saber exatamente quais obrigações legais sua empresa precisa atender.

Com o Módulo LIRA você também irá gerenciar todas as suas ações, como status, evidências objetivas, datas de vencimento, requisito legal, e obrigações, por exemplo. Além disso, pode definir responsáveis, custos do não cumprimento de algum requisito e índice de recorrências.

Quantos usuários podem ser cadastrados no SOGI LIRA?

O cadastro de usuários é ilimitado. E pode ser feito por área, processo, atividade ou departamento, definindo responsabilidades diretas dentro do sistema de gestão e dando a cada um apenas as permissões necessárias que definem quais ações que eles podem realizar no sistema, tais como: acessos, visualização, alteração, exclusão ou inserção de dados ou revisão, ou inclusão e exclusão de determinados requisitos. Também é possível cadastrar “observadores”, que acompanham as ações definidas no plano de ação, recebendo inclusive alertas por e-mail.

Esse cadastro ilimitado só é possível porque com o SOGI o cliente só paga o valor da licença para utilizá-lo, e não o usuário cadastrado. Ou seja, se você tem uma empresa de 05 pessoas ou de 10 mil pessoas, você poderá cadastrar todas elas ou apenas selecionar algumas, sem pagar nada a mais por isso. É você quem define a quantidade de usuários de acordo com as suas necessidades.

Meus dados e minhas informações estão seguras no SOGI LIRA?

Para a Verde Ghaia a segurança dos dados e das informações de seus clientes é prioridade. Por isso, tudo é armazenado em nuvem, de forma a assegurar que todos os seus dados e suas informações estarão seguras e que o acesso a elas será somente da organização e de seus usuários cadastrados. 

Preciso instalar o SOGI para utilizá-lo?

É muito simples e fácil de usar! Não é necessário instalar nenhum programa. O acesso é online, 24 horas por dia, 7 dias por semana, do lugar onde você estiver.

Em caso de dúvida durante o uso do SOGI LIRA, o que faço?

Se alguma dúvida surgir em qualquer momento, não se preocupe!

A Verde Ghaia fornece a você todo o suporte técnico e jurídico necessário através de uma equipe especializada de consultores. E na hora de fazer a gestão das suas não conformidades, você também conta com o apoio de uma assessoria para ajudar a inserir suas evidências de atendimento ou não aos requisitos legais. Tudo para garantir a eficácia e eficiência do seu sistema de gestão!

Portanto, o Módulo LIRA é uma ferramenta poderosíssima. Significa controle total dos processos de gestão da sua organização! É economia de tempo, praticidade, agilidade e segurança para você e sua empresa!

Quer saber mais sobre o SOGI LIRA? Deixe seus comentários abaixo e o responderemos em seguida. Se desejar, agende uma apresentação da ferramenta gratuitamente através do fale conosco!

Outsourcing Verde Ghaia: saiba como funciona!

O outsourcing é uma excelente maneira de conhecer as fraquezas e as forças de sua empresa, valorizando as áreas estratégicas da sua organização, tornando os processos ainda mais produtivos, otimizando todas as atividades e conduzindo ao sucesso duradouro. Além disso, o outsourcing confere uma série de vantagens às empresas que o contrata para controle de leis e requisitos legais aplicáveis.

Entenda na prática como funciona a metodologia Outsourcing Lira, que pode aprimorar o sistema de gestão da sua empresa para tomar decisões mais assertivas. 

Por isso, preparamos algumas perguntas mais frequentes que vai te ajudar a entender como a metodologia Outsourcing da Verde Ghaia vai auxiliar na melhora do controle de seus Requisitos Legais.

Como utilizar o Outsourcing?

O primeiro passo é ter a certeza que estará contando com uma empresa especializada na área que você irá terceirizar. Sem essa confiança nada vai funcionar.

Se você administra o seu negócio, a sua empresa, o seu ramo de atividade, não importa qual seja ele, e tem dificuldade no monitoramento e gestão dos requisitos legais e obrigações da sua atividade, o SOGI é a melhor solução para você! Porque através dele é possível gerenciar todos os requisitos nas áreas de qualidade, saúde, segurança, meio ambiente e responsabilidade social. E não só apontar para você quais se aplicam ao seu negócio, mas também como fazer para cumprir esses requisitos.

Qual a principal função do Outsourcing LIRA?

Seu objetivo principal é o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis ao negócio, cumprindo as inúmeras obrigações presentes no ordenamento jurídico brasileiro, que se destaca não apenas por seu volume espantoso, mas também  por sua dificuldade técnica, os quais exigem tempo de dedicação das áreas operacionais para gerir o processo de interpretação das leis na busca constante das evidências de atendimento.

Neste contexto, soma-se a exigência cada vez maior de conhecimento jurídico e técnico na avaliação das obrigações, bem como de qualidade na elaboração dos registros das evidências.

Como gerenciar os Requisitos Legais e as Obrigações com Outsourcing?

No Outsourcing LIRA, o consultor realiza a revisão da aplicabilidade dos requisitos legais e obrigações, removendo aqueles que não são pertinentes. Então preenche o Módulo LIRA, inserindo as descrições de evidências de atendimento ou não atendimento das obrigações.

Por fim, são criados planos de ação corretivos junto aos gestores responsáveis e são determinados prazos para tratar as obrigações identificadas como não conformes. 

Todo o processo inclui o envio mensal de relatórios das estatísticas de atendimento do monitoramento legal.

Quais os benefícios do Outsourcing LIRA?

São inúmeros os benefícios, como por exemplo:

  • Atualização mensal dos requisitos, obrigações e evidências do Módulo LIRA.
  • Redução de gastos com pessoal especializado.
  • Validação mensal dos novos requisitos, visando instruir a empresa sobre novas obrigações importantes aplicáveis.
  • Classificação das obrigações de acordo com as áreas de abrangência, de acordo com as indicações do cliente.
  • Revisão da aplicabilidade dos requisitos e das obrigações aplicáveis ao cliente.
  • Criação de planos de ações corretivos de acordo com as indicações do cliente.
  • É um sistema ideal para empresas que fazem Auditoria 100% e que desejam validação e registro de evidências em todas as obrigações, pois as ações são diluídas ao longo do ano.
  • Evita o estresse em períodos de pré-auditoria de certificação, pois tudo estará em dia.
  • Utiliza mão de obra especializada e experiente no monitoramento legal.
  • Recebe maior apoio técnico e suporte dos responsáveis pela metodologia SOGI.
  • Aumenta as chances de a empresa figurar entre os melhores no Prêmio Compliance Brasil.

Outsourcing LIRA: meus dados e minhas informações estão seguras?

Para a Verde Ghaia a segurança dos dados e das informações de seus clientes é prioridade.

Por isso, todo o armazenamento é feito em nuvem, de forma a assegurar que todos os seus dados e suas informações estarão seguras e que o acesso a elas será somente da organização e de seus usuários cadastrados. 

É preciso instalar algum programa? Como utilizar Outsourcing LIRA?

É muito simples e fácil de usar! Não é necessário instalar nenhum programa. O acesso é online, 24 horas por dia, 7 dias por semana, do lugar onde você estiver. E você ainda conta com uma equipe especializada da Verde Ghaia de consultores em SG e Consultores Jurídicos.

E se eu tiver alguma dúvida?

Se alguma dúvida surgir a qualquer momento, não se preocupe! A equipe jurídica da Verde Ghaia dedicada ao outsourcing manterá a empresa informada das alterações mais importantes das obrigações legais. Você conta com uma equipe preparada para te antender, sendo ela responsável por enviar, mensalmente, gráficos estatísticos de todos os seus atendimentos.

Dessa maneira o gestor tem total controle do processo e a organização não perde mais nenhum prazo legal e mantém todos os seus processos funcionando da melhor maneira possível.

Fale conosco!

Como Outsourcing LIRA ajuda na Análise de Risco?

O Outsourcing e a Análise de Risco é um trabalho realizado pela área Jurídica da Verde Ghaia em conjunto com a área de Compliance Ambiental e Riscos.

As duas áreas tem como responsabilidade ajudar as organizações a organizarem seus processos de modo que seja possível identificar seus riscos e oportunidades, bem como avaliar seus procedimentos internos e externos para tomadas de decisão assertiva, permitindo crescimento saudável da sua organização.

O trabalho se inicia com a definição de um cronograma com duração de 12 meses pré-estabelecido entre o cliente e a Verde Ghaia. Nas primeiras etapas definiremos em conjunto:

(i) temas de análise de normas mensais;

(ii) datas de envio pelo cliente de documentos que possibilitem a identificação de evidências, que suprem ou não as respostas para as obrigações aplicáveis à sua empresa, de responsáveis pelos planos de ação com contato (telefone/e-mail);

(iii) data de uma reunião mensal via Teams ou Skype com toda a equipe para apresentação dos resultados mensais dessa auditoria à distância e também para sanar quaisquer dúvidas que venham a surgir durante o processo.

Requisitos Legais – Procedimentos Jurídicos

Na outra etapa a área Jurídica se faz mais presente, ajudando a:

(i) revisar a aplicabilidade dos REQUISITOS LEGAIS e OBRIGAÇÕES, removendo aqueles que não são pertinentes;

(ii) realizará a análise de documentos enviados pelo cliente;

(iii) preenchendo de informações no LIRA deste com as evidências correspondentes;

(iv) criando Planos de Ação corretivos com os responsáveis e prazos para as obrigações legais identificadas como não conformes.

Ao findar o preenchimento, serão enviadas as não conformidades para o Compliance Ambiental e Riscos que fará uma análise individual de cada obrigação não conforme, identificando as penalidades aplicáveis no ordenamento jurídico àquele quesito.

Depois desse levantamento de dados, a área de Compliance Ambiental e Riscos, elabora uma matriz de risco fundada em análise de probabilidade e severidade, chegando então em um peso de priorização que poderá ser utilizado pela alta direção na tomada de decisão para tratamento das não conformidade.

Outsourcing LIRA e Análise de Risco não é Auditoria

Diferentemente de uma auditoria, as informações de conformidade e não conformidade das obrigações legais, enviadas a Verde Ghaia, serão presumidas como verdadeiras e inseridas na LIRA de acordo com o formato recebido. Não está inclusa a avaliação das obrigações inerentes às NBR’s e outros requisitos subscritos.

A Verde Ghaia disponibiliza também uma plataforma online – Consultoria Online para que o cliente possa acessar em qualquer local que estiver para tirar as dúvidas que ocorrerem durante o processo.

Outsourcing Lira e Análise de Risco

O Outsourcing Lira e a Análise de Risco supre com eficiência a auditoria in loco que não poderá ser realizada, tendo em vista a pandemia.

Todo o trabalho desenvolvido para o cliente é feito de forma personalizada pela equipe Verde Ghaia, através de profissionais capacitados e com experiência para orientar o cliente quanto as melhorias cabíveis para o negócio.

Tenha a certeza de que juntos, nós chegaremos a um resultado fantástico! Você perceberá, que é possível identificar as suas não conformidades e priorizá-las para tratamento adequado e de forma consciente diante dos riscos identificados.

Caso o cliente ainda precise de auditoria in loco, podemos reorganizar o cronograma conforme a sua necessidade. Para isso, a Equipe Verde Ghaia (Risco e Jurídica) irá avaliar os documentos num primeiro momento, para que em seguida possa marcar uma auditoria externa.

As auditorias externas estão sendo agendadas para o segundo semestre de 2020, devido ao enfrentamento do Coronavírus. Contudo, orientamos aos clientes que agendem previamente suas auditorias, evitando problemas futuros, visto que nossas agendas estão ficando sobrecarregadas.

Ana França Rios | Departamento de Compliance Ambiental e Riscos

MÓDULO OUTSOURCING
Outsourcing LIRA – Um jeito fácil de manter seus Requisitos Legais sempre atualizados.

GAIA: relacione seus requisitos legais aplicáveis

São oito da manhã de uma segunda-feira sua empresa recebe um visitante. Um fiscal do IBAMA. Ele deseja conferir a situação das licenças de instalação e operação. Você sabe que sua licença de operação está em dia, mas não tem muita certeza sobre a licença de instalação. Você andou pedindo à sua equipe que conferisse todas as licenças — “Mas são tantas tarefas, tantos requisitos para acompanhar, tantas leis, tem hora que não dá tempo ou as informações se perdem!”.

Eis que você descobre que sua licença expirou há uma semana. Não há o que fazer, senão receber a multa com resignação.

Gerencie seus Aspectos e Impactos com segurança

Esse tipo de problema, como mencionada acima, pode ser facilmente evitado com o módulo GAIA (Gerenciamento de Aspectos e Impactos Ambientais), um software desenvolvido pela Verde Ghaia para facilitar o gerenciamento de todos os aspectos e impactos ambientais de sua organização. Ele auxilia na avaliação dos impactos ambientais e na criação de planos de ação voltados para a melhoria e adaptação às exigências legais.

Através de uma metodologia especialmente desenvolvida, o módulo GAIA identifica a significância dos aspectos e dos impactos ambientais aplicáveis à sua organização, bem como a correlação de todos eles com a legislação.

Em outras palavras, a cada aspecto registrado no sistema, automaticamente surge a listagem de requisitos que devem ser cumpridos, inclusive com dados imprescindíveis, como as datas de expiração das licenças. O sistema vincula todos os requisitos aplicáveis àquele aspecto e os vincula à sua planilha GAIA de forma prática e ágil.

SOGI GAIA: procedimentos e critérios de identificação

O software também oferece o procedimento e os critérios de identificação, informa se o aspecto e impacto ambiental são significativos, quais são os riscos para o seu negócio, identifica de forma clara os aspectos que necessitam de controle operacional a fim de reduzir suas ocorrências e é um suporte para a criação e gerenciamento de planos de ação para cada aspecto em sua atividade e processos.

Lembrando que o item 6.1.3 da nova versão da Norma 14001:2015 diz que toda organização deve determinar e ter acesso aos requisitos legais e outros requisitos relacionados a seus aspectos ambientais, determinar como tais requisitos impactam na organização, além de levar esses e outros requisitos em consideração quando for estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente seu sistema de gestão, através de informação documentada.

Na visualização da planilha, aparecerá um campo específico onde é possível abrir e visualizar os textos de todos os requisitos vinculados.

Diferenciais do Módulo GAIA – SOGI

Além disso, o Módulo GAIA possui outros diferenciais:

  • Armazena informações e históricos.
  • Oferece uma interface amigável para visualização das planilhas.
  • Gera relatórios e gráficos gerenciais, realizando o envio automático para o e-mail dos interessados, sempre mostrando o status dos planos de ação.
  • Detém maior agilidade nos controles e possibilidade de controle centralizado.
  • Organiza a gestão de todos os itens do Levantamento de aspectos e Impactos: área, processo, atividade e medidas de controle.
  • Gerencia os riscos e oportunidades dos processos e operações, relacionando-os aos aspectos e impactos.
  • Relaciona suas atividades finais e suas possíveis consequências de acordo com aspectos e impactos ambientais.
  • Gera a análise de riscos e ciclo de vida dos produtos e relatórios gerenciais.
  • Permite o controle das permissões de acessos dos usuários e das alterações nas planilhas.
  • 100% de confidencialidade e segurança da informação.
  • Sistema online, sem necessidade de instalação, com acesso em período integral de qualquer lugar do mundo

Com todas as informações pertinentes inseridas, o software é capaz de responder a milhares de perguntas, tais como:

  • Quais são os aspectos/impactos significativos em minha atividade?
  • Meus controles estão sendo eficazes?
  • Quais os riscos mais relevantes para o meu negócio?
  • Há oportunidades de redução de custo ou de novos investimentos?

Só o Módulo GAIA assegura um rígido de controle de todos os aspectos e impactos ambientais, garantindo à gestão ambiental o máximo de precisão e evitando que sua empresa tenha surpresas desagradáveis junto à lei.

Fale conosco e agende uma demonstração do Módulo GAIA – SOGI!


Como melhorar o Gerenciamento de Requisitos Legais. Isso é necessário?

Como melhorar o gerenciamento de requisitos legais? É uma pergunta que se torna cada vez mais importante para empresas de todos os tipos, sejam elas pequenas, médias ou grandes.

Porém, é difícil compreender o porquê de muitas empresas ainda se limitarem a usar softwares de gerenciamento de leis obsoletos, mesmo enfrentando várias dificuldades para gerar algum resultado. Alguns dos fatores limitadores que geram dificuldade em gerenciar requisitos legais ou estar em conformidade são:

  • Insegurança no gerenciamento dos requisitos legais;
  • Falta de tempo para gerir os requisitos;
  • Sensação de incerteza nas auditorias;
  • Problemas na avaliação do status de atendimento aos requisitos legais;
  • Dificuldade para atender às conformidades legais;
  • Não conseguir interpretar todas as leis aplicáveis ao negócio, e nem acompanhar as suas atualizações.

Apesar dessas limitações, é possível melhorar o gerenciamento dos requisitos legais de uma organização, tornando-o mais dinâmico, prático e confiável. Uma dica essencial é ter uma estratégia para conhecer toda a legislação aplicável ao seu negócio e estabelecer planos de ação para atender a estes requisitos. Como? Utilizando softwares de gestão modernos, tal como é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada desenvolvido pela Verde Ghaia.

Como melhorar o gerenciamento de requisitos legais?

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura e entenda como melhorar o gerenciamento de requisitos legais pode trazer extrema dinamicidade e otimização de processos para empresas.

Primeiro, você precisa entender o que é gerenciamento de requisitos legais. Pois a partir dessa compreensão fica mais fácil visualizar as necessidades reais da organização e assim, voltar esforços no gerenciamento de requisitos legais. Vamos entender o que significa na prática, gerenciar requisitos legais.

Exemplificando, os requisitos legais são “recursos”, “regras”, “diretrizes” necessários para que a organização possa entregar à parte interessada um produto e/ou serviço com a qualidade miníma necessária. Por sua vez, o gerenciamento de requisitos é um conjunto iterativo de atividades que ajuda a garantir a identificação de todas as legislações aplicáveis às atividades do seu negócio.

Portanto, gerenciar significa monitorar se a organização está atendendo aos requisitos, e caso seja identificado alguma não-conformidade, tratados adequadamente durante o ciclo de vida do projeto, de modo a atingir o compliance e atender às expectativas dos clientes.

Esse gerenciamento envolve leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas. E além de identificar a legislação aplicável, é necessário verificar seu texto atualizado e periodicamente avaliar se as obrigações estão sendo atendidas.

Portanto, a gestão dos requisitos legais é extremamente importante para a implantação de um sistema de gestão ou para obter uma certificação internacional na norma ISO.

Quais são os benefícios ao gerenciar requisitos?

Ao trabalhar de forma estruturada com o gerenciamento de requisitos legais, obtém-se vários benefícios, como por exemplo:

  • Redução de custos;
  • Melhoria da qualidade;
  • Economia de tempo;
  • Redução de riscos;
  • Otimização de recursos e de pessoal.

Caso não haja o gerenciamento dos requisitos legais, a empresa consequentemente estará em não conformidade. Nesse caso, estará sujeita a penalidades civil, administrativas ou penais, além de ter dificuldade em conseguir seguros mais atrativos e acessíveis ou receber investimento ou aceite de empréstimos bancários. Pode também ter prejuízos financeiros e imateriais e danos à sua imagem.

Por isso, é necessário seguir e atender as legislações aplicáveis, seja ao seu negócio, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos ou qualquer outra parte que corresponda à particularidade da empresa. e isso independe de qual área ela atua, podendo ser na parte ambiental, de saúde e segurança, responsabilidade social, eficiência energética, entre outras.

Por que utilizar um Software?

Utilize um software de gestão moderno e eficaz para melhorar o gerenciamento de requisitos legais

Conforme visto acima, para que um negócio tenha sucesso ele precisa, necessariamente, contar com um bom gerenciamento de requisitos legais capaz de fazer o planejamento, desenvolvimento, monitoramento e controle a fim de avaliar e melhorar o cumprimento de requisitos legais em obediência a leis, normas e regulamentos a que a empresa está submetida.

Fazer isso por conta própria ou utilizando ferramentas obsoletas torna esse processo extremamente trabalhoso e improdutivo. Mesmo contando com uma equipe, pode ser que não seja identificado 100% das leis aplicáveis, pode passar despercebida alguma atualização de normas ou ainda haver erros de digitação, informações serem corrompidas, pessoas não autorizadas ter acesso e mudar as informações… Enfim, são muitas possibilidades para que seu gerenciamento falhe. 

Para não correr o risco de sofrer com as penalidades e prejuízos possíveis, é necessário utilizar um software moderno que atue como uma ferramenta que automatize todo esse processo de gerenciamento de requisitos legais. E esse software deve ser desenvolvido por quem seja expert no assunto, uma empresa realmente especializada e que conte com profissionais qualificados para assessorar no que for necessário e também que se atualizem constantemente sobre todas as mudanças que podem vir a ocorrer nas leis.

Com o uso de um software, nada escapa da sua gestão de requisitos. E dessa forma você ganha extrema dinamicidade e otimização de processos para a sua empresa.

SOGI: como gerenciar requisitos legais na sua empresa?

Grande parte das empresas utilizam softwares com o objetivo de monitorar seus requisitos e assim fazer uma gestão eficaz. O SOGI, ou Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, é um destes softwares, que atua em todas as tarefas, pendências, conclusões e prazos, auxiliando no atendimento às exigências legais, registrando todo o histórico e procedência do atendimento da legislação.

O SOGI possui várias funcionalidades e benefícios para ajudar em você em todas as etapas de gerenciamento de requisitos legais, como por exemplo:

  • Por ser totalmente online, você pode acessá-lo de qualquer lugar e em qualquer horário, sem necessidade de instalação. Assim, o usuário pode ter acesso de forma remota, sempre que precisar.
  • Gerencia versões de requisitos e alterações de conteúdo;
  • Armazena atributos do requisito;
  • Vincula requisitos a outros elementos do sistema;
  • Fornece várias visualizações de grupos de requisitos com base em seus valores de atributos;
  • Monitora o estado de cada requisito ou grupos de requisitos;
  • Controla o acesso aos requisitos, impedindo alterações não autorizadas;
  • Facilita a comunicação de requisitos para as partes interessadas;
  • Permite elaborar planos de ação para atendimento dos requisitos;
  • Emite relatórios e gráficos intuitivos de atendimentos dos requisitos e obrigações legais. Tudo de maneira simples e fácil, com apenas um clique.

O SOGI é dividido em módulos, cada um deles para responder a uma necessidade específica de uma empresa. Um exemplo é o Módulo LIRA (Lista Interna de Requisitos Aplicáveis), cujo objetivo é exatamente facilitar sua gestão e garantir que você esteja sempre em conformidade com todos os requisitos aplicáveis a seu negócio. Este Módulo permite analisar todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas, bem como estatísticas e gráficos referentes ao atendimento e validação dos requisitos e obrigações, o total de ações pendentes, monitoradas e vencidas, os requisitos, incluídos, alterados ou excluídos, as ações incluídas e concluídas, custo previsto e realizado.

Importante destacar que a Verde Ghaia, responsável pelo SOGI, é referência quando se trata de softwares para gerenciamento de requisitos legais. A empresa está consolidada há mais de 20 anos no mercado, possuindo uma base de mais de 2300 clientes espalhados por todo o Brasil e que desejam soluções rápidas e práticas para o monitoramento legal e implementação de sistemas de gestão.

Portanto, utilizando o SOGI e contando com assessoria personalizada dos consultores Verde Ghaia, essas organizações podem alcançar excelentes resultados no gerenciamento de riscos.

Para saber mais…

Melhorar o gerenciamento de requisitos legais traz portanto extrema dinamicidade e otimização de processos para empresas. Essa dinamicidade e otimização é capaz de trazer resultados muito melhores para a organização, eliminando as dificuldades que muitos gestores insistem em manter em seu dia a dia de negócios.

Utilizar um software moderno então, como o SOGI, os resultados podem ser mais surpreendentes ainda! Ficou curioso, quer saber mais sobre esse assunto? Entre em contato com a equipe Verde Ghaia. Ou acesse este link e descubra como o SOGI pode fazer a sua empresa crescer de forma sustentável e atendendo a todos os requisitos aplicáveis à sua atividade.

Saiba como a LIA, Inteligência Artifical da Verde Ghaia, pode ajudar você a melhorar o gerenciamento de Requisitos legais. Agende uma apresentação!

Monitore todas as Leis e Requisitos Legais Aplicáveis à sua organização

O monitoramento de requisitos legais nada mais é do que acompanhar se uma organização está em dia com a legislação que rege seu negócio. Só que embora, a princípio, soe apenas como uma medida para evitar sofrer penalidades civis, administrativas ou criminais em função do não cumprimento das leis, é muito mais do que isso.

Por que devemos monitorar nossas leis e requisitos?

Por que devemos monitorar nossas leis e requisitos?

O monitoramento de requisitos legais denota que a empresa nutre preocupações para com o bem estar da sociedade em geral, que está buscando ser transparente, honesta, e que também se preocupa com a segurança e saúde do trabalhador e com o meio ambiente.

Embora a legislação frequentemente seja vista como uma burocracia, devemos nos lembrar de que muitas leis existem exatamente para garantir um ambiente seguro aos trabalhadores e para preservar o ecossistema, sendo assim, estar em conformidade legal significa manter a ética empresarial, melhorar processos, contribuir para um mundo melhor de alguma forma.

Monitorar Leis: não é custo, é investimento!

Monitorar Leis: não é custo, é investimento!

Embora pareça um grande gasto — e muitas vezes, ele seja visto como “desnecessário” —, na verdade o gerenciamento de requisitos legais é um verdadeiro investimento para  organização. Primeiro porque toda empresa que segue as leis corretamente evita ser penalizada com multas vultosas. Além disso, há os ganhos indiretos perante o Estado e a sociedade, pois a organização que cumpre a legislação integralmente, sempre será vista como uma organização confiável, digna de subsídios e investimentos.

Empresas que monitoram seus requisitos legais também reduzem despesas com seguros e obtêm mais vantagens caso necessitem de empréstimos bancários, pois sempre podem provar que estão trabalhando para mitigar seus riscos.

E a empresa não somente fica juridicamente estável, como também passa a conhecer melhor seus riscos, podendo assim mitigar incidentes e até mesmo cavar oportunidades no mercado.

Vamos a um exemplo prático: em janeiro de 2019, a Secretaria de Meio Ambiente de Santos multou uma loja local em R$ 5 mil por esta não possuir sistema de Logística Reversa para celulares e acessórios. Esse tipo de sistema é uma determinação do programa “Recicla Santos”, que determina que os pequenos e grandes geradores comerciais devem disponibilizar coletores específicos para o recebimento de resíduos especiais e, em conjunto com os fabricantes, importadoras e distribuidoras, estruturar e implementar sistemas de logística reversa de forma independente do serviço público de limpeza urbana e de manejo dos resíduos sólidos.

Se a loja estivesse monitorando seus requisitos legais, teria tomado conhecimento sobre o Programa Socioambiental de Coleta Seletiva Solidária Recicla Santos (Lei 952/2016), que entrou em vigor em setembro de 2017. Inclusive, a loja poderia ter usado a campanha de coleta com pano de fundo para uma promoção com benefícios revertidos aos clientes (“Traga sua bateria de celular para reciclagem e ganhe 10% de desconto na compra de um novo aparelho”), podendo assim aumentar suas vendas e promover sua imagem como uma empresa ecologicamente responsável. !

Como realizar um monitoramento de requisitos legais eficiente?

É praticamente impossível realizar o monitoramento de requisitos legais sem um sistema de controle rígido. Não só porque a identificação de Requisitos Aplicáveis ao seu negócio exige conhecimentos especializados (pois as leis são suscetíveis a diferentes interpretações), como também devido à existência de uma quantidade considerável de leis no Brasil. Imagine como seria acompanhar os diários oficiais — em âmbito federal, estadual e municipal — diariamente? E ainda por cima interpretar tudo com exatidão, sem deixar a empresa vulnerável a brechas legais?

Além do mais, cada segmento de uma empresa vai exigir uma atenção específica quanto à legislação:  suas operações, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos; isso sem contar a parte de recursos humanos.

Para garantir a qualidade desse monitoramento o ideal é contratar um banco de dados de legislação capaz de reunir todos os requisitos legais pertinentes à sua empresa, bem como o auxílio de uma consultoria especializada, que seja capaz de não apenas monitorar as leis, mas de tirar dúvidas e oferecer assistência integral.

O SOGI – Sistema On-line de Gestão Integrado — da Verde Ghaia é um sistema para o gerenciamento de requisitos legais que monitora tantos os sistemas de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do trabalhador, quanto os requisitos pertinentes a Responsabilidade Social, Eficiência energética e Segurança de alimentos.

Além disso, a Verde Ghaia também conta com uma equipe de profissionais habilitados que realizam o acompanhamento diário da legislação aplicável, interpretando o texto de acordo com as principais obrigações legais a serem atendidas.

Por que atender à legislação do seu negócio?

Atender às legislações aplicáveis ao seu negócio propicia uma atuação mais sólida no mercado, diminuindo não apenas os riscos perante fiscalizações inesperadas ou denúncias de partes interessadas, como também proporciona uma melhoria contínua — afinal uma empresa que segue a lei naturalmente se encontra em conformidade, o que por si só já indica que seus processos são organizados e bem planejados.

Atender a todos os requisitos legais também auxilia na obtenção da certificação de diversas ISOs importantes, tais como a ISO 14001 (que visa um desempenho ambiental correto), a ISO 45001 (Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional) e a ISO 9001 (Gestão de Qualidade para produtos e serviços). Não é possível conquistar nenhum tipo de certificação se a empresa não estiver em conformidade legal.

Fale conosco!

Como realizar a identificação das Leis Aplicáveis ao Negócio com SOGI

O SOGI – Sistema Online de Gestão Integrada – é um sistema via web que auxilia as empresas a conhecerem e gerenciarem as leis e os requisitos legais aplicáveis ao seu negócio.

Adesão ao Software SOGI

O software permite ainda o monitoramento dos aspectos e impactos ambientais, perigos e riscos à saúde e segurança no trabalho, tratamento de não conformidades, gestão de documentos internos que tenham validade e sejam passíveis de renovação ou condicionantes em seu, além de ter acesso a indicadores relativos ao atendimento da legislação.

A versão 8.0 é uma construção conjunta da Verde Ghaia e de seus clientes, por meio de avaliações de satisfação do produto e implementação de melhorias sugeridas. Tudo isso para melhorar o atendimento das necessidades das empresas.

O SOGI ainda mantém a estrutura dos módulos: 

# MÓDULO ADMINISTRATIVO,

# MÓDULO LIRA,

# MÓDULO GAIA,

# MÓDULO PRSSO,

# MÓDULO AUDITORIA,

# MÓDULO TNC – Tratamento de Não Conformidade

# MÓDULO LICENÇAS,

# MÓDULO GRC – Governança, Risco e Compliance

# MÓDULO LICENÇAS E CONDICIONANTES

Conheça as funcionalidades de cada Módulo do SOGI
VG Digital – Gestão de Conformidade Legal

Módulos e Funcionalidades

O SOGI é o mais completo e confiável software para gerenciamento de legislação e requisitos legais do mercado.

Quais são as etapas para a implantação?

• Identificação da legislação com base no questionário online;

• Revisão da aplicabilidade das leis através de consultoria in loco ou a distância;

• Realização do treinamento do sistema in loco ou à distância.

Que tipo de empresa contrata?

a) Empresas que possuem ou estão em busca de certificação nas normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000, dentre outras.

b) Empresas que não têm interesse na certificação, mas que possuem política de gestão nos temas e buscam monitorar legislações, aspectos e impactos, perigos e riscos, não conformidades e outros requisitos (documentos).

c) Empresas que precisam atender requisitos de exigências na qualificação de fornecedores provindas de seus parceiros, clientes e outras partes interessadas.

Quais os benefícios para quem contrata?

• Conhecimento e gerenciamento das leis aplicáveis ao negócio;

• Conhecimento e gerenciamento dos riscos significativos e medidas de controle, em relação aos riscos ambientais e de segurança no trabalho;

• Redução dos riscos por processos trabalhistas;

• Redução dos riscos por crimes ambientais;

• Redução de riscos de responder à processos judiciais por responsabilidade civil, administrativa ou penal; multas e autos de infração que decorram de acidentes de trabalho, crimes ambientais, crimes trabalhistas, através do monitoramento preventivo das obrigações legais;

• Total controle dos processos relacionados aos temas de gestão;

• Suporte jurídico nos temas monitorados.

Conformidade Legal e Gestão Integrada Conformidade

POR QUE MINHA EMPRESA DEVE FAZER?

A estratégia da sustentabilidade das organizações deve estar voltada para a Gestão de Riscos, Compliance e a Prevenção. Somente seguindo este caminho é possível alcançar resultados importantes que sejam relevantes para a alta direção.

COMO MINHA EMPRESA PODE FAZER?

Somos especialistas em soluções que aceleram esta gestão. Através de softwares e outsourcing ajudamos as organizações na gestão da Sustentabilidade, com foco nas questões Ambientais, de Qualidade, Segurança Ocupacional, Responsabilidade Social, Segurança de Alimentos e Gestão de Energia.

O QUE MINHA EMPRESA DEVE FAZER?

Buscar ferramentas que possibilitem alcançar estes resultados com metodologias confiáveis e com todo o suporte necessário. O SOGI é o software online da Verde Ghaia que oferece resultados rápidos e integrados.

GESTÃO LEGAL

Gerenciamento completo dos requisitos legais e legislações municipais, estaduais e federais aplicáveis ao negócio.

GESTÃO INTEGRADA

Controle do Sistema de Gestão através de módulos específicos para Tratamento de Não Conformidades, Planos de Ação, Auditoria de Conformidade Legal, Gerenciamento de Aspectos e Impactos e Perigos e Riscos.

GESTÃO ESTRATÉGICA

Riscos e oportunidades, emissão de relatórios e gráficos gerenciais para tomada de decisão.