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O que é uma Auditoria interna para certificação da qualidade ISO 9001?

A norma ISO 9001 define requisitos para o sistema de gestão da qualidade (SGQ) e a forma como uma empresa deve ser gerenciada, tendo o objetivo de identificar e atender as necessidades dos clientes. Ela é aplicada em todo o mundo e seu foco principal é a melhoria contínua da qualidade dos produtos e serviços de uma organização e a satisfação de seus clientes.

Qualquer empresa, de qualquer porte e segmento e de qualquer lugar do mundo pode implementar um sistema de gestão da qualidade e buscar a certificação ISO 9001.

Quando Implementar a Norma ISO 9001:2015?

Entretanto, a decisão de implantar a norma ISO 9001 em uma organização deve partir da alta direção, tendo um papel fundamental na documentação, implantação e manutenção do SGQ. E, caso você tenha decidido pela certificação, você deverá passar pela auditoria ISO 9001 para verificar se a sua organização atende aos requisitos da norma.

Primeiro será feita uma auditoria interna, na qual o auditor pode ser da própria empresa ou pode ser um terceirizado. A tarefa desse auditor interno é verificar se tudo está conforme e o que precisa ser solucionado antes de receber a próxima auditoria e, assim, diminuir a chance de reprovação. Ele pode participar na auditoria de certificação e na auditoria de recertificação da ISO 9001.

Depois da auditoria interna é realizada a auditoria final, também chamada de auditoria de conformidade. Nela o auditor entrevista o responsável por cada processo para acompanhar cada passo, verificando a conformidade dos produtos e serviços ofertados. Caso esteja tudo conforme à norma, a organização recebe o certificado que vale em todo o mundo.

Dada a importância do processo de auditoria interna para certificação da qualidade, pensamos em escrever um artigo sobre este tema, explicando com mais detalhes o que significa essa auditoria interna, alguns princípios que podem – e devem – ser utilizados pelos gestores para sua realização e também alguns pontos que você deve sempre se lembrar quando for fazer uma auditoria interna.

O que é Auditoria Interna para Certificação da Qualidade?

A própria norma ISO 9001 diz sobre auditoria interna:

“A organização deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados para prover informação sobre se o sistema de gestão da qualidade:

a) está conforme com:

– os requisitos da própria organização para o seu sistema de gestão da qualidade;

– os requisitos desta Norma;

b) está implementado e mantido eficazmente”.

Ou seja, uma auditoria interna para certificação da qualidade tem o objetivo de fornecer informações sobre o sistema de gestão da qualidade, preparando a empresa para a norma ISO 9001 e deixando indicações para a melhoria contínua dos processos.

Através dessa auditoria interna será possível verificar se o SGQ estará conforme através da análise do funcionamento de seus processos bem como a qualidade com que estão sendo executados. E as informações obtidas irão auxiliar nos processos de tomada de decisão referentes ao SGQ, de forma que atinja a excelência nos seus resultados.

Alguns exemplos do que pode ser analisado em uma auditoria interna são a análise das reclamações dos clientes e compreender como estas reclamações podem estar relacionadas à falta de qualidade de um processo; verificar se todos os colaboradores estão cientes da política de qualidade da empresa e como isso afeta a rotina de trabalho, tanto positiva quanto negativamente; e identificar se os planos de ação que estão em andamento estão surtindo o efeito desejado.

Auditoria Interna para certificação da qualidade

Vale destacar que a auditoria interna para certificação da qualidade, por fornecer informações sobre o SGQ, tem a capacidade de promover melhorias em toda a organização, e não somente nos aspectos exigidos pela norma ISO 9001. Então, você pode realizar uma auditoria interna para obter uma certificação, a manutenção da certificação ou apenas para avaliar o seu desempenho da qualidade, verificando o que poderia funcionar melhor com algumas mudanças.

A norma ISO 9001 não exige uma periodicidade regular da auditoria interna. Entretanto, para que a auditoria tenha resultados e realmente ofereça melhorias para seu SGQ, é preciso que haja uma rotina de avaliações, ou períodos de intervalos planejados. E é você mesmo, gestor, que determina o período em que devem ser feitas estas auditorias, considerando as especificidades da sua própria organização.

Alguns princípios para realizar a auditoria interna

Quem sempre realiza auditorias internas para certificação da qualidade sabe que existem alguns princípios essenciais utilizados pelos gestores em sistemas de gestão da qualidade para conduzir a auditoria para a certificação. Por exemplo:

  1. Definir metas para estabelecer objetivos compreensíveis para todos, tais como: o que será analisado, em quanto tempo e por quais motivos? O que se espera obter com cada análise?
  1. Entender os processos e o contexto da organização em relação à própria norma ISO 9001, para verificar o que já está sendo cumprido e o que ainda está distante do ideal, bem como onde ainda precisa trabalhar mais ou verificar os impactos dos possíveis riscos existentes. Esse conhecimento também permite conhecer os problemas de cada área da empresa e as melhorias que podem ser feitas;
  1. Procurar sempre a conformidade, comparando critérios com evidências para gerar constatações. Se não achar, então registrar uma não-conformidade;
  1. Não utilizar formatos prontos de auditoria, mas considerar as particularidades da sua empresa, levando em conta a natureza dos processos, o ramo de atuação, a cultura, a política e, principalmente, o contexto em que ela está inserida;
  1. Ser perfeccionista para olhar todos os detalhes e trabalhar de forma antecipada, organizando as etapas antes para preparar as ações com tempo hábil;
  1. Trabalhar de forma que a auditoria seja compreendida por todos como parte de um processo de melhoria da organização, para evitar aquele medo que existe sobre auditorias, ou aquela visão de que os auditores são “os chatos”;
  1. Utilizar a tecnologia para melhorar a execução das auditorias, tornando todo o processo mais fácil, seguro, confiável e rápido. Nós da Verde Ghaia podemos ajudar seu negócio fornecendo toda a tecnologia necessária para promover a excelência do seu sistema de gestão da qualidade, junto com uma assessoria personalizada para atender as suas necessidades. Se quiser saber mais sobre isso, após a leitura deste artigo entre em contato conosco.
  1. Mudar a visão sobre os problemas. Problemas são oportunidades de melhoria. Portanto, nada de ter medo ou receio de falar sobre eles. Pense sempre que são a chance de melhorarmos cada vez mais.

O que é importante saber sobre auditorias internas para a certificação ISO 9001

Uma auditoria interna permite analisar de perto os processos da organização, os planos de ação, a evolução do SGQ e as tratativas de não-conformidade. As não conformidades apresentadas pela auditoria interna são importantes para que a organização possa alinhá-las, visto que a auditoria funciona como um processo de verificação de atendimento aos requisitos da norma em questão.

Neste caso, a auditoria interna para a certificação da qualidade, que vai validar se os processos estão de acordo com o que foi planejado, é uma forma de se preparar para a auditoria externa, possibilitando antecipar possíveis não conformidades e erros, como também melhorar a qualidade dos processos sem a necessidade de que um auditor externo venha a exigir isso da empresa.

Passando pela etapa seguinte, da auditoria externa, é obtida a recomendação para a certificação, que leva aproximadamente 40 dias para ser emitida e precisa ser disponibilizada para conhecimento dos clientes de acordo com o manual da norma.

Como tornar sua Auditoria mais efetiva?

Para tornar mais efetivo ainda o processo de auditoria, o melhor seria contratar um auditor de fora da empresa, pois ele será capaz de analisar todos os dados do modo mais imparcial possível. Por exemplo, a Verde Ghaia possui uma auditoria interna ISO 9001 que traz uma perspectiva imparcial sobre o SGQ da empresa, avaliando a sua performance, o atendimento aos requisitos da norma ISO 9001, os pontos fortes e possibilidades de melhoria para o sistema.

Portanto, realizar uma auditoria interna para a certificação da qualidade significa ter “a casa arrumada”, dando a certeza de que existe na organização um sistema de gestão da qualidade funcionando corretamente e com excelência.


Torne sua Auditoria mais Efetiva, fale conosco e melhore seus resultados!


Auditoria interna para identificação de irregularidades nos processos

A auditoria Interna pode ajudar na identificação de irregularidades nos processos internos, visando que episódios de fraude e vazamento de informações sejam corrigidos.

Pesquisas realizadas em todo o mundo nos últimos anos revelaram que as organizações vêm sofrendo com altos índices de irregularidades. Dados da americana Kroll demonstraram que no Brasil 74% das organizações teriam sofrido ao menos um episódio de fraude nos 12 meses anteriores à pesquisa. Já a consultora KPMG verificou que a apropriação indébita de recursos da empresa (roubos de estoque, por exemplo) representa 56% das ocorrências que acontecem dentro das organizações.

E sabe quem são os responsáveis pela maior parte do vazamento das informações ou das irregularidades? Segundo a consultoria PwC, 41% das empresas afirmam que os principais responsáveis são os próprios colaboradores. Para a Kroll, esse número chega a 81%.

Boa leitura!

Irregularidades: insegurança no ambiente de trabalho

Estas irregularidades podem causar altas perdas financeiras, gerar um clima de desconfiança e insegurança no ambiente de trabalho. Além disso, provoca suspeitas sobre a gestão da empresa, manchando a imagem da organização perante os consumidores, investidores e o mercado.

Diante de um cenário tão sério e preocupante, como se proteger e se manter seguro? Como evitar e combater as irregularidades dos processos, como propina, corrupção, fraudes e erros dentro de uma organização? A resposta é simples: realize auditorias internas, tornando-a um agente fiscalizador destas irregularidades.

E se você tem dúvidas da importância e de como realizar esse processo, não se preocupe, esse artigo foi feito exatamente para explicar tudo a você sobre esse assunto.

Nova versão da ISO 19011: Diretrizes para a realização de Auditorias Internas

Auditoria interna: redução de irregularidades

As irregularidades assumem inúmeras e de diversas formas, modalidades e características dentro e fora das organizações. Elas se tornaram complexas e sofisticadas, acompanhando o progresso tecnológico e absolutamente ninguém está imune a elas.

Para evitar que elas aconteçam, seja em forma de fraudes, corrupção, propina ou até erros, são necessárias ações, medidas e controles eficazes, que acompanhem as várias mudanças tecnológicas, e que possam preveni-las e/ou rapidamente identificá-las. Atualmente, uma das maneiras mais eficazes de identificar estas irregularidades é a auditoria interna.

Por ser uma forma de avaliar a eficiência de algum processo específico dentro de uma organização, ela fornece sugestões, análises, apreciações e informações relativas às atividades e processos examinados, inclusive recomendando melhorias e a implantação de controles internos eficazes.

Por isso, a auditoria interna pode ser considerada um importante instrumento proativo de controle, de proteção e de segurança internos de uma empresa. Auditoria Interna é uma ótima maneira de garantir uma melhoria contínua dos seus processos.

Porque contratar uma Auditoria Interna?

No caso de identificar erros e fraudes, a auditoria interna é de extrema importância porque ela permite avaliar a eficiência dos controles utilizados pela empresa e se suas atividades estão sendo executadas conforme o planejado, bem como definir os riscos que podem intervir na governança. Assim, a auditoria interna se torna uma poderosa ferramenta para identificar vulnerabilidades, suspeitas e esquemas maliciosos.

O profissional mais adequado para realizar este trabalho é claro que é o auditor interno, que possui uma formação acadêmica, experiência profissional, habilidades e conhecimentos necessários voltados para a prevenção de irregularidades, para a melhoria nos controles internos e para o exame periódico e permanente dos principais processos da organização. E o ideal é que o auditor seja imparcial, com foco exclusivamente no que está sendo auditado.

No entanto, é importante destacar que a responsabilidade por implementar controles internos, prevenir, detectar e mitigar riscos e evitar que irregularidades e fraudes ocorram, impedir que evoluam para esquemas fraudulentos e combater as causas que abrem espaço para que se instalem, são dos gestores e da alta direção da organização.

Os auditores internos têm apenas a função de realizar uma avaliação independente da gestão dos riscos, controles e governança da organização de modo a identificar deficiências em processos, controles e sistemas.

Quando realizar uma auditoria interna?

Como a auditoria tem a função mais de auxiliar a empresa a lidar melhor com processos e dados, deixando a “casa arrumada”, do que punir a organização ou trazer prejuízos, ela deve ser realizada toda vez que o gestor sentir necessidade, ou quiser analisar seus procedimentos e funcionamento, ou ainda diagnosticar como estão os seus controles internos, ou para melhorar práticas financeiras, operacionais e até ambientais.

Isso porque não há uma periodicidade definida, ela apenas depende de demanda. Para realmente atingir resultados mais satisfatórios, recomenda-se a realização da auditoria interna ao menos uma vez ao ano.

Quais as etapas da auditoria interna pode ajudar na identificação de irregularidades?

De forma resumida, as etapas para realizar uma auditoria interna são:

1. Prepare-se: aqui são estabelecidos os objetivos da auditoria para definir quais informações são extremamente necessárias e quais processos devem ser auditados com ainda mais atenção;

2. É feito também o planejamento detalhado, no qual todas as partes interessadas serão comunicados sobre a realização da auditoria, para que não sintam medo, mas que se sintam envolvidos no processo.

3. Faça um cronograma: transforme o planejamento em um cronograma, detalhando qual processo será primeiro auditado, os requisitos avaliados, as demandas que isso vai gerar, entre outras informações que você acredita serem indispensáveis.

4. Realize uma reunião de abertura: é quando o auditor explica quais os objetivos da auditoria.

5. A auditoria propriamente dita: é quando é realizada a auditoria, através de entrevistas com os colaboradores e coleta de evidências. Existem muitas formas para o auditor coletar informações durante a auditoria: revisão de registros, conversas com empregados, análise de dados de processos chave ou até mesmo observação do processo em execução.

6. Realize a reunião de encerramento: é quando os resultados da auditoria serão apresentados à empresa, demonstrando ao responsável o que há de positivo, o que precisa ser melhorado, onde podem estar as possíveis irregularidades e se existem riscos que precisam ser tratados.

7. Elabore um relatório de auditoria interna, acompanhamento das ações corretivas e manutenção das avaliações. Não esqueça do plano de ação, justificando os motivos de cada nova atitude necessária.

A importância da auditoria interna na identificação de irregularidades

A auditoria interna possibilita melhorar os diferentes processos de rotina, identificar problemas e avaliar os riscos que eles trazem, atuar na correção de possíveis falhas, monitorar as atividades empresariais e aumentar a satisfação dos clientes.

Assim, garante o devido cumprimento dos regimentos, das normas e das políticas internas empresariais, agregando valor à organização e melhorando sua imagem perante investidores.

Ao examinar os dados fornecidos pelo controle interno e comprovar sua eficiência e eficácia, observar o cumprimento de leis e normas internas, trazer proteção aos bens da entidade, diminuir indícios de irregularidades e perda financeiras e formular um parecer sobre a situação em que se encontra a empresa.

Assim, a auditoria interna melhora a forma que uma empresa lida com suas atividades, oferecendo uma melhor compreensão a respeito da sua realidade e da eficácia dos diferentes processos que fazem parte da sua rotina.

Por isso, a auditoria interna é uma aliada estratégica para a organização, sendo verdadeiramente um agente fiscalizador que auxilia e é eficaz quanto à proteção, identificação e prevenção das irregularidades ao analisar as informações prestadas.

Desse modo, investiga-se os ocorridos, determinando as diferenças entre fraudes e erros cometidos no âmbito interno.

Quer saber como funciona na prática o Módulo Auditoria? Agende uma apresentação do SOGI com a nossa Equipe de Consultoria SOGI.

Será um prazer ajudá-lo!