A cada passo que você dá, produto que adquire ou processos que realiza, existem por trás, requisitos legais que os regem. A integração de todas as normatizações facilita a viabilidade e a qualidade de tudo que chega até você.
No presente artigo, queremos apresentar alguns pontos importantes de se implementar uma Gestão com foco em gerenciar requisitos legais de forma otimizada gerando indicadores estratégicos para sua tomada de decisão.
Boa leitura!
Como evitar multas, embargos e complicações legais para a sua empresa?
Primeiro passo é controlar os seus requisitos legais. Eles devem ser vistos como uma prioridade, tanto para o crescimento dos negócios quanto para a cumprimento das normas, visto que o não cumprimento pode acarretar uma série de problemas! E, alguns deles podem ser irreversíveis.
Dessa forma, os requisitos legais aplicáveis à sua organização se referem a todas as normas que você precisa cumprir para exercer a sua atividade dentro da lei. Há algumas ações relevantes que todo gestor deve se ater para atender a legislação. E para isso, existem ferramentas com tecnologia de ponta que vai te auxiliar nesse processo de gerenciamento, mas com um olhar mais estratégico para o negócio.
Por que fazemos controle dos Requisitos Legais?
Quando se dá o primeiro passo para o gerenciamento de requisitos legais, a organização deve compreender que é um investimento para o negócio. Como dito anteriormente, evitar complicações legais vai além do financeiro, podendo denegrir a imagem da sua empresa, levando-a problemas sérios como o encerramento de atividades e até mesmo a prisão do CEO.
Percebe que monitorar requisitos legais, não é apenas acompanhar se a sua organização está em dia com a legislação que rege o negócio! Embora, a princípio, soe apenas como uma medida para evitar penalidades civis, administrativas ou criminais em função do não cumprimento das leis, é muito mais do que isso.
Estar em conformidade legal significa manter a ética empresarial, melhorar processos, contribuir para uma Sociedade mais justa e melhor de alguma forma. Isso mostra que a sua organização:
- Nutre preocupações para com o bem-estar da sociedade em geral
- Busca ser transparente
- Demonstra honestidade
- Se preocupa com a segurança e saúde do trabalhador
- Zela pelo meio ambiente
É nesse momento que as empresas passam a entender o sentido do gerenciamento de requisitos legais e implementam Programas de Compliance em seus processos, pois é uma forma de regular não apenas requisitos, mas também condutas dos colaboradores e stakeholders.
Interrelação dos Riscos com a Governança Corporativa!
Podemos entender o termo Governança como o conjunto de processos, política e regulamentos que regulam a maneira como uma empresa é administrada, bem como as decisões que são tomadas. Essas decisões são baseadas, muitas vezes, nos Riscos e que podem ser entendidos como os episódios a que uma organização está sujeita, independentemente do quão planejada e organizada ela seja, podendo se tornar obstáculos para que os objetivos da organização sejam alcançados.
E quando passamos a ter uma visão mais ampla do negócio, percebemos o quão importante se torna um Programas de Compliance. Isso, porque o Compliance compreende um conjunto de normas que no âmbito coorporativo orientam o gestor a estar em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis ao seu negócio.
Essa combinação – Governança, Riscos e Compliance – tem por consequência transações transparentes, com avaliação de risco eficiente e conformidade legal, bem como regulamentações, garantida.
Mas como uma organização se beneficia com esses princípios?
Aumento da credibilidade: O trânsito de informações entre setores da empresa, quando gerido de forma correta, propaga transparência, que gera mais credibilidade e segurança tanto para envolvidos diretamente nos processos daquela organização, quanto para terceiros interessados.
Diminuição de gastos: A comunicação entre as áreas de uma empresa resulta em um fluxo unificado de informações, o que pode reduzir os custos extras com auditorias internas, por exemplo.
Solidificação do negócio: A tendência de uma organização que se está sempre preparada para os possíveis riscos que podem incorrer sobre ela torna-a mais estável e segura perante momentos de desequilíbrio.
Resultando, também em tomadas de decisões mais confiantes.
Contenção de fraude. Obviamente fraudes sempre foram malvistas sob o ponto de vista ético. Todavia, atualmente, com o avanço da tecnologia e a velocidade com a qual as notícias circulam, uma empresa fraudulenta pode ser mais facilmente excluída do mercado ou ficar permanentemente marcada.
Por que otimizar a Auditoria dos requisitos legais?
Os resultados de auditorias são fatos e evidências, como os objetivos verificados por um auditor durante o processo de Auditoria de Conformidade Legal. Sua função é verificar se o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo, colaborando de forma direta nos resultados de sua empresa e abrindo portas para uma auditoria certificadora.
Para a sua eficiência é importante destacar:
- Avaliação de documentos
- Verificação em campo dos processos
- Entrevistas com os funcionários
- Observação da execução das atividades da empresa.
Por se tratar de um processo cansativo, ele pode contar com a ajuda de um Software, visando sua otimização, maior eficiência e organização.
Marcela Torres Guaracy |Jurídico – Grupo Verde Ghaia
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