No artigo anterior, abordou-se o tema sobre o controle de requisitos aplicáveis aos fornecedores. Contudo, ter apenas o controle não basta. É preciso ser eficiente para gerar dados e a partir deles ações estratégicas para se alcançar o resultado pretendido.
Como controlar os Requisitos dos fornecedores?
Para ter um controle eficiente é preciso ter uma ferramenta online capaz de controlar os requisitos aplicáveis aos fornecedores, abrangendo todas as áreas da organização, a fim de manter todo o controle em um só lugar. Unificando este controle, os requisitos ajudarão no direcionamento nas ações para agilizar e tornar eficientes os processos da sua gestão.
Portanto, esqueça as planilhas de controle, o trabalho é excessivamente burocrático, moroso e principalmente, sujeito à falhas, comprometendo a sua gestão estratégica.
A Gestão de Fornecedores não deve e não pode ser vista como um processo operacional apenas, ela é fundamental para a tomada de decisão, uma vez que está ligada, diretamente, ao crescimento sustentável da organização em parceria com seus fornecedores.
Por que aconselhamos a não usar Planilhas de Controle?
As planilhas de controle geralmente são usadas por várias pessoas e de diferentes áreas, que mudam, alteram e modificam toda a estrutura, dados e informações internas. Com isso, pode acontecer de dados importantes serem perdidos e consequentemente, resultar em prejuízo nas decisões estratégicas da organização envolvendo os seus fornecedores.
Além disso, são muitos os documentos, com diferentes prazos de validade, que precisam ser monitorados para garantia da conformidade dos fornecedores com relação aos requisitos aplicáveis. E para complicar ainda mais, muitos requisitos se modificam ao longo do tempo do contrato, seja por alterações na legislação ou pelos próprios critérios de fornecimento da organização contratante.
Outro aspecto importante, é a comunicação da gestão de fornecedores a todos os envolvidos, seja dentro e fora da organização contratante. Todas as áreas da empresa devem ter conhecimento dos requisitos a que um fornecedor está sujeito e o fornecedor deve ser comunicado e cobrando quanto ao atendimento.
Sendo assim, trabalhar com as planilhas de controle não o ajudarão, pelo contrário, poderá gerar muito mais problemas, principalmente por estarmos trabalhando com dados pessoais e sigilosos.
Como descartar as Planilhas de Controle?
O primeiro passo para solucionar os problemas de controle de requisitos e ainda estar de acordo com as regras da LGPD, a solução é optar por ferramentas que auxiliam na sua gestão de fornecedores e que ainda garante a proteção de dados tanto do fornecedor quanto as suas.
SOGI Supplier possui todas as características propícias para a sua gestão transparente, segura e ágil.
A ferramenta é capaz de gerenciar os requisitos aplicáveis (legais ou específicos) aos fornecedores, através da definição de check lists temáticos que possibilitam o controle do atendimento de obrigações aos diversos tipos de fornecedores e escopos dos contratos firmados pela organização contratante.
Funcionalidade do SUPPLIER para sua segurança e agilidade
Para exemplificar tudo que dissemos anteriormente, o controle dos requisitos aplicáveis é feito através da vinculação do check list ao contrato/fornecedor, permitindo que o usuário tenha acesso às funcionalidades da ferramenta para realizar o controle do seu fornecedor.
O fornecedor, por sua vez, será imediatamente avisado que existem check lists a serem respondidos no SOGI Supplier, demonstrando ao seu fornecedor que a empresa contratante realiza gestão e controle sobre os requisitos exigidos.
Nos Checklist de controle, o fornecedor poderá anexar documentos, fotos, controlar prazos de validade, enviando informações diretamente através do SOGI SUPPLIER para que a organização contratante tenha acesso rápido e de todos os documentos relacionados àquele fornecedor.
Avalie seus fornecedores no SUPPLIER
A organização contratante poderá validar ou recusar os documentos enviados pelo seu fornecedor, obtendo assim o % de atendimento dos requisitos estabelecidos em cada check list. Quando a organização contratante recusa um documento do check list, o fornecedor é avisado para que possa tomar as providencias de adequação.
Para facilitar a comunicação e visão de todos os documentos, você poderá acessar o painel de acesso do SUPPLIER e visualizar todos os documentos que estão para vencer, enviando alertas por e-mail com antecedência aos responsáveis. Agindo dessa maneira, você garante uma gestão efetiva com base em ações preventivas.
Ainda é possível criar um questionário para avaliação programada e periódica dos fornecedores, tais como auditorias e inspeções, para levantar dados de desempenho ao longo do tempo. Esse levantamento permite uma análise quantitativa e qualitativa de performance do seu fornecedor, o que pode ser um fator importante de decisão para continuidade/renovação do contrato.
Relatórios De Desempenho
Ao realizar uma gestão de fornecedores com o SOGI Supplier, sua organização terá acesso a todos os documentos, dados e informações em um único local, permitindo que os resultados de desempenho dos seus fornecedores (atendimento ou não atendimento aos requisitos estabelecidos) sejam avaliados pela Alta Direção para tomada de decisão estratégica.
E a ferramenta SOGI Supplier permite definir de forma personalizada os níveis de desempenho dos fornecedores que a organização contratante considera aceitáveis. Assim, é possível reduzir os riscos de exposição, no que se refere ao não atendimento da legislação, e que consequentemente pode prejudicar o fornecimento e até a possível corresponsabilização da organização contratante.
Sendo assim, é importante ter em mãos relatórios estratégicos que condensam todas as informações à organização contratante, para que esta tome decisões mais assertivas sobre os contratos estabelecidos e acompanhe a evolução e desenvolvimento dos seus fornecedores a fim de reduzir custos, tempo e riscos nos contratos.
Fale conosco e agende uma apresentação do Software Supplier para gerenciar e controlar as informações dos seus Fornecedores.
Viviane Diniz | Gestão de Fornecedores
