Como melhorar o gerenciamento de requisitos legais? É uma pergunta que se torna cada vez mais importante para empresas de todos os tipos, sejam elas pequenas, médias ou grandes.
Porém, é difícil compreender o porquê de muitas empresas ainda se limitarem a usar softwares de gerenciamento de leis obsoletos, mesmo enfrentando várias dificuldades para gerar algum resultado. Alguns dos fatores limitadores que geram dificuldade em gerenciar requisitos legais ou estar em conformidade são:
- Insegurança no gerenciamento dos requisitos legais;
- Falta de tempo para gerir os requisitos;
- Sensação de incerteza nas auditorias;
- Problemas na avaliação do status de atendimento aos requisitos legais;
- Dificuldade para atender às conformidades legais;
- Não conseguir interpretar todas as leis aplicáveis ao negócio, e nem acompanhar as suas atualizações.
Apesar dessas limitações, é possível melhorar o gerenciamento dos requisitos legais de uma organização, tornando-o mais dinâmico, prático e confiável. Uma dica essencial é ter uma estratégia para conhecer toda a legislação aplicável ao seu negócio e estabelecer planos de ação para atender a estes requisitos. Como? Utilizando softwares de gestão modernos, tal como é o SOGI, o Software Online de Gestão Integrada desenvolvido pela Verde Ghaia.
Como melhorar o gerenciamento de requisitos legais?
Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura e entenda como melhorar o gerenciamento de requisitos legais pode trazer extrema dinamicidade e otimização de processos para empresas.
Primeiro, você precisa entender o que é gerenciamento de requisitos legais. Pois a partir dessa compreensão fica mais fácil visualizar as necessidades reais da organização e assim, voltar esforços no gerenciamento de requisitos legais. Vamos entender o que significa na prática, gerenciar requisitos legais.
Exemplificando, os requisitos legais são “recursos”, “regras”, “diretrizes” necessários para que a organização possa entregar à parte interessada um produto e/ou serviço com a qualidade miníma necessária. Por sua vez, o gerenciamento de requisitos é um conjunto iterativo de atividades que ajuda a garantir a identificação de todas as legislações aplicáveis às atividades do seu negócio.
Portanto, gerenciar significa monitorar se a organização está atendendo aos requisitos, e caso seja identificado alguma não-conformidade, tratados adequadamente durante o ciclo de vida do projeto, de modo a atingir o compliance e atender às expectativas dos clientes.
Esse gerenciamento envolve leis, decretos, portarias, resoluções e instruções normativas. E além de identificar a legislação aplicável, é necessário verificar seu texto atualizado e periodicamente avaliar se as obrigações estão sendo atendidas.
Portanto, a gestão dos requisitos legais é extremamente importante para a implantação de um sistema de gestão ou para obter uma certificação internacional na norma ISO.
Quais são os benefícios ao gerenciar requisitos?
Ao trabalhar de forma estruturada com o gerenciamento de requisitos legais, obtém-se vários benefícios, como por exemplo:
- Redução de custos;
- Melhoria da qualidade;
- Economia de tempo;
- Redução de riscos;
- Otimização de recursos e de pessoal.
Caso não haja o gerenciamento dos requisitos legais, a empresa consequentemente estará em não conformidade. Nesse caso, estará sujeita a penalidades civil, administrativas ou penais, além de ter dificuldade em conseguir seguros mais atrativos e acessíveis ou receber investimento ou aceite de empréstimos bancários. Pode também ter prejuízos financeiros e imateriais e danos à sua imagem.
Por isso, é necessário seguir e atender as legislações aplicáveis, seja ao seu negócio, sua operação, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos ou qualquer outra parte que corresponda à particularidade da empresa. e isso independe de qual área ela atua, podendo ser na parte ambiental, de saúde e segurança, responsabilidade social, eficiência energética, entre outras.
Por que utilizar um Software?
Utilize um software de gestão moderno e eficaz para melhorar o gerenciamento de requisitos legais
Conforme visto acima, para que um negócio tenha sucesso ele precisa, necessariamente, contar com um bom gerenciamento de requisitos legais capaz de fazer o planejamento, desenvolvimento, monitoramento e controle a fim de avaliar e melhorar o cumprimento de requisitos legais em obediência a leis, normas e regulamentos a que a empresa está submetida.
Fazer isso por conta própria ou utilizando ferramentas obsoletas torna esse processo extremamente trabalhoso e improdutivo. Mesmo contando com uma equipe, pode ser que não seja identificado 100% das leis aplicáveis, pode passar despercebida alguma atualização de normas ou ainda haver erros de digitação, informações serem corrompidas, pessoas não autorizadas ter acesso e mudar as informações… Enfim, são muitas possibilidades para que seu gerenciamento falhe.
Para não correr o risco de sofrer com as penalidades e prejuízos possíveis, é necessário utilizar um software moderno que atue como uma ferramenta que automatize todo esse processo de gerenciamento de requisitos legais. E esse software deve ser desenvolvido por quem seja expert no assunto, uma empresa realmente especializada e que conte com profissionais qualificados para assessorar no que for necessário e também que se atualizem constantemente sobre todas as mudanças que podem vir a ocorrer nas leis.
Com o uso de um software, nada escapa da sua gestão de requisitos. E dessa forma você ganha extrema dinamicidade e otimização de processos para a sua empresa.
SOGI: como gerenciar requisitos legais na sua empresa?
Grande parte das empresas utilizam softwares com o objetivo de monitorar seus requisitos e assim fazer uma gestão eficaz. O SOGI, ou Software Online de Gestão Integrada da Verde Ghaia, é um destes softwares, que atua em todas as tarefas, pendências, conclusões e prazos, auxiliando no atendimento às exigências legais, registrando todo o histórico e procedência do atendimento da legislação.
O SOGI possui várias funcionalidades e benefícios para ajudar em você em todas as etapas de gerenciamento de requisitos legais, como por exemplo:
- Por ser totalmente online, você pode acessá-lo de qualquer lugar e em qualquer horário, sem necessidade de instalação. Assim, o usuário pode ter acesso de forma remota, sempre que precisar.
- Gerencia versões de requisitos e alterações de conteúdo;
- Armazena atributos do requisito;
- Vincula requisitos a outros elementos do sistema;
- Fornece várias visualizações de grupos de requisitos com base em seus valores de atributos;
- Monitora o estado de cada requisito ou grupos de requisitos;
- Controla o acesso aos requisitos, impedindo alterações não autorizadas;
- Facilita a comunicação de requisitos para as partes interessadas;
- Permite elaborar planos de ação para atendimento dos requisitos;
- Emite relatórios e gráficos intuitivos de atendimentos dos requisitos e obrigações legais. Tudo de maneira simples e fácil, com apenas um clique.
O SOGI é dividido em módulos, cada um deles para responder a uma necessidade específica de uma empresa. Um exemplo é o Módulo LIRA (Lista Interna de Requisitos Aplicáveis), cujo objetivo é exatamente facilitar sua gestão e garantir que você esteja sempre em conformidade com todos os requisitos aplicáveis a seu negócio. Este Módulo permite analisar todos os requisitos de maneira intuitiva, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas, bem como estatísticas e gráficos referentes ao atendimento e validação dos requisitos e obrigações, o total de ações pendentes, monitoradas e vencidas, os requisitos, incluídos, alterados ou excluídos, as ações incluídas e concluídas, custo previsto e realizado.
Importante destacar que a Verde Ghaia, responsável pelo SOGI, é referência quando se trata de softwares para gerenciamento de requisitos legais. A empresa está consolidada há mais de 20 anos no mercado, possuindo uma base de mais de 2300 clientes espalhados por todo o Brasil e que desejam soluções rápidas e práticas para o monitoramento legal e implementação de sistemas de gestão.
Portanto, utilizando o SOGI e contando com assessoria personalizada dos consultores Verde Ghaia, essas organizações podem alcançar excelentes resultados no gerenciamento de riscos.
Para saber mais…
Melhorar o gerenciamento de requisitos legais traz portanto extrema dinamicidade e otimização de processos para empresas. Essa dinamicidade e otimização é capaz de trazer resultados muito melhores para a organização, eliminando as dificuldades que muitos gestores insistem em manter em seu dia a dia de negócios.
Utilizar um software moderno então, como o SOGI, os resultados podem ser mais surpreendentes ainda! Ficou curioso, quer saber mais sobre esse assunto? Entre em contato com a equipe Verde Ghaia. Ou acesse este link e descubra como o SOGI pode fazer a sua empresa crescer de forma sustentável e atendendo a todos os requisitos aplicáveis à sua atividade.
Saiba como a LIA, Inteligência Artifical da Verde Ghaia, pode ajudar você a melhorar o gerenciamento de Requisitos legais. Agende uma apresentação!
