O que é Gestão de fornecedores? Como fazer com excelência?

Vamos imaginar que você investe muito dinheiro para lançar um novo produto. Está tudo indo muito bem, a estratégia de produção já foi aprovada, já foi verificada a execução correta dela, todos os colaboradores estão envolvidos, o marketing e a comunicação estão funcionando perfeitamente.

Porém, o fornecedor está demorando para entregar a matéria-prima, o material que chega está fora das especificações combinadas, ou na hora de distribuir o produto ele sofre danos.

De que adiantou todo o seu investimento dentro da sua empresa se o problema acontece com os fornecedores? Você terá um ótimo trabalho colocado em risco, gerando prejuízo porque não ter uma gestão de fornecedores ou se detectar qualquer tipo de falha na gestão.

O que poderia evitar uma situação como essa?

Sem dúvida uma gestão de fornecedores eficiente. Dada a importância desse assunto e sabendo que ela pode ser o calcanhar de Aquiles de uma organização, neste artigo vamos mostrar como fazer a gestão de fornecedores, de modo que ela seja eficiente para maximizar a produtividade e os lucros e minimizar os custos operacionais.

O que é a gestão de fornecedores

De acordo com o Artigo 3º do Código de Defesa do Consumidor, fornecedor é “toda pessoa física ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes despersonalizados, que desenvolvem atividades de produção, montagem, criação, construção, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos ou prestação de serviços”.

Diante disso, a gestão de fornecedores é um processo de análise e de controle de todas as atividades operacionais de uma empresa e de seus fornecedores, incluindo identificação, aquisição e gerenciamento de produtos, suprimentos e/ou recursos necessários para administrar uma empresa como também a seleção e a avaliação dos fornecedores.

Alguns dos objetivos da gestão de fornecedores é a possibilidade de controlar custos, alocar os recursos de forma mais eficiente e coletar informações para serem usadas em decisões estratégicas, aumentando assim os lucros da organização.

Quais os tipos de fornecedores que existem?

Há diferentes tipos de fornecedores e para cada negócio há o mais adequado. Mas basicamente podemos dividi-los em três tipos principais: monopolista, habitual ou especial.

• Monopolistas: são os fornecedores de produtos exclusivos. Geralmente fixam o preço que acham interessante para a sua empresa, cobrando pela exclusividade do produto ao defenderem o valor agregado. Eles não têm concorrentes e o interesse pela aquisição de seus produtos ou serviços parte do comprador. Caso a empresa necessite de algum produto comercializado e não substituível, ela torna-se dependente deste fornecedor.

• Habituais: são os fornecedores chamados de tradicionais, que normalmente dispõem dos produtos básicos necessários para o funcionamento da empresa. Estes fornecedores são sempre consultados durante o processo de compra (cotações/negociações). Por terem uma grande concorrência, dependem do comprador para fechar o negócio. A vantagem deste caso é a facilidade que se tem de melhorar os preços de venda.

• Especiais: são fornecedores ocasionais, que normalmente suprem eventos diferenciados ou atípicos. Eles podem ser desde gêneros alimentícios provenientes de determinados locais até artigos de decoração relacionados ao tema. Geralmente os produtos não estão disponíveis nos fornecedores habituais.

A compra desses tipos de fornecedores pode ser direta, ou seja, de insumos e matérias-primas para produção da atividade principal da empresa; ou indireta, de insumos e matérias-primas de suporte, tais como materiais de escritório, serviços de viagens, computadores, limpeza, entre outros.

Como avaliar a qualidade dos Fornecedores para minha empresa?

 Para avaliar os fornecedores e analisar a sua eficiência, é necessário levar alguns fatores em conta, como por exemplo:

• O atendimento deles em relação à possibilidade de negociação de prazos, produtos, formas de pagamento;
• Agilidade na entrega;
• A localização do fornecedor, ou seja, se estão localizados próximo à empresa ou não (isso contribui para a estratégia de logística e de redução de custos);
• Relação custo-benefício, para analisar se os preços correspondem à média do mercado, se a qualidade do produto justifica o preço cobrado;
• Experiência no mercado, como por exemplo verificar se há referências positivas dele em seu ramo de atuação;
• Se respeitam as normas de segurança, de saúde e ambientais e as certificações de fornecedores, que são as garantias de produtos ou de prestação de serviços de qualidade;
• Se existem sigilos de informações em relação aos negócios realizados;
• Uso de tecnologias adequadas; e
• Disponibilidade de atender a sua empresa, ou seja, ter a certeza de que vai dar conta de entregar tudo o que você precisa da forma que você definiu, apesar de todos os outros clientes que este fornecedor já possua.

A importância da gestão de fornecedores

A importância de cada um destes fatores depende da atividade desempenhada por cada empresa. Por isso, um fator pode ter mais peso que o outro na hora de fazer a seleção dos fornecedores. Mas o importante é sempre buscar conhecer cada fornecedor e a qualidade do que ele entrega, pois isso permite que a empresa planeje melhor as suas tomadas de decisões operacionais e avalie se os seus fornecedores em questão poderão atender a toda a sua demanda.

É essa atitude que vai garantir a eficiência e a qualidade na prestação de serviço e a agilidade na entrega do que você precisa.

A gestão de fornecedores, por ser o coração da empresa e um dos temas mais estratégicos da organização, está diretamente ligada à produtividade e à eficiência de sua empresa. E algumas de suas vantagens demonstram essa importância:

• Não ficar com produtos em falta no estoque;
• Controlar os prazos de entregas e de pagamentos, dando maior segurança para cumprimento dos compromissos assumidos;
• Realizar boas negociações de preço e opções de pagamento;
• Verificar possíveis falhas em todos estes processos, reduzindo-as;
• Maior racionalização na cadeia de suprimentos, consolidando-a;
• Não correr o risco de ficar sem produto por conta de má seleção de fornecedores, entre outras vantagens.

Por isso, a gestão de fornecedores permite que a organização reduza seus custos e tenha vantagem competitiva diante dos concorrentes, se destaque no mercado e possibilite oferecer preços mais atrativos aos clientes, não deixando de entregar produtos de qualidade e dentro do prazo.

Ou seja, é garantia de boas vendas e de sucesso!

Como fazer a gestão de fornecedores com excelência

E então, depois de entender o que é a gestão de fornecedores, quais os tipos existentes, como avalia-los para o seu negócio e as vantagens que tudo isso traz para sua empresa, agora vamos falar sobre como fazer a gestão de fornecedores com excelência.

Um dos primeiros passos na gestão de fornecedores é ter um sistema de gestão informatizado, que permita que você economize tempo em todo esse processo e tenha fácil acesso a todas as informações necessárias. Tendo esse sistema bem estruturado, é possível passar para os passos seguintes:

• Quais os objetivos da sua empresa: um passo fundamental é ter bem claro quais são os objetivos da sua empresa e de todos os seus setores. Ao ter claro o que se quer, é muito mais fácil saber o que você precisa.

• Organização! Crie e mantenha processos organizados para todos os setores da sua empresa. Todos mesmos, desde colaboradores até os suprimentos. É isso que vai permitir a redução dos riscos e a otimização dos processos.

• Qual o custo e valor de toda a cadeia, desde a criação de produtos até o consumidor final? Ou seja, analise e avalie qual o custo-benefício de cada fornecedor a ser escolhido.

• Manter um bom relacionamento com os fornecedores é essencial, porque vai garantir boas negociações, bons produtos e inúmeras vantagens. Traduzindo: um bom relacionamento vai trazer um ganho enorme de eficiência e de tempo para você e seu negócio.

• Atenção para a logística de seus fornecedores! Isso inclui saber administrar os estoques, ter cuidado ao manusear os suprimentos e conferir sempre o embalamento dos produtos.

Gestão de Fornecedores deve ser um Processo Contínuo

Outra questão muito importante sobre a gestão de fornecedores é que ela deve ser um processo contínuo dentro de sua empresa, para que nada passe despercebido e coloque todo o trabalho em risco.

Por isso, a gestão deve ser eficiente para poder ser estabelecida uma boa relação com os fornecedores, visando manter o controle e o monitoramento das atividades e assim obter todas as vantagens que esse processo traz.

Por fim, a gestão dos fornecedores é de extrema importância para qualquer organização que deseja reduzir custos, ter eficiência, otimizar processos, ter um melhor direcionamento de recursos e que deseja ganhar competitividade e crescer de forma sustentável, entregando sempre qualidade para seus clientes.

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