A auditoria Interna pode ajudar na identificação de irregularidades nos processos internos, visando que episódios de fraude e vazamento de informações sejam corrigidos.
Pesquisas realizadas em todo o mundo nos últimos anos revelaram que as organizações vêm sofrendo com altos índices de irregularidades. Dados da americana Kroll demonstraram que no Brasil 74% das organizações teriam sofrido ao menos um episódio de fraude nos 12 meses anteriores à pesquisa. Já a consultora KPMG verificou que a apropriação indébita de recursos da empresa (roubos de estoque, por exemplo) representa 56% das ocorrências que acontecem dentro das organizações.
E sabe quem são os responsáveis pela maior parte do vazamento das informações ou das irregularidades? Segundo a consultoria PwC, 41% das empresas afirmam que os principais responsáveis são os próprios colaboradores. Para a Kroll, esse número chega a 81%.
Boa leitura!
Irregularidades: insegurança no ambiente de trabalho
Estas irregularidades podem causar altas perdas financeiras, gerar um clima de desconfiança e insegurança no ambiente de trabalho. Além disso, provoca suspeitas sobre a gestão da empresa, manchando a imagem da organização perante os consumidores, investidores e o mercado.
Diante de um cenário tão sério e preocupante, como se proteger e se manter seguro? Como evitar e combater as irregularidades dos processos, como propina, corrupção, fraudes e erros dentro de uma organização? A resposta é simples: realize auditorias internas, tornando-a um agente fiscalizador destas irregularidades.
E se você tem dúvidas da importância e de como realizar esse processo, não se preocupe, esse artigo foi feito exatamente para explicar tudo a você sobre esse assunto.
Auditoria interna: redução de irregularidades
As irregularidades assumem inúmeras e de diversas formas, modalidades e características dentro e fora das organizações. Elas se tornaram complexas e sofisticadas, acompanhando o progresso tecnológico e absolutamente ninguém está imune a elas.
Para evitar que elas aconteçam, seja em forma de fraudes, corrupção, propina ou até erros, são necessárias ações, medidas e controles eficazes, que acompanhem as várias mudanças tecnológicas, e que possam preveni-las e/ou rapidamente identificá-las. Atualmente, uma das maneiras mais eficazes de identificar estas irregularidades é a auditoria interna.
Por ser uma forma de avaliar a eficiência de algum processo específico dentro de uma organização, ela fornece sugestões, análises, apreciações e informações relativas às atividades e processos examinados, inclusive recomendando melhorias e a implantação de controles internos eficazes.
Por isso, a auditoria interna pode ser considerada um importante instrumento proativo de controle, de proteção e de segurança internos de uma empresa. Auditoria Interna é uma ótima maneira de garantir uma melhoria contínua dos seus processos.
Porque contratar uma Auditoria Interna?
No caso de identificar erros e fraudes, a auditoria interna é de extrema importância porque ela permite avaliar a eficiência dos controles utilizados pela empresa e se suas atividades estão sendo executadas conforme o planejado, bem como definir os riscos que podem intervir na governança. Assim, a auditoria interna se torna uma poderosa ferramenta para identificar vulnerabilidades, suspeitas e esquemas maliciosos.
O profissional mais adequado para realizar este trabalho é claro que é o auditor interno, que possui uma formação acadêmica, experiência profissional, habilidades e conhecimentos necessários voltados para a prevenção de irregularidades, para a melhoria nos controles internos e para o exame periódico e permanente dos principais processos da organização. E o ideal é que o auditor seja imparcial, com foco exclusivamente no que está sendo auditado.
No entanto, é importante destacar que a responsabilidade por implementar controles internos, prevenir, detectar e mitigar riscos e evitar que irregularidades e fraudes ocorram, impedir que evoluam para esquemas fraudulentos e combater as causas que abrem espaço para que se instalem, são dos gestores e da alta direção da organização.
Os auditores internos têm apenas a função de realizar uma avaliação independente da gestão dos riscos, controles e governança da organização de modo a identificar deficiências em processos, controles e sistemas.
Quando realizar uma auditoria interna?
Como a auditoria tem a função mais de auxiliar a empresa a lidar melhor com processos e dados, deixando a “casa arrumada”, do que punir a organização ou trazer prejuízos, ela deve ser realizada toda vez que o gestor sentir necessidade, ou quiser analisar seus procedimentos e funcionamento, ou ainda diagnosticar como estão os seus controles internos, ou para melhorar práticas financeiras, operacionais e até ambientais.
Isso porque não há uma periodicidade definida, ela apenas depende de demanda. Para realmente atingir resultados mais satisfatórios, recomenda-se a realização da auditoria interna ao menos uma vez ao ano.
Quais as etapas da auditoria interna pode ajudar na identificação de irregularidades?
De forma resumida, as etapas para realizar uma auditoria interna são:
1. Prepare-se: aqui são estabelecidos os objetivos da auditoria para definir quais informações são extremamente necessárias e quais processos devem ser auditados com ainda mais atenção;
2. É feito também o planejamento detalhado, no qual todas as partes interessadas serão comunicados sobre a realização da auditoria, para que não sintam medo, mas que se sintam envolvidos no processo.
3. Faça um cronograma: transforme o planejamento em um cronograma, detalhando qual processo será primeiro auditado, os requisitos avaliados, as demandas que isso vai gerar, entre outras informações que você acredita serem indispensáveis.
4. Realize uma reunião de abertura: é quando o auditor explica quais os objetivos da auditoria.
5. A auditoria propriamente dita: é quando é realizada a auditoria, através de entrevistas com os colaboradores e coleta de evidências. Existem muitas formas para o auditor coletar informações durante a auditoria: revisão de registros, conversas com empregados, análise de dados de processos chave ou até mesmo observação do processo em execução.
6. Realize a reunião de encerramento: é quando os resultados da auditoria serão apresentados à empresa, demonstrando ao responsável o que há de positivo, o que precisa ser melhorado, onde podem estar as possíveis irregularidades e se existem riscos que precisam ser tratados.
7. Elabore um relatório de auditoria interna, acompanhamento das ações corretivas e manutenção das avaliações. Não esqueça do plano de ação, justificando os motivos de cada nova atitude necessária.
A importância da auditoria interna na identificação de irregularidades
A auditoria interna possibilita melhorar os diferentes processos de rotina, identificar problemas e avaliar os riscos que eles trazem, atuar na correção de possíveis falhas, monitorar as atividades empresariais e aumentar a satisfação dos clientes.
Assim, garante o devido cumprimento dos regimentos, das normas e das políticas internas empresariais, agregando valor à organização e melhorando sua imagem perante investidores.
Ao examinar os dados fornecidos pelo controle interno e comprovar sua eficiência e eficácia, observar o cumprimento de leis e normas internas, trazer proteção aos bens da entidade, diminuir indícios de irregularidades e perda financeiras e formular um parecer sobre a situação em que se encontra a empresa.
Assim, a auditoria interna melhora a forma que uma empresa lida com suas atividades, oferecendo uma melhor compreensão a respeito da sua realidade e da eficácia dos diferentes processos que fazem parte da sua rotina.
Por isso, a auditoria interna é uma aliada estratégica para a organização, sendo verdadeiramente um agente fiscalizador que auxilia e é eficaz quanto à proteção, identificação e prevenção das irregularidades ao analisar as informações prestadas.
Desse modo, investiga-se os ocorridos, determinando as diferenças entre fraudes e erros cometidos no âmbito interno.
Quer saber como funciona na prática o Módulo Auditoria? Agende uma apresentação do SOGI com a nossa Equipe de Consultoria SOGI.
