março 2019 - Página 2 de 2 - SOGI
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Qual ferramenta usar para tratar Não Conformidades?

O que é uma não conformidade? Quando uma organização está em não conformidade, significa que algum de seus processos está sendo executado de maneira equivocada, o que gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes. No entanto, embora todo defeito seja uma não conformidade, nem toda não conformidade é necessariamente um defeito.

Processos conforme a Gestão da Qualidade

Explicando melhor, o defeito está relacionado a um problema de utilidade ou funcionalidade de determinado processo dentro da gestão de qualidade. Além de não atender ao requisito, quando existe o defeito, o processo se torna improdutivo em boa parte. Por exemplo: determinada linha de produção de garrafas de vidro é capaz de entregar dez garrafas por minuto. Só que devido a um defeito no processo, três garrafas estão se quebrando no ato da fabricação.

Já a não conformidade não está necessariamente ligada a um problema no processo. Pode ser que tudo esteja funcionando perfeitamente, só que algum requisito específico não está sendo atendido e o produto simplesmente não está à altura do padrão de qualidade exigido. Usando mesmo exemplo das garrafas de vidro, seria como se a linha de produção com capacidade para entregar dez garrafas por minuto estivesse entregando apenas oito. Neste caso, a empresa precisa investigar por que a linha está produzindo duas garrafas a menos do que deveria.

Implicações da falta de identificação de uma Não Conformidade

Muitas organizações, por identificarem uma não conformidade de forma errônea, acabam conduzindo ações ineficazes, fazendo com que o problema persista ou volte a ocorrer. O tratamento incorreto ou o não tratamento de uma não conformidade podem impactar diretamente no atendimento de requisitos dos clientes e nos regulamentos legais, resultando em perdas financeiras e muito mais.

“Evitar a não conformidade significa evitar prejuízos ou retrabalhos na operação das empresas.” A melhor forma de evitar esse tipo de problema é buscando a melhoria contínua. Mas para que ela realmente aconteça, é necessário rever todos os processos constantemente e não ter medo de corrigir os erros ou de realizar modificações.

Devemos nos lembrar de que os processos de uma companhia estão em constante transformação, tudo sempre pode ser feito forma mais ágil ou mais fácil, principalmente nos dias de hoje, em que a tecnologia evolui rapidamente e é uma grande aliada nos processos empresariais.

Melhoria Contínua dos Processos

Auditoria de Conformidade Legal – Elias Temponi e Marcela Guaracy

A melhoria contínua, inclusive, é um objetivo bastante favorecido pelas normas descritas na ISO 9001, a qual visa exatamente o aperfeiçoamento do sistema de uma organização através da padronização do sistema de gestão. Quando a empresa conquista o selo ISO 9001, seus processos se alinham aos requisitos da norma e isto por sua vez impede que quaisquer produtos ou serviços sejam desenvolvidos fora do padrão de qualidade e aquém das expectativas dos clientes. Com a ISO 9001, as dez garrafas são produzidas por minuto e saem perfeitas!

Lembrando também que o desprezo por uma não conformidade pode render consequências muito mais graves, que podem vir na forma de penalidades pesadas, como multas vultosas. Uma não conformidade pode estar em desacordo com as leis ambientais, por exemplo. Ou ser passível de causar um acidente.

Embora seja impossível livrar uma empresa de erros, a função do gestor é reduzir ao máximo possível os riscos em potencial. E em caso de identificação de desvio ou de não conformidade, deve-se tomar as ações pertinentes para corrigir os problemas o quanto antes e evitar que eles voltem a ocorrer.

Somente deste modo, pode-se garantir a melhoria contínua dos processos, produtos ou serviços e, principalmente, evitar que sua organização fique mal vista no mercado. 

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Dicas de Leitura:

Você sabe o que são Licenças e Condicionantes?

A Licença Ambiental é o instrumento administrativo exigido pelo Poder Público que tem como objetivo a verificação da viabilidade de um empreendimento, focando no controle, na prevenção, no monitoramento, na mitigação e na compensação de eventuais impactos ambientais ocasionados por suas atividades.

De acordo com o Resolução 237/971 do Conselho Nacional do Meio Ambiente, o “licenciamento ambiental é o procedimento administrativo pelo qual o órgão ambiental competente licencia a localização, instalação, ampliação e operação de empreendimentos e atividades que façam uso de recursos ambientais ou que sejam potencialmente poluidoras ou passíveis de causar degradação ambiental, considerando as disposições legais e regulamentares e as normas técnicas aplicáveis”.

Sendo assim, a licença ambiental é uma forma de controle da atividade econômica e tem como finalidade primordial proteger a qualidade do Meio ambiente, buscando ao máximo controlar, compensar, evitar, diminuir (ou até mitigar) os impactos decorrentes da implantação e das operações de um empreendimento.

Condicionantes: Compromisso com os Órgãos Ambientais

Boa parte das medidas de prevenção e compensação de impactos ambientais se dá através das Condicionantes que são “cláusulas do ato administrativo emitidas pelos órgãos públicos competentes, cujo objetivo é conformar, controlar e adequar um empreendimento aos desígnios legais de proteção, conservação, melhoria e uso sustentável dos recursos naturais”.

Em resumo, as condicionantes ambientais são os compromissos que o empreendedor assume para com os órgãos ambientais para obtenção e manutenção de toda as licenças para seu funcionamento, garantindo assim a conformidade e a sustentabilidade ambiental de seu negócio.

Condicionantes: construa uma Gestão Sustentável

As condicionantes podem ser genéricas, sem prazo e especificas com prazo. As genéricas são aquelas aplicáveis a quase todos os empreendimentos e geralmente estão associadas a um padrão de qualidade ambiental mínimo exigido pelos órgãos fiscalizadores. Um exemplo disso é o monitoramento de poluentes, que deve estar presente em todas as indústrias.

As condicionantes sem prazo, são aquelas específicas de um empreendimento ou que não são cobradas pelos órgãos tão comumente. Seu prazo para cumprimento não possui determinação fixada e se dá durante todo o prazo de vigência de uma licença. Exemplo: a limpeza das canaletas responsáveis por direcionar os efluentes líquidos para a estação de tratamento.

Já as condicionantes especificas com prazo são aquelas com período limitado de vigência e requerem solicitações especiais aos órgãos ambientais. Exemplo: a empresa necessita construir uma contenção na área de seus compressores. Depois de conseguir a licença, ela terá um prazo para cumprir a obra (a partir da data de emissão do documento).

Como agilizar a Gestão de Licenças e Condicionantes?

O descumprimento de qualquer condicionante gera autuações e consequentes penalidades (que geralmente rendem multas pesadas), podendo ainda haver perda ou suspensão da licença ambiental. A Constituição Federal de 1988, no §3º do art. 2254, prevê que os praticantes de atividades consideradas lesivas ao Meio ambiente poderão sujeitar-se, de forma cumulativa, às sanções nas esferas penal, civil e administrativa.

No Estado de Minas Gerais, diferentemente dos demais estados federados, além da multa simples pelo ato de descumprimento de condicionante, há um acréscimo de 30% ao valor da multa por condicionante descumprida, mais 0,5% por relatório ou atendimento praticado após decorrido o prazo legal.

Por causa disso, faz-se necessário um gerenciamento eficaz de todas as condicionantes — e elas podem ser muitas!

Um software de Gestão de Licenças e Condicionantes é a melhor solução para a empresa que deseja se manter dentro da lei, atendendo a todos os requisitos e protocolando os comprovantes de cumprimento das condicionantes no prazo fixado (ou justificando o não atendimento delas e solicitando novo prazo para atendimento).

Sem dúvida o gerenciamento correto das condicionantes evita o sofrimento de penalidades e é um meio muito eficaz para o gestor manter pleno conhecimento de todos os controles ambientais pertinentes à sua empresa.

Saiba como ter um Sistema de Gestão eficaz para controlar as suas Licenças e Condicionantes! Esse é o primeiro passo para se ter um diferencial, principalmente quando muitas organizações desejam manter a competitividade e nutrindo respeito pelo Meio Ambiente.

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